Jak u mě probíhala kontrola ze živnostenského úřadu?

Vzhledem k tomu, že kontrola potká dříve či později každého podnikatele, přečtěte si, na co se máte těšit.

Oznamovací dopis

Ve středu jsem ve schránce našel oznamovací dopis. V podstatě se jedná o formulář velikosti A5, kde byly dopsány mé identifikační údaje a datum. Nachází se na něm následující text:

Ve smyslu ustanovení § 60a zák. č. 455/1991 Sb., o živnostenském podnikání v platném znění se dostavili pracovníci kontrolního odd. obecního živnostenského úřadu v Táboře na nám známou adresu sídla podnikatele či společnosti, za účelem provedení kontroly, resp. sjednání jejího termínu.

Pro Vaši nepřítomnost si Vás dovolujeme požádat o kontakt našich pracovníků, nejlépe telefonicky do 5 dnů od převzetí této výzvy. Volejte prosím v pracovní dny v době od 8:00 do 9:30 na tel. číslo:

/* telefonní číslo*/ Jméno Příjmení kontrolora 1 email

/* telefonní číslo*/ Jméno Příjmení kontrolora 2 email

V případ, že tak neučiníte, bude následovat předvolání ke kontrole ve smyslu zákona č. 552/1991 Sb., o státní kontrole.

Zcela upřimně když jsem na to koukal, tak ve mně trochu hrklo. Prozatím jsem ze živnostenského úřadu kontrolu ještě neměl a nevěděl jsem, o co přesně jde. Takže jsem si vygooglil § 60a živnostenského zákona, abych byl v obraze.

Podle přestupků a pokut jsem byl v obraze, o co asi při kontrole půjde. Dále jsem hledal, jak taková kontrola bude probíhat. Narazil jsem na super blogpost Jak u mě probíhala kontrola z živnostenského úřadu? na ZBLOg.CZ. Víceméně tam je všechno hezky shrnuto. Už bylo pozdě večer, tak jsem to hodil prozatím za hlavu a šel se věnovat práci.

Domluvení termínu kontroly

Hned druhý den jsem v uvedeném čase zavolal na první telefonní číslo. Slušně se představil, řekl, že mi dorazil oznamovací dopis. Pán ze ŽÚ mi formálně oznámil, že se jedná o běžnou kontrolu (slova „běžnou kontrolu“ zdůraznil). Následně se mě zeptal, jestli mám zaměstnance a provozovnu. Když se dozvěděl, že nemám, tak řekl, že to bude rychlé (už nebyl tak formální) a zeptal se mě, kdy budu mít čas. Navrhl jsem hned další den (pátek). To se usmál a řekl mi, že už má na pátek klienty. Asi jsem byl do té kontroly moc hrr. Tak jsme se domluvili na úterý na 9:00. Sdělil mi, že si mám vzít:

• faktury za rok 2017 a 2018 (dosavadní) – stačí v elektronické podobě
• smlouvy se zákazníky
• přiznání k dani z příjmu 2017
• potřebné doklady

Z komunikace jsem měl dobrý pocit. Že na mě při kontrole padla řada, jsem chápal. V Táboře podnikám od roku 2003, takže 15 let.

Příprava na kontrolu

Na mou daňovou evidenci používám Open Office Calc (něco jako Excel, ale funguje i bez Windows a všechny formáty souborů jsou otevřené). Za ty roky jsem si to vymakal tak, že se u zadávaných položek kontrolují nejen čísla a reportuje odchylka, ale i třeba barevně zbarvuje, co patří do kontrolního hlášení a VIES. Nevýhoda je, že se v tom víceméně vyznám jen já a sloupce se nevejdou ani na stránku A3. Na druhou stranu mám sloupce pro všechno na jednom listu. Faktury mám vesměs standardní.

Napadlo mě ulehčit jim kontrolu. Spojil jsem evidence z 2017 a 2018 dohromady a seřadil daňové doklady podle odběratelů. Následně jsem do dokumentu vždy napsal odběratele a pod něj do tabulky číslo faktur, částku, data, způsob platby a text na fakturách od něj. Takto přehledně měli všechno na několika stránkách a stačilo podle čísel dohledat jen faktury. Samozřejmě jsem to vyexportoval do PDF.

Podepsanou smlouvu v papírové podobě jsem za rok 2016 dohledal jen od jednoho VIP zákazníka. Přišlo mi to málo, tak jsem vzal systémy, z kterých mám nejvíce peněz za reklamu (AdExper, CopyWriting, Wedos.as a Google AdSense), a zkopíroval z nich smluvní podmínky do souborů.

Daňové přiznání podávám online, ale vždy si stáhnu PDF verzi. K 2017 jsem přidal ještě 2016, dále PDF verze VIES, kontrolní hlášení a potvrzení, které musíte donést podepsané na FÚ, když nemáte datovou schránku anebo el. podpis. Vzal jsem s sebou ještě vyúčtování záloh pro pojišťovnu a OSSZ.

Všechny elektronické dokumenty jsem nahrál na flash disk a ještě pro jistotu do notebooku, který jsem si s sebou hodlal vzít. Celkem mi to zabralo asi 2 hodiny, ale stihl jsem u toho udělat ještě přiznání k DPH, VIES a KH za 2Q. Živnostenský úřad máme v Táboře kousek od finančního.

Kontrola

Na kontrolu jsem se dostavil na domluvenou hodinu. Vzal jsem si černé rifle a košili. Zaklepal jsem a pak už to šlo rychle. V kanceláři byli dva. Jeden vedl kontrolu a mluvil se mnou, druhá osoba procházela dokumenty a zapisovala do protokolu.

Nejdříve proběhlo formální představení a popsání jednotlivých kroků, které budou probíhat. Pokud jste ještě na žádné kontrole nebyli, tak tohle tam být musí. Úředník vás se vším musí seznámit včetně odkazu na zákony, protože takto to pak bude napsáno v protokolu. Následovalo předložení občanského průkazu. Na stole už měl připravený výpis z živnostenského rejstříku. Zeptal se mě, v jakém oboru podnikáním. Řekl jsem, že reklama a marketing, mám i programování. Pak se mě zeptal, jestli mám zaměstnance a provozovnu. Poté jsem ukázal smlouvu s jedním z mých VIP klientů, kterou si celkem důkladně prošel. V podstatě šlo o to, jestli tam je, že účelem je reklama a marketing, na který mám živnostenský list.

Pak jsem předložil flash disk a řekl jim o mém pracně připravovaném souhrnu. Chtěl jsem vysvětlovat jednotlivé sloupce, ale řekli mi, že čísla je nezajímají, že důležité je, co je na fakturách – to byl poslední sloupec. Proletěli to celkem rychle a spokojeně řekli, že to je v pořádku. Já se na faktury celkem rozepisuji, aby bylo jasné, za co zákazník přesně platí. Samozřejmě jsou i zákazníci, kteří tam chtějí svůj text.

Následovala kontrola faktur. Hned u první mi řekli, že mi na ní chybí takové to „Subjekt je registrován u …“. Takže to musím doplnit.

Prošli si i faktury přijaté. Eviduji je kvůli DPH.

Koukli i na přiznání k dani z příjmů. Zajímalo je, co je na příloze 1 uvedeno za ekonomickou činnost.

Tohle vše proběhlo opravdu rychle. Mohlo to být tak 15 minut. Následovala už neformální konverzace o podnikání, než byl připravený protokol. Ten jsme spolu prošli. Podepsal jsem, vzal věci, rozloučil se, poděkoval a šel dál.

Závěr

Při kontrole šlo hlavně o to, jestli dělám to, na co mám živnostenský list. To si ověřili z faktur a smlouvy.

V protokolu jsou přímo uvedeny texty z 2 faktur od mého VIP zákazníka a odstavec smlouvy s druhým VIP zákazníkem, který obsahuje text o pronájmu reklamních ploch. Dále pak, že prošli vyúčtování záloh pro pojišťovnu a OSSZ.

Předpokládám, že pokud bych měl provozovnu anebo zaměstnance, bylo by to asi na delší dobu a komplikovanější.

Celkově z toho mám dobrý pocit. Oba úředníci se chovali profesionálně a přátelsky, vše mi bylo vysvětleno.

Příspěvek byl převzat se souhlasem autora z blogu 404m.com