Chcete si pořídit účetní software či pokladní systém? Zde jsou tipy, jak na to

Při volbě účetního programu by se měl podnikatel primárně rozhodnout na základě své formy podnikání, a tedy dle toho, zda je povinen vést účetnictví či zda stačí pouze daňová evidence. Dalším kritériem je, zda podnikatel je nebo není plátcem DPH. V neposlední řadě výběr závisí také na koncovém uživateli a jeho konkrétních požadavcích na účetní program – jiný program bude potřebovat podnikatel, který svou činnost vykonává jen jako vedlejší, jiný pak malá nebo střední firma. S tím souvisí také očekávání od možností programu. Ten na jednu stranu může evidovat pouze příjmy a výdaje či může být naopak komplexní správou, která zvládne hlavní knihu, účetní příjmy a výdaje, fakturaci, vedení skladového hospodářství, cestovní příkazy, evidenci majetku a další. (TIP: Přehled účetního softwaru na konci článku)

Důležitá kriteria při výběru účetního softwaru:

• právní forma podnikání
• povinnost vést účetnictví či daňovou evidenci
• plátce či neplátce DPH
• koncový uživatel (živnostník, malá či střední organizace)
• rozsah účetnictví (vše či vymezené části, například pouze mzdové účetnictví)
• počet licencí (pro jedno PC či pro všechny podnikové stanice)

Důležitým kriteriem pro výběr software je také výše investice, kterou pořízení programu vyžaduje:

Licencovaný software lze používat na základně licenční smlouvy. Pro jeho instalaci je obvykle třeba licenční kód. Za tento SW se platí. Bez zaplacení nelze tento software používat, ani dále šířit.

Shareware – autor shareware programu umožňuje uživateli vyzkoušet program v určitém časovém úseku, například 30 dní, bezplatně. Delší používání produktu je podmíněno zaplacením licenčního poplatku. Často se ale podnikatel setká s omezením funkcí programu. Plnou verzi pak získá právě až po zaplacení poplatku.

Freeware je software s licencí zdarma. Freeware je možné zdarma užívat i šířit. Jedinou podmínkou, kterou musí uživatel dodržet, je při šíření freeware uvádět jméno autora softwaru. Čtěte více: Účetní program je výhodou, znalost účetnictví ale nenahradí

Pokladní systémy

Hlavní součástí pokladního systému je pokladní terminál – pokladna. Pokud se jedná o obyčejnou kasu, omezují se její funkce vedle základní evidence prodeje a tisku účtenek také na vyřizování storna, vratek, plateb v hotovosti, stravenkami nebo plateb kreditní kartou, na odečet vratných obalů, vklad či výběr. Pořídit si takovou pokladnu není pro podnikatele nákladné. Ani obsluha není složitá. Podnikatel však může po čase zjistit, že nárokům jeho rostoucího podniku svou jednoduchostí nevyhovuje. S vývojem podniku mění i požadavky na pokladní funkce.

Začne se tedy zajímat o další funkce, které pokladna dokáže zvládnout. Zde se pak dostává do hlavní role software. Ten vdechne pokladně další rozměr. Pořizovací náklady se sice vyšplhají mnohem výše než u obyčejné pokladny, ale v delším horizontu má podnikatel jistotu, že s rozvojem svého podnikání mu bude stačit místo výměny celého přístroje změna nastavení nebo aktualizace software. Čtěte také: Účetní software musí pasovat na velikost firmy

Z čeho se může skládat pokladní systém?

• prodejní software
• pokladní terminál
• displej (monitor nebo dotykový)
• scanner (snímač kódů)
• peněžní zásuvka
• pokladní váha
• paragonová tiskárna
• a další

Pokladní systém je inteligentní, propracovaný celek složený z hardware a software. Úplné využití pokladního systému přichází ve spojení s informačním systémem. Při jeho výběru si podnikatel musí ověřit, zda informační systém podporuje pokladní hardware.

Svému uživateli by měl kompletní pokladní systém kromě základních funkcí pokladny nabídnout i rozšíření jejích možností a vazbu na sklad. Rozšířenými možnostmi pokladny pak lze chápat například členění zboží do skupin, zadávání akčních cen, výpočet DPH, podporu zákaznických karet, využití grafických znázornění, sledování výrobních čísel zboží nebo propojení s ostatními pokladnami.

Významným přínosem pro podnikatele může být také schopnost reportingu, tj. vyhodnocování vložených dat do kompletních přehledů. Podnikatel tak může lépe sledovat nejen tržby podle libovolných hledisek (skupiny zboží, DPH, sezónnost), ale také zboží, které se neprodává. Na základě těchto informací je pak jednodušší vystihnout potřeby zákazníků při odhadech prodejů či přípravě akcí na podporu prodeje.

Důležitou součástí pokladního systému je propojení se skladem. Tím se podnikateli značně zjednodušuje evidence pohybu zboží v podniku. Prodejní software totiž umí podle nastavených kritérií provádět odpočty ze skladu nebo například vyhledávat zboží ve vzdálenějších skladech. Představuje tak nástroj pro účinné řízení zásob a plánování nákupů.

Příklady společností, které dodávají pokladní systémy:

• Vectron Systems CZ s.r.o.
• ABRA Software a. s.
• APLS Praha s.r.o.
• Pokladní systémy s.r.o.
• A.W.I.S. Správa, systémy s.r.o.

Zdroj: Slunečnice.cz