Jak na účtování nákladů? Čtěte základní zásady i jednotlivé druhy nákladů

Postup účtování třídy 5 – náklady Český účetní standard pro podnikatele č. 004 Rezervy, 006 Kurzové rozdíly, 008 Operace s cennými papíry a podíly, 009 Deriváty, 019 Náklady a výnosy; Vyhláška č. 500/2002 Sb., zákon 563/1991 Sb. o účetnictví; zákon 586/1992 Sb. o daních z příjmů; zákon 593/1992 Sb. o rezervách pro zjištění základu daně z příjmů; Pokyn GFŘ č. D-6 k jednotnému postupu při uplatňování některých ustanovení zákona o daních z příjmů. Čtěte také: OSVČ opět na pranýři. Chcete využít paušál? Zapomeňte na slevy na dani a bonusy

1. Účtová třída 5 obsahuje

a) provozní náklady – spotřebované nákupy, služby, osobní náklady, daně a poplatky, jiné provozní náklady, odpisy, rezervy a opravné položky (účtová skupina 50 – 55)
b) finanční náklady – finanční náklady, rezervy a opravné položky (účtová skupina 56 – 57)
c) mimořádné náklady (účtová skupina 58)
d) daně z příjmů a převodové účty (účtová skupina 59)

2. Zásady pro účtování nákladů

Účty zařazené do účtové třídy 5 zařazujeme do výsledkových účtů, neboť ovlivňují výsledek hospodaření. Přírůstky se připisují na stranu MD, úbytky na stranu Dal. Účetní jednotky mohou na těchto účtech, s výjimkou vyjmenovaných účtů, účtovat pouze na straně MD, opravy účtování lze provádět minusem na straně MD. 

Náklady se účtují zásadně do období, s nímž časově a věcně souvisejí. Náklady a výdaje, které se týkají budoucích období, je nutno časově rozlišit pomocí nákladů příštích období (účty 381 a 382) a výdajů příštích období (účet 383). 

Hlediskem pro účtování účetních případů časového rozlišení je skutečnost, že známe jejich titul (věcné vymezení), výši a období, kterého se týkají. Časové rozlišení dle § 23 odst. 2 zákona o daních z příjmů není nutno používat v případě, že se jedná o nevýznamné částky, za které se považuje např. předplatné novin a časopisů, nákup kalendářů a diářů na příští rok; a za pravidelně se opakující se výdaje jak z hlediska jejich výše, tak z hlediska času, např. placené pojistné, které se nekryje s kalendářním rokem, úhrada za činnost účetních a daňových poradců ověřujících hospodářský výsledek a základ daně za předcházející zdaňovací období. 

Postup při časovém rozlišení si účetní jednotka upraví vnitřním předpisem a nesmí jej každoročně měnit. V souladu se zásadami pro vedení účetnictví nelze výše uvedený postup uplatnit v případech, které se řeší pomocí dohadných položek (např. platby za spotřebu energií, vody).

Opravy nákladů nebo minulých účetních období se účtují na účtech nákladů, kterých se týkají. Jen v případě, že jde o významnou částku těchto oprav, považují se za mimořádné náklady a účtují se na účtech účtové skupiny 58 – Mimořádné náklady.

Analytickou evidenci k účtům účtové třídy 5 je třeba vytvářet v souladu s ustanovením zákona o daních z příjmu. Zvláště je nutné dodržet tento postup u účtů, na nichž se zachycují připočitatelné a odpočitatelné položky pro zjištění základu pro výpočet daňové povinnosti, sledovat tyto položky odděleně. Čtěte také: Těžké časy pro OSVČ. V obchodu i cestovním ruchu

Např. účet 501 Spotřeba materiálu – pro daňově uznatelné výdaje zvolíme analytický účet 501 100 – 501 800 dle jednotlivých druhů výdajů, pro daňově neuznané výdaje zvolíme analytický účet 501 900 Spotřeba materiálu nedaňově.

V případě, že účetní jednotka obdrží ve svých fakturách za přijaté služby nebo nákladech, zaúčtovaných podle jiných dokladů také částky, které nepatří do jejich nákladů (např. soukromé telefonní hovory, nájemné, energie apod.), může postupovat následovně:

• Zjistí-li před zaúčtováním příslušných vyúčtování nároky, které mají uhradit zaměstnanci nebo jiné účetní jednotky, zaúčtuje tyto nároky na účty v účtové třídě 3 – Zúčtovací vztahy (315 – Ostatní pohledávky; 335 – Pohledávky za zaměstnanci).
• Nezjistí-li účetní jednotka před zaúčtováním vyúčtování nároky, jsou tato vyúčtování zaúčtována na příslušné účty účtové třídy 5. O dodatečně přijaté náhrady nebo vyúčtované nároky na ně na účtech v účtové třídě 3 se sníží zachycené náklady v účtové třídě 5.
• U účetních jednotek, které poskytují služby, se v nákladech v účtové třídě 5 účtují celé částky faktur či jiných dokladů a tržby za poskytnuté služby se vyúčtují v účtové třídě 6.
• Zůstatky účtů v účtové třídě 5 se při uzavírání účetních knih převádí na vrub účtu 710 – Účet zisků a ztrát.

3. Obsahové vymezení  

3.0 Účtová skupina 50 – Spotřebované nákupy

• Na účtech 501 Spotřeba materiálu a 504 Prodané zboží je účtováno v souladu se zvoleným způsobem účtování zásob a to způsobem A nebo způsobem B. Viz účtování o zásobách. 3.0 Účtová skupina 50 – Spotřebované nákupy
• • 502 Spotřeba energie a 503 Spotřeba ostatních neskladovatelných dodávek, na účtech se účtují neskladovatelné nákupy – např. voda pro technologické účely, elektřina a voda k rozvodným účelům).

3.1 Účtová skupina 51 – Služby

Na účtech této účtové skupiny se účtují prvotní náklady za externí služby od jiných účetních jednotek. Účtová skupina zahrnuje následující účty:

• 510 – Služby
• 511 – Opravy a udržování
• 512 – Cestovné
• 513 – Náklady na reprezentaci – na účtu se účelově shromažďují náklady na reprezentaci, ale také se účtuje o vlastních výkonech, které se použijí pro účely reprezentace. Tento účet je účtem nedaňovým dle § 25 odst. 1 písm. t.
• 518 – Ostatní služby

3.2 Účtová skupina 52 – Osobní náklady

Na účtech se účtují veškeré požitky zaměstnanců včetně příjmů společníků a členů družstva ze závislé činnosti. Mzdy jsou účtovány v hrubých částkách. Do hrubé mzdy musí být zahrnuta také naturální mzda, je-li součástí mzdy.

 Nepeněžní plnění mezd se účtuje v ocenění podle zvláštních právních předpisů. Dále je zde účtováno o zákonném sociálním a zdravotním pojištění, o zákonných sociálních nákladech (např. zákonné pojištění z mezd, školení zaměstnanců, stravenky) a ostatních sociálních nákladech (tyto jsou nedaňové a jsou nad rámec zákonného pojištění). Účty, na kterých účtujeme:

• 520 – Osobní náklady 
• 521 – Mzdové náklady
• 522 – Příjmy společníků a členů družstva ze závislé činnosti
• 523 – Odměny členům orgánů společnosti a družstva
• 524 – Zákonné sociální pojištění
• 526 – Sociální náklady individuálního podnikatele
• 527 – Zákonné sociální náklady
• 528 – Ostatní sociální náklady

3.3 Účtová skupina 53 – Daně a poplatky 

V této účtové skupině se účtuje o daních, odvodech a podobných platbách charakteru nákladů v případech, kdy je účetní jednotka poplatníkem s výjimkou daně z příjmů, která se účtuje na vrub účtů skupiny 59. Účtujeme na účtech:

• 530 – Daně a poplatky
• 531 – Daň silniční
• 532 – Daň z nemovitostí
• 538 – Ostatní nepřímé daně a poplatky – účtujeme zde také doměrky těchto daní za minulá léta včetně DPH za minulá léta v případech, kdy o tuto daň již nelze zvýšit hodnotu hmotného a nehmotného dlouhodobého majetku, zásob, pohledávek apod. Dále se zde účtují doměrky spotřební daně vztahující se k vlastní spotřebě vybraných výrobků v souladu se zákonem o spotřebních daních. Čtěte také: Musejí se úroky z běžného účtu danit? Vysvětlujeme na příkladech

3.4 Účtová skupina 54 – Jiné provozní náklady

• 541 Zůstatková cena prodaného dlouhodobého nehmotného a hmotného majetku – účtujeme rozdíl mezi cenou prodávaného hmotného majetku vedenou na účtech účtových skupin 01 a 02 a vytvořenými oprávkami. Na tento účet je účtováno i cena prodaného neodpisovaného majetku vedeného na účtech účtové skupiny 03 (Pozemky, Umělecká díla a sbírky).
• 542 Prodaný materiál – účtujeme o úbytku materiálu v ocenění, které vychází z ocenění materiálu na příslušných účtech zásob.
• 543 Dary – účtujeme o poskytnutých darech peněžních i nepeněžních. Účtujeme zde o zůstatkové ceně darovaného dlouhodobého majetku včetně daňové povinnosti z titulu DPH vztahující se na bezplatné plnění.
• 544 Smluvní pokuty a úroky z prodlení se účtují částky závazků bez ohledu na to, zda byly zaplaceny, či nikoliv. 
• 545 Ostatní pokuty a penále se účtují částky závazků podle příslušných dokladů bez ohledu na to, zda byly zaplaceny, či nikoliv. Jedná se o nesmluvní pokuty a penále např. vyměřené FÚ, zdravotními pojišťovnami, ČSSZ. Pokuty a penále účtované na tento účet jsou nedaňovým výdajem.
• 546 Odpis pohledávky – účtujeme o odpisu pohledávky v souladu s §24 odst. 2 zákona 586/1992 Sb. ve znění pozdějších předpisů. Na účtu je účtováno i v případě postoupení pohledávky.
• 548 Ostatní provozní náklady – účtujeme o ostatních nákladech, které se týkají provozní oblasti a nebylo o nich účtováno na předcházejících účtech (např. pojištění budov, vozidel).
• 549 Manka a škody, účtuje se zde o mankách a škodách na majetku.

3.5 Účtová skupina 55 – Odpisy, rezervy a opravné položky provozních nákladů

Na účtech této účtové skupiny je účtováno o položkách provozní (běžné) činnosti. Účtujeme zde o odpisech dlouhodobého hmotného i nehmotného majetku (účet 551), o tvorbě a použití zákonných rezerv (účet 552) a ostatních rezerv (účet 554).

 Je zde účtováno na účtu 555 o komplexních nákladech příštího období se souvztažným zápisem na účet 382. Na účtech 557 účtujeme o oprávkách opravné položky k nabytému majetku. Účty 558 a 559 jsou využívány k účtování o tvorbě zákonných opravných položek a opravných položek.

3.6 Účtová skupina 56 – Finanční náklady

• 561 Prodané cenné papíry a vklady – účtujeme úbytek cenných papírů a podílů souvztažně se zápisy na účtech účtové skupiny 06 a 25 v případě jejich prodeje.
• 562 Úroky – účtujeme platební povinnost z titulu úroků vůči bankám včetně úroků z prodlení podle smlouvy o úvěru. Jsou zde účtovány i úroky z poskytnutých půjček.
• 563 Kurzové ztráty účtujeme o kurzových rozdílech podle § 60 vyhlášky a ČUS č. 006 Kurzové rozdíly.
• 564 Náklady z přecenění majetkových cenných papírů, 566 Náklady z finančního majetku a 567 Náklady z derivátových operací se účtuje v souladu s vyhláškou § 51 až 53a) a ČUS 008 Operace s cennými papíry a podíly a 009 Deriváty.
• 568 Ostatní finanční náklady – účtujeme o nákladech peněžního styku, zejména bankovní výlohy.

3.7 Účtová skupina 57 – Rezervy a opravné položky finančních nákladů 

• Na účtu 574 Tvorba rezerv účtujeme o tvorbě a použití rezerv týkající se finančních nákladů se souvztažným zápisem na účtu 459 Ostatní rezervy.
•  Na účtu 579 Tvorba opravných položek se účtuje souvztažně ve prospěch účtů účtové skupiny 09.

3.8 Účtová skupina 58 – Mimořádné náklady

Na účtech této účtové skupiny se zachycují operace neobvyklé povahy vzhledem k běžné činnosti účetní jednotky, jakož i případy mimořádných událostí, které se vyskytují nahodile. Jsou zde zařazeny účty:

• 580 – Mimořádné náklady
• 581 – Náklady na změnu metody
• 582 – Škody
• 584 – Tvorba rezerv
• 588 – Ostatní mimořádné náklady
• 589 – Tvorba opravných položek

3.9 Účtová skupina 59 – Daně z příjmů a převodové účty

Výši splatných daní při uzávěrce účetního období zaúčtujeme na vrub účtu 591 Daň z příjmů z běžné činnosti a 593 Daň z příjmů z mimořádné činnosti. 

  Výše odložených daní se účtuje v souladu s § 59 vyhlášky a účtují se na vrub účtu 592 Daň z příjmů z běžné činnosti odložená a 594 Daň z příjmů z mimořádné činnosti odložená.

Na vrub účtu 595 Dodatečné odvody daně z příjmů se účtují doměrky daně za minulá léta, ve prospěch se účtují vratky daně za minulá léta.

Ve prospěch účtu 597 Převod provozních nákladů se účtují náklady související s postoupením nebo ukončením hospodářské činnosti účetní jednotky.

Ve prospěch účtu 598 Převod finančních nákladů se účtuje převod na vrub provozních nákladů v zájmu objektivního vykázání provozního, finančního a mimořádného výsledku hospodaření. Čtěte také: Dvojnásobné zálohy na pojistné? Děkujeme, odcházíme na pracák, vzkazují OSVČ 

Foto: www.isi­fa.com