Podnikatel na cestách. Jak uplatnit cestovné do nákladů?

Podle Zákona o daních z příjmů patří mezi výdaje vynaložené na dosažení, zajištění a udržení příjmů náklady na pracovní cesty včetně výdajů na pracovní cestu spolupracujících osob. Mezi výdaje na pracovní cesty lze zahrnout výdaje na ubytování a dopravu hromadnými dopravními prostředky, na pohonné hmoty spotřebované silničním motorovým vozidlem, které je v obchodním majetku podniku nebo v nájmu a další nezbytné výdaje spojené s pracovní cestou jako je parkovné, úhrada za použití internetu a další služby. Výdaje na ubytování, dopravu hromadnými dopravními prostředky a další výdaje je nutno prokázat dokladem o zaplacení.

Čtěte více: Cestovní výdaje zaměstnanců a pracovní cesty OSVČ

Do nákladů lze zahrnout také výdaje na dopravu vlastním motorovým vozidlem, které není v obchodním majetku podnikatele. V takovém případě lze využít sazbu základní náhrady vymezené pro zaměstnance a výdaje za spotřebované pohonné hmoty.

Základ daně lze snížit také o stravné podnikatele a při zahraničních pracovních cestách také o kapesné maximálně do výše náhrad vymezených pro zaměstnance.

Stravné na služební cestě

Stravné u tuzemské služební cesty může uplatnit podnikatel, jehož pracovní cesta trvala déle než 12 hodin v kalendářním dni. Stravné se neprokazuje dokladem o zakoupení jídla, ale postupuje se podle náhrad určených pro zaměstnance. Zaměstnanec má však, na rozdíl od podnikatele, nárok na vyplácení stravného u pracovních cest, které trvaly déle než 5 hodin.

Stravné při zahraničních služebních cestách se poskytuje naprosto totožně u zaměstnanců i u podnikatele. Výši zahraničního stravného pro rok 2009 určuje Vyhláška č. 417/2008 Sb.

• v plné výši, pokud zahraniční cesta trvá déle než 12 hodin,
• v poloviční výši, pokud trvá zahraniční cesta déle než 6 hodin, maximálně 12 hodin,
• ve čtvrtinové výši, pokud trvá zahraniční cesta maximálně 6 hodin, nejméně 1 hodinu,
• při kratších zahraničních pracovních cestách se náhrada neposkytuje.

Při zahraniční služební cestě je možné do nákladů zahrnout i kapesné maximálně do výše 40 % stravného.

Čtěte více: Cestovní náhrady v roce 2009

Osobním automobilem na služební cestě, co do nákladů?

S provozem dopravních prostředků vznikají náklady na spotřebované pohonné hmoty, výdaje na opravy a údržbu, odpisy, které vyjadřují opotřebení automobilu, havarijní pojištění automobilu, povinné ručení, dálniční známku apod.

Které náklady si bude moci podnikatel uplatnit při výpočtu základu daně závisí na tom, jaké vozidlo je pro služební cestu použito.

• vozidlo, které je v obchodním majetku podniku,
• vozidlo, které není zahrnuto v obchodním majetku podniku,
• pronajaté vozidlo,
• vozidlo je vypůjčené.

Motorové vozidlo je v obchodním majetku podnikatele

Obchodním majetkem je takový majetek, který je ve vlastnictví podnikatele a je nebo byl v evidenci majetku nebo je-li podnikatel účetní jednotkou, o majetku bylo nebo je účtováno.

Podnikatelé, kteří zahrnuli automobil do obchodního majetku, mohou vozidlo částečně využívat i pro soukromé účely. V takovém případě je však podnikatel povinen náklady, které vznikají s provozem automobilu vhodným poměrem rozdělit na část, kterou uplatní jako náklad v podnikání a část, která souvisí se soukromým využitím auta.

1. výdaje na spotřebované pohonné hmoty,
2. výdaje na údržbu a opravy vozidla,
3. odpisy automobilu,
4. havarijní pojištění, povinné ručení, dálniční známka.

Výdaje na spotřebované pohonné hmoty je možné uplatnit v prokázané výši, bez ohledu na spotřebu, která je uvedena v technickém průkazu automobilu. Pro uplatnění těchto výdajů je nezbytné vést evidenci jízd nejlépe ve formě knihy jízd.

V červnu tohoto roku byl schválen pozměňovací návrh zákona o správě daní a poplatků, který ruší povinnost mít knihu jízd. Podnikatelé tak nově nebudou muset evidovat služební jízdy a místo nich si budou moci do nákladů započítat paušální odpočet 5000 korun měsíčně za jedno služební auto. Odpočet však půjde uplatnit na maximálně tři automobily ve firmě. Návrh by měl vejít v platnost od 1. října tohoto roku.

Výdaje na spotřebované pohonné hmoty je nutné prokázat dokladem o nákupu pohonných hmot. Čtěte více: Od října se ruší povinnost vést knihu jízd

Podnikatel je povinen na požádání finančního úřadu povinen prokázat spotřebu pohonných hmot. V případě, že by byla zjištěna zvýšená spotřeba, je nutné tuto spotřebu doložit například strukturou jízd. Zvýšená spotřeba je pravděpodobná u vyššího zatížení vozidla nákladem nebo jízdou v náročném terénu.

Výdaje na údržbu a opravy zahrnují nákup náhradních dílů, mytí automobilu nebo oprav. Do těchto výdajů lze zahrnout úpravy vozidla a nákup autodoplňků. Podnikatel musí sledovat maximální výši výdajů na úpravy vozidla v jednom zdaňovacím období. V případě, že by hodnota úprav převýšila hranici 40 tisíc korun, jedná se o technické zhodnocení.

Čtěte více: Oprava, údržba nebo modernizace?

Odpisy automobilu jsou vyjádřeným opotřebením majetku. U odpisování hmotného majetku je v rámci protikrizových opatření navrženo zkrácení doby odpisu u majetku, který patří do 1. a 2. odpisové skupiny, které má ovlivnit poptávku a zvýšený zájem o pořízení hmotného majetku. U vozidel, které patří do 2.odpisové skupiny, by mělo dojít ke snížení doby odpisu z 5 let na 24 měsíců.

Čtěte více: Pomůžou zrychlené odpisy? Odborníci se neshodují.

Motorové vozidlo není zahrnuto v obchodním majetku podnikatele

U automobilů, které nejsou obchodním majetkem podniku, nelze uplatnit skutečné výdaje na opravy, náhradní díly, údržbu, havarijní pojištění či povinné ručení. Všechny výdaje jsou shrnuty do základní náhrady, která je pro rok 2009 stanovena na 3,90 Kč za každý kilometr jízdy. Základní náhradu nelze uplatnit, pokud bylo dříve vozidlo zahrnuto v majetku podniku.

Mimo základní náhrady lze do cestovného zahrnout výdaje za spotřebované pohonné hmoty.

1. podnikatel doloží cenu pohonných hmot dokladem o nákupu,
2. použijí se údaje průměrných cen pohonných hmot, které stanoví Ministerstvo financí ČR.

Vozidlo v pronájmu

Nájemce může snížit základ daně o výdaje, které vznikají s provozem vozidla z pronájmu jako je nájemné, výdaje na spotřebu pohonných hmot v prokázané výši, údržbu a opravy podle nájemní smlouvy, pojištění a další výdaje, které souvisí s provozem vozidla. Vozidlem v pronájmu je i vozidlo pořizované formou finančního leasingu. Čtěte více: DPH u leasingu se řídí novými pravidly

Vozidlo vypůjčené

Výpůjčka je právo na bezplatné využívaní věci po dohodnutou dobu. Smlouva o výpůjčce je upravena občanským zákoníkem. Do nákladů může podnikatel zahrnout výši náhrady za spotřebované hmoty a také náklady na drobné opravy a údržbu vypůjčeného vozidla.