Jak správně uplatňovat náklady, podnikáte-li z domova? Známe základní pravidla

Mezi nejúčinnější způsoby oddělování pracovních nákladů patří jejich kalkulace dle poměru podlahové plochy věnované prostoru sloužícímu k podnikání (tzv. provozovně), představovaným např. pracovnou, dílnou či prodejnou, od ostatní plochy určené k bydlení. V následujících pasážích se budeme věnovat, jak nejlépe při takovýchto výpočtech postupovat.

Co je to „provozovna“ a co vše musí splňovat

Ještě před tím, než se uchýlíme k tomu, jak správně postupovat při oddělování „domácích“ od „pracovních“ nákladů, by bylo vhodné si ujasnit, co se vlastně skrývá pod pojmem provozovna. Podle živnostenského zákona se provozovnou rozumí prostor, v němž je živnost provozována. Nemůže jím být tedy jakýkoliv prostor, nýbrž pouze ten, který je svým charakterem po všech stránkách způsobilý pro výkon daného druhu podnikatelské činnosti v souladu s právními předpisy (zejména se stavebním zákonem).

Z toho vyplývá, že např. provozování truhlářské dílny či autoservisu pravděpodobně nebude po technické ani stavební stránce uskutečnitelné v bytě panelového domu, na rozdíl od poskytování právních, daňových či účetních služeb, jejichž nároky na provozovnu jsou v tomto ohledu zcela rozdílné a vyhovující tak i podmínkám běžného panelového bytu.

Živnostenský zákon stanovuje i některé další náležitosti, které musí provozovna splňovat. Jedná se např. o povinnost trvalého a zvenčí viditelného označení provozovny obchodní firmou, názvem nebo jménem a příjmením podnikatele a jeho identifikačním číslem, povinnost prokázání vlastnictví k prostorám provozovny (popř. souhlas vlastníka objektu s užíváním prostor, není-li jím samotný podnikatel). Provozovny určené k prodeji zboží nebo poskytování služeb spotřebitelům musí být také trvale zvenčí a viditelně označeny jménem a příjmením osoby odpovědné za jejich provoz, jakož i jejich provozní (otevírací) dobou.

Jak přistoupit k uplatňování nákladů?

Při kalkulaci daňově uznatelných nákladů je nejprve potřeba definovat, jak velkou část domácnosti zabírají prostory související s podnikáním. Vezměme si jako názorný příklad provoz autoservisu v garáži rodinného domu, která tvoří 25 % podlahové plochy domu. V takovém případě by tedy (čistě teoreticky) bylo možné uplatňovat náklady ve výši jedné čtvrtiny celkových daňově uznatelných nákladů.

Vezmeme-li však v úvahu např. zvýšenou energetickou náročnost veškerého technického vybavení autoservisu, bude s největší pravděpodobností možné uplatnit mnohem vyšší náklady na elektřinu, jelikož jeho spotřeba nebude tvořit čtvrtinu celkové spotřeby elektrické energie domu, ale mnohem více. Proto u některých nákladů nebude výpočet dle poměru podlahové plochy dost dobře použitelný.

Pro výpočet poměru podlahové plochy provozovny je nejprve nutné zjistit, jak velkou podlahovou plochu bytu či domu provozovna zabírá, a následně spočítat její poměr vůči celkové podlahové ploše objektu. Představuje-li tedy váš kadeřnický salón či advokátní kancelář např. 25 % podlahové plochy celého objektu, budete uplatňovat náklady v celkové výši jedné čtvrtiny veškerých daňově uznatelných nákladů.

Tento přístup je zcela adekvátní a použitelný u většiny daňově uznatelných nákladů, s výjimkou některých druhů nákladů (jak jsme již nastínili výše). Toto se týká především nákladů na energie, telefon či internet, u nichž je situace o něco komplikovanější, jelikož jejich spotřeba (a tudíž i rozsah uplatnění) se zpravidla bude odvíjet od konkrétního druhu podnikání.

Jak uplatňovat náklady na energie, telefon či internet?

V případě oddělování daňově uznatelných nákladů na energie (např. elektřiny, vody nebo plynu) a nákladů na telefon a internet není situace tak jednoduchá a je potřeba se vždy řídit okolnostmi daného případu. Je tak nutné vycházet především z toho, o jaký typ podnikání se jedná a jaká je jeho reálná spotřeba s ohledem na tyto náklady.

Bude-li podnikatel v garáži svého domu provozovat autoservis a myčku aut, ve kterém se bude nepřetržitě pracovat s hydraulickými zvedáky a vysokotlakovými vodními čističi náročnými na spotřebu vody a elektrické energie, přičemž prostory bude z důvodu špatných izolací zároveň potřeba nadměrně vytápět, bude tak i poměr uplatnitelných nákladů na energie i podstatně vyšší než při provozování kosmetického salónu či advokátní kanceláře.

Podnikatel tak bude muset např. způsobem porovnávání spotřeby energií v domě před a po započetí podnikání zjistit, v jakém poměru se náklady v důsledku této činnosti zvýšily, a podle toho také postupovat při jejich uplatňování pro daňové účely. Jelikož poskytovatelé elektrické energie zpravidla nabízejí výhodnější podmínky pro společnosti než pro domácnosti, vyplatí se tak rovněž zcela oddělit domácí spotřebu elektrické energie od té pracovní, což však vyžaduje zavedení dvou separátních elektroměrů s oddělenými tarify.

Které náklady jsou daňově uznatelné?

Na závěr je důležité umět dostatečně dobře rozlišit, které náklady jsou daňově uznatelné, a které nikoliv. Obecnou poučkou je, že daňově uplatnitelné jsou pouze takové náklady, které mají souvislost s podnikáním a představují tak skutečné výdaje na dosažení, udržení a zajištění zdanitelných příjmů. U drobných živnostníků se tedy bude zpravidla jednat např. o výdaje na pronájem prostoru, na elektřinu, vodu, plyn, telefon či internet.

Je však nutno vždy pamatovat na to, že povinnost prokázat veškeré tyto skutečnosti leží na podnikateli, a proto v případě kontroly finančního úřadu je vždy dobré mít ke všem uplatňovaným výdajům připraveno dobré odůvodnění jejich přímé souvislosti s vašimi podnikatelskými aktivitami. Pro tyto účely není určitě na škodu vést si jakoukoliv formu evidence, která by v případě potřeby finanční úřad o důvodnosti takto uplatněných nákladů důkladně přesvědčila.

Komplikace se také mohou vyskytnout, pokud byste chtěli uplatnit např. náklady na údržbu či rekonstrukci bytu či domu, jelikož v takovém případě je nutné, aby předmětná nemovitost byla účetně v obchodním majetku společnosti. Samozřejmě i v takovém případě by se zkoumalo, zdali je předmětná nemovitost opravdu užívána k dosažení, udržení a zajištění zdanitelných příjmů podnikatele.

Závěrem

Z výše uvedeného lze vypozorovat, že žádný univerzální postup pro uplatňování daňově uznatelných nákladů při podnikání z domova neexistuje. Na druhou stranu při uplatnění výše popsaných postupů metodou „podlahové plochy“, jakož i důsledného oddělování „soukromých“ a „pracovních“ spotřebních výdajů za energie, internet či telefon, s odůvodněním každé jen trochu sporné položky, lze s čistým svědomím uzavřít, že v takovém případě se opravdu není čeho obávat.