Jak ušetřit až pětinu nákladů během pár minut? Nakupujte v e-aukcích

Jak ušetřit až pětinu nákladů během pár minut? Jednoduše. Stačí nakupovat v elektronických aukcích. Ty už dávno nejsou určeny jen pro nákup elektřiny nebo plynu. Dnes je možné nakoupit tímto způsobem prakticky všechno. Od auta až po potraviny. Na trhu díky zvyšujícímu se zájmu existuje široká paleta nákupních nástrojů, které elektronické aukce podporují. Definice říká, že elektronická aukce je nástroj pro anonymní, legitimní tržní boj pro zvýšení efektivity nákupu a zároveň výběrové řízení s nejvyšší mírou transparentností. Všichni účastníci vidí, zda je jejich nabídka konkurenceschopná a mohou ji podle toho stále vylepšovat.

Autor: www.isifa.com, podle licence: Rights Managed

Elektronické aukce jsou ve světě jednou z nejpoužívanějších metod nákupu. Firmy dobře vědí, že je to výhodné. A to oboustranně. 

Mezi nejčastěji nakupované komodity patří zpravidla různé režijní materiály, například ochranné pomůcky, kancelářské potřeby, hygienické a čistící prostředky a podobně. Tyto komodity jsou nakupovány ve všech společnostech, a proto jsou také nejpopulárnější k tendrování hned po energiích. Dodavatelé těchto komodit jsou už na elektronické aukce zvyklí a připraveni se o zákazníka s konkurencí pobít. Vhodnými produkty pro nákup v elektronických aukcích jsou sériově vyráběné výrobky nebo služby, které je možné specifikovat s dostatečnou určitostí podle technického popisu či norem. Aukce je možné využívat i na zdravotnické materiály, léky nebo potraviny. Tady je ovšem náročnější jak příprava, tak i dlouhodobější práce s dodavateli. Vyžaduje si to aktivnější přístup ze strany pracovníků zadavatele a v počátku to může znamenat i zvýšenou pracnost ve zpracovávání agendy. Zavádění systému může trvat i několik měsíců v závislosti na množství a objemu nákupních položek, kvalifikovanosti pracovníků řešících nákupy a přístupu vedení organizace zadavatele, uvádí Zbyněk Dohnal z společnosti DONASY.

Vydělat mohou obě strany

Základní výhodou používání těchto aukcí je maximální transparentnost a efektivita nákupního procesu a zároveň tlak na dosažení nejnižší ceny. Elektronické aukce mají řadu výhod jak pro nakupujícího, tak pro prodávajícího.

Výhody pro nakupujícího:

• transparentnost celého procesu výběrového řízení, protokol o průběhu zabraňuje obvinění z manipulace s aukcí,
• jasně porovnatelné specifikování produktu nebo služby přímo zadané v nástroji
• eliminace chyb v průběhu výběru dodavatele,
• sjednocení a zefektivnění celého nákupního procesu, časová úspora při realizaci výběrových řízeních.

Výhody pro prodávajícího: 

• transparentnost procesu, 
• jasná a rychlá zpětná vazba o vysoutěžené ceně,
• efektivní cesta prodeje –jasný výherce v krátké době,
• snížení nákladů na prodej.

Elektronické aukce se může zúčastnit kdokoli, kdo je schopný dodržet stanovené podmínky a dodat relevantní zboží nebo službu. Tedy i živnostníci a malé firmy. Samozřejmě ale záleží také na tom, zda se jedná či nejedná o veřejnou zakázku. U ní je nutné splnit požadavky na kvalifikaci uvedené v zadávacích podmínkách od zadání až po vyhodnocení zejména ve vztahu k zákonu o veřejných zakázkách. U neveřejných komerčních zakázek záleží na tom, zda se příslušný dodavatel dohodne se zadavatelem, aby ho zařadil do okruhu dodavatelů, kterým bude zasílat výzvu k účasti.

Na první pohled by se zdálo, že elektronické aukce jsou výhodné a lákavé především pro konečné odběratele, ale velmi rychle roste i zájem o ně ze strany dodavatelů. Proč? Je to jejich živobytí a pokud nemají vyprodanou kapacitu, tak každá zakázka je důležitá. Elektronické aukce jsou budoucností při výběru většiny dodavatelů. Pro dodavatele mají aukce tu výhodu, že se dostanou ke klientům, u kterých dosud hrály roli vztahy. Dodavatel má možnost prezentovat svou nabídku za zlomek ceny oproti práci obchodníka, vysvětluje Marek Rokoský, spolumajitel společnosti KRCpartners, která se zabývá poradenstvím při nákupu a Alexandra Klusák Snopková, jednatelka společnosti Český projekt – poradenství dodává: Dodavatelé prodávají zboží za cenu, která je pro ně akceptovatelná a při určité úrovni ceny tvoří pro ně akceptovatelnou výši zisku. Když dodavatel zjistí, že úroveň ceny jeho konkurentů je pro něho neakceptovatelná, tak může svoji účast v elektronické aukci okamžitě ukončit a nesnižovat dále svoji nabídkovou cenu.

Pochopitelně hraje roli celkový objem zakázky. Vhodná hodnota výběru dodavatele pomocí e-aukcí se liší od nakupované komodity. Nicméně lze říci, že zakázky nad 100 000 korun jsou zajímavé pro většinu dodavatelů. Není příliš smysluplné a z hlediska nákupních organizací ani systémové, aby se opakovaně nakupovaly formou aukce jednotlivé položky zboží v hodnotě stovek a tisíců korun. To pak zpravidla vede k tomu, že o účast v těchto aukcích ztrácí dodavatelé zájem. Při nákupu firem vidím jako vhodnější systém nakupování na dlouhodobější období, například na celý rok, u komodit, kde je běžné, že se ceny v průběhu roku příliš nemění. U komodit, kde se cena v průběhu roku mění, jde o sezónní produkci, je vhodné ponechat dodavatelům možnost volby doby, po kterou jsou schopni garantovat cenu. A po skončení této doby pak aukci opakovat. Zpravidla to vede k vyšší průměrné úspoře. Tento způsob je pak vhodnější nakupovat jako službu, nevyžaduje pořízení aukčního systému, ani mzdové náklady na nového pracovníka, komentuje Zbyněk Dohnal ze společnosti DONASY.

Dále čtěte: Aukce energií mají svá pro i proti. Víte, kdy se vám vyplatí?

Chcete ušetřit za energie ve vaší firmě? Vyplňte tento jednoduchý formulář a my vám se změnou dodavatele zdarma pomůžeme. (Komerční nabídka)

Příprava aukce musí být precizní

V rámci elektronické aukce je vždy oslovován určitý okruh dodavatelů, kteří jsou schopni v požadované kvalitě, požadovaném množství a požadovaných termínech splnit přání zákazníka. Jiní, než oslovení účastníci, nemají do e-aukce přístup. Dodavatelé, kteří se chtějí účastnit elektronické aukce, musí písemně potvrdit obchodní podmínky, kde se zavazují zejména fixovat cenu na dané období, neuplatňovat sankce za neodebrané nebo přečerpané množství energií a tak dále, říká František Sadílek, jednatel společnosti A-TENDER.

Je velice důležité, co nejlépe popsat to, co zákazník poptává. Čím je zadání preciznější, tím více je dodavatelům jasné, co mají dodat. Pokud máte představu pouze vágní, dostanete velmi rozdílné a neporovnatelné nabídky. Uvedu paralelu, pokud si jdete koupit auto či nový tarif pro sebe nebo jiného člena rodiny, také víte přesně, co chcete koupit. Pokud ne, tak je potřeba zjistit, co je nabízeno a až potom se rozhodovat o koupi. Ve firemním nákupu toto platí dvojnásob, protože elektronická aukce je výběrové řízení s možností úpravy ceny v průběhu soutěže, upozorňuje Marek Rokoský. U komerčních zakázek pro firmy jsou zpravila oslovováni dodavatelé, se kterými už má zadavatel určité zkušenosti, nebo má na ně reference. Ale může takto testovat i nové dodavatele. Oslovování nových, potenciálních dodavatelů většinou zlepšuje soutěživost dodavatelů v průběhu e-aukce.

Vzhledem k tomu, že elektronické aukce vyžadují preciznější přípravu zadání proti běžným poptávkovým nebo nabídkovým řízením, může být příprava první aukce časově náročnější. Záleží na složitosti zadání. Běžně se příprava pohybuje od jednoho do čtyř týdnů. Poté, co jsou připraveny podklady k zadání, specifikované zadávací podmínky a stanoven seznam dodavatelů k oslovení je možné aukci realizovat v průběhu několika dnů, tedy v případě, že nejde o tendr podléhající zákonu o veřejných zakázkách. Samotná aukce je pak otázkou několika málo minut. Běžně jde o 20, maximálně pak o 40 minut času. Pak už jde vše poměrně rychle. Obvykle do 14 dnů od ukončení e-aukce jsou podepsány smlouvy s novým dodavatelem. Podpisu nic nebrání, jelikož důležité obchodní parametry spolupráce, zejména zálohy, splatnosti a sankce, jsou už předem definovány v podepsaných obchodních podmínkách před vstupem do e-aukce, uvádí František Sadílek z A-TENDERu.

Konečná cena je až na prvním místě

Předmětem tendru není jen a pouze cena, ale také kvalita služby, lhůty splatnosti, záruční lhůty, dodací podmínky a tak dále. Přesná specifikace tendru je vždy na zadavateli aukce. Je ale jasné, že nakupujícímu jde také o co největší míru úspory. Elektronická aukce přece slouží k výběru ekonomicky nejvýhodnější nabídky dodavatele nebo i k prověření stávajícího dodavatelsko-odběratelského vztahu.

Uvádět výsledky jednotlivých proběhlých aukcí by bylo nerelevantní. Vždy totiž záleží na tom, jak aktivní jsou pracovníci nákupu při vyjednávání s dodavateli. Svou roli hraje i objem nákupů, počet možných dodavatelů v regionu, poměr nabídky a poptávky i růst nebo pokles cen komodit. Obecně se ale uvádí, že u prvních aukcí jsou dosahované úspory na úrovni 12 až 18 %. Zpravidla se tato hodnota vztahuje k ročnímu objemu nákupů. Aukce je prostě o tlaku na cenu a hlavně o tlaku na rozumnou marži dodavatele.

K tomu jsou elektronické aukce obecně považovány za nejvíce transparentní nástroj pro výběrová řízení. Zejména pokud jsou využívány jako nástroj k optimalizaci nákupních podmínek v daném čase a prostoru. Například internetový gigant Google vybírá přes e-aukce více než 90 % všech svých dodavatelů. Pokud jsou realizovány certifikovaným elektronickým nástrojem, tak jsou bezesporu zcela transparentní. Je proto velice důležité zvážit jakým elektronickým nástrojem bude aukce realizována. Na trhu je několik i bezplatných produktů, jenž jsou certifikovány a mohou je využívat všechny zaregistrované subjekt, dodává Alexandra Klusák Snopková, jednatelka společnosti Český projekt – poradenství.