Tisková konference je dobrý nástroj PR určený k navázání či upevnění kontaktu s médii, tedy tiskem, televizí, rádiem, internetovými magazíny apod. Potřebujete-li, aby se o vás psalo, můžete se setkávat s každým novinářem zvlášť, posílat jim tiskové zprávy, nebo je všechny pozvat na jedno místo, kde je o vašem zajímavém tématu budete informovat.
Příprava takové konference však není jednoduchá a skutečně patří spíše do rukou profesionálů. Dobrou tiskovou konferenci tvoří mnoho detailů, na které nezkušený pořadatel snadno zapomene, naopak novináři nikdy nezapomenou na tu trapnou událost, které se zúčastnili, a to pro vaši reputaci v médiích není ani trochu dobré. Než se tedy do něčeho pustíte, čtěte.
Chvála tiskové konference?
Ano, díky tiskové konferenci ušetříte mnoho času, protože místo jednotlivých schůzek třeba s 30 redaktory je uvidíte všechny najednou, a můžete jim sdělit mnohem více, než se vám kdy podaří v tiskové zprávě. Můžete jim názorně předvést váš produkt nebo službu, a oni si vše “osahají” a vyzkouší na vlastní kůži, což podstatným způsobem zvyšuje důvěryhodnost vás i vašeho produktu.
Další výhodou tiskové konference je možnost přímo na místě odpovídat na otázky, a tak nejen okamžitě doplnit informace, na které byste mohli v tiskové zprávě zapomenout, ale také získat přínosnou zpětnou vazbu, často ještě před uvedením výrobku na trh. To se může hodit i při přípravě další prodejní strategie.
Od věci není ani to, že během tiskovky snáze navážete najednou větší množství kontaktů, které vám budou užitečné i do budoucna. Čtěte také: Pořiďte si web, který se na internetu určitě neztratí
S tiskovkou opatrně
Tisková konference však není pro každého. Pokud propagujete produkt (výrobek či službu) užšího zaměření, a má pro vás smysl komunikace s 5 až 10 novináři, je lepší i méně nákladné zajít si s každým z nich na oběd a vše mu osvětlit mezi čtyřma očima. Výsledkem takového posezení bývá i méně formální komunikace, díky které navážete bližší a pevnější spolupráci do budoucna.
Tento soukromý kontakt je lepší také v případech, že se vám dělá nevolno při pomyšlení na tiskovou konferenci, kde budete před 40 lidmi mluvit třeba o toaletním papíru nebo mastičce proti hemeroidům. Můžete si na prezentaci najmout řečníka či odborníka, ale pokud jste v tom sami a veřejné vystoupení je vám z nějakého důvodu silně nepříjemné, tisková konference asi nebude nic pro vás (minimálně do doby, než se “otrkáte” nebo absolvujete nějaké školení pro zlepšení prezentačních a řečnických dovedností).
Největším nebezpečím každé, byť sebelépe uspořádané, tiskové konference je malá, nebo dokonce nulová účast novinářů. Než se pro tiskovku rozhodnete, důkladně zvažte, jestli vaše téma bude pro média zajímavé – pokud je to lék proti chřipce v období chřipkové epidemie, budete mít plno. Naopak naprosto katastrofálně dopadne velmi pravděpodobně tiskovka na téma Expanze českých firem do Polska v den, kdy titulní stránky novin zaplňuje schvalování státního rozpočtu nebo krize bankovního sektoru. Čtěte také: Internetová reklama mění svou tvář, roste obliba PPC
Na co myslet?
Jednoduše – na všechno. Jakákoliv akce pro více osob je složena z mnoha drobností, které mají tu nepříjemnou vlastnost, že se rády na poslední chvíli pokazí. Proto musíte mít vše promyšleno do posledního detailu. Na tomto místě nelze popsat univerzálně, stručně a vyčerpávajícím způsobem vše, co je k dobré tiskové konferenci třeba, ale pokusíme se vám dát alespoň několik dobrých tipů.
10 rad, na co se zaměřit při organizování tiskové konference
- Promyslete si rozpočet, který jste ochotni do tiskové konference investovat, a toho se držte. Je možné, že váš odhad nebude reálný, zvlášť pokud nemáte zkušenosti s přípravou tiskovek – informujte se u možných dodavatelů, vše důkladně propočítejte a zjistěte, jestli je příprava akce ve vašich možnostech.
- U všech dodavatelů (viz níže) si vyžádejte kontaktní osobu a s tou komunikujte. Kontaktní osoba musí být k dosažení i během akce, alespoň telefonicky.
- Začíná to výběrem místa konání – to musí být reprezentativní, pohodlné, s dostatečnou kapacitou, zázemím pro catering, techniku, šatnu, slušnými toaletami (s toaletním papírem) apod. Pokud něčím místo nedisponuje, poptejte to u externích dodavatelů, ale dohodněte se na zázemí, které vám v místě konání poskytnou – vedlejší místnost, připojení k internetu nebo do zásuvky atd. V místě konání nesmí být zima ani moc horko a měli byste mít alespoň nějakou představu o tom, jak se chová personál a jak chutná jídlo (pokud zde vaří). Někdy není možnost si místo před konáním akce prohlédnout, pokuste se však zjistit maximum informací předem.
- Občerstvení čili catering – tiskovky probíhají zpravidla v dopoledních hodinách, a to ve všední dny kromě pondělí a pátku (opět neplatí univerzálně). Z toho důvodu se jim obvykle po akci nabízí občerstvení ve formě pozdní snídaně nebo tzv. brunch (něco mezi snídaní a obědem). Zapomeňte na chlebíčky, obložené mísy s eidamem a gothajem a podobné „chuťovky“. Před akcí a během ní jídlo vynechejte a podávejte pouze nealko nápoje nebo malé jednohubky, tzv. kanapky. Pokud nepořádáte tiskovku v místě, kde mohou zajistit i občerstvení (salonek v hotelu či restauraci), nechte si catering přivézt i s obsluhou, stolečky, ubrusy atd.
- Pokračujeme pozvánkou – ta musí být rozeslána těm správným lidem ve správný čas (ne těsně před uzávěrkou, ne těsně před víkendem nebo po něm), a taky musí dobře vypadat – na to budete asi potřebovat grafika, i když jednoduchý text s logem nic zásadně nezkazí. Správné lidi hledejte podle své cílové skupiny – jaké čte časopisy, noviny, www stránky apod. ty potom oslovte (nejlépe konkrétního redaktora). Požádejte o potvrzení účasti a počítejte s tím, že někteří novináři přes potvrzení účasti nedorazí nebo naopak dorazí neohlášení. Den nebo dva před akcí zašlete ještě decentní upozornění, že se akce koná a že se těšíte na setkání.
- Na tiskovou konferenci se hodí hosteska, která příchozí zapíše do připravené prezenční listiny a vyžádá si od nich vizitku (velmi důležité pro budoucí komunikaci), případně je usadí na místo, nebo jim ukáže, kam mají jít. Hosteska by měla být příjemná, komunikativní a její oděv by měl odpovídat charakteru tiskové konference i místa konání.
- Další položky alespoň heslovitě – mějte sebou dostatek vizitek a prezentačních materiálů – ty hostům rozdejte vy nebo hosteska hned při příchodu. Zajistěte případné parkování pro hosty, nápoje pro dobu konání, fotografa, ozvučení, projektor, projekční plátno, v případě projekce i zatemnění, jmenovky pro mluvčí, ukazovátka, řečnický pult apod. Připravte si body programu nebo prezentaci, vše, co se může pokazit, mějte dvojmo nebo v dosahu.
- Do místa konání přijeďte s předstihem minimálně 1,5 hodiny, vše si projděte a zkontrolujte; ověřte, že je vše připraveno, zeptejte se dodavatelů na stav příprav.
- Mějte sebou na jednom papíře všechny kontaktní osoby s telefonními čísly a u sebe vždy funkční a nabitý mobil.
- Pro novináře by měl být vždy k dispozici tzv. press kit. Jedná se o složku se všemi materiály, které novinář může potřebovat. Press kit by měl obsahovat vytištěnou prezentaci s místem pro psaní poznámek, tiskovou zprávu a zpravidla také CD, na kterém jsou všechny dokumenty v elektronické podobě. Na CD také patří ilustrační fotografie v tiskovém rozlišení a další materiály, které se vztahují k tématu. Čtěte také: Nové zákazníky hledejte také na Facebooku. Poradíme, jak na to
Dobré rady na závěr (tentokrát dvě):
Lepší žádná tisková konference než špatná (nebo ne moc dobrá, což je ve výsledku stejné).
Vždy se ptejte na cenu předem – na vše sepisujte objednávky s uvedením počtu porcí, kusů apod., termínu i času dodání a ceny.
Autoři: Vlasta Tichá, Vojtěch Šťavík – Diversity s.r.o.
ČLÁNKY DO MAILU