E-mailová komunikace již patří mezi zcela standardní nástroje výměny informací, ale i propagace a veřejné komunikace. E-mailem se sjednávají obchody, domlouvají schůzky, posílají faktury a také třeba nabídky a upozornění nebo zprávy pro média. E-mail je součástí našeho osobního i podnikatelského života.
Mnozí z nás to neradi slyší, ale řada podnikatelů, začínajících i relativně zkušených, dělá při e-mailové komunikaci s partnery velice hloupé a nepříjemné chyby. Také v e-mailové komunikaci platí určitá etiketa a pravidla, která bychom měli dodržovat. Známe je ale? Podívejme se na to, jak správně psát e-maily a pokusme se upozornit na nejčastější chyby, kterých se při tom podnikatelé dopouštějí. Soustředíme se přitom na jeden konkrétní typ e-mailových zpráv, a sice na zprávy, kterými se snažíme oslovit více příjemců najednou (obvykle různé nabídky, hromadné informace nebo informace pro média). Čtěte více: Vytvořte direct mail a zaháčkujte si zákazníka napřímo
Kdy můžete poslat hromadný e-mail
Hromadný e-mail je ten, který posíláme skupinově většímu počtu příjemců. Většinou jsou to obchodní partneři, zákazníci, u kterých známe e-mailovou adresu, lidi, které chceme oslovit, nebo novináři. Měli bychom vědět, že e-mail, který má charakter obchodní nabídky, můžeme posílat lidem pouze na základě jejich předchozího souhlasu. Některými firmami v současnosti používaná strategie, kdy posílají na veřejně získané e-mailové adresy „žádosti o souhlas se zasíláním obchodních zpráv“ je na hraně zákona a v každém případě tím mnohem více potenciálních zákazníků odradíme než získáme.
Žádný podobný souhlas nepotřebujeme v případě posílání tiskových zpráv novinářům. V takovém případě ale musíme dbát na to, abychom jím určené zprávy zasílali na k tomu určené adresy; mnoho redakcí má speciální e-maily určené k posílání nabídek a tiskových zpráv, jejich nerespektování je vrcholně neslušné kromě případů, kdy konkrétní novináře osobně známe. Čtěte také: Prodáváte hodinky s vodotryskem? Ideální info do tiskové zprávy
Slušná forma tvoří základ
Elementární nutností při posílání hromadných e-mailů je, abychom – pokud k jejich odeslání nepoužíváme skript nebo konferenční systém – uváděli všechny příjemce do pole Slepá kopie (angl.. BCC) poštovního programu. Jinak se stane, že všichni příjemci uvidí adresy všech ostatních, a to pro nás nebude dobře, nehledě na to, že je to ke všem příjemcům velmi neslušné. Jednu zprávu bychom také neměli odesílat na hodně (cca více než patnáct) e-mailových adres, jinak se může stát, že budeme považováni za rozesílatele nevyžádané pošty a v krajním případě se může stát, že si už žádný e-mail nepošleme.
E-mailové programy umožňují nastavovat příznak potvrzení o přečtení zprávy. Nikdy jej nenastavujte u hromadně rozesílaných zpráv, i to bude hodnoceno jako velice nezdvořilé a některé příjemce to může od další komunikace odradit. U hromadně rozesílaných e-mailů také nepředpokládejte, že vám příjemce odpoví. S tím souvisí jedna příbuzná věc: Není zcela neslušné, ale na druhou stranu není ani vhodné, aby hromadný e-mail byl digitálně podepsán.
Každý hromadný e-mail musí obsahovat jasnou informaci o tom, kdo jej odesílá a komu je určen. V praxi to znamená doplnit jej o podpis a příjemce specifikovat nejlépe oslovením.
Například:
Vážení obchodní partneři,
Vážení novináři,
Podpis e-mailu by pak vždy měl obsahovat kontakt na konkrétní osobu. Pokud má takový e-mail obsahovat přílohu, pak pouze v obecně používaném formátu a v rozumné velikosti. Neměl by obsahovat více než jednu přílohu, protože to může být pro příjemce matoucí. Obecně používanými formáty se myslí dokumenty ve Wordu, tabulky programu Excel, dokumenty PDF a běžné formáty obrázků (JPG, PNG). Chceme-li posílat dokumenty ve Wordu (upřednostnit bychom měli jejich vyexportování do PDF, které mají moderní verze kancelářských balíků jako standardní funkci), vždy je lepší použít „staré“ verze těchto formátů, tj. 97–2003. Zajišťují největší jistotu, že je příjemci otevřou. Čtěte více: Osobní e-mail typu „sexyfrajer@“ k podnikání nepoužívejte
Pozor na přílohy
Chceme-li takto poslat větší přílohu (nad cca 500 kB), je lepší, když ji nepřiložíte k e-mailu, ale uložíte na webový server a do e-mailu vložíte pouze odkaz. Totéž platí, chcete-li odkázat na více než jeden soubor. Na druhou stranu, odkazů v e-mailu by nemělo být příliš, protože zvyšují pravděpodobnost, že e-mail bude vyhodnocen jako spam a smazán, aniž by jej někdo četl.
V poslední době je již standardem, že hromadné e-maily obsahují HTML formátování a obrázky stahované ze serveru. Mnoho e-mailových aplikací je ale nastaveno tak, aby ve výchozím stavu obrázky a další prvky nacházející se na webových serverech nezobrazovaly, a v mnoha firmách je to dokonce vyžadovaná bezpečnostní politika. Proto uděláte lépe, když si napsání HTML zprávy s externími prvky rozmyslíte a posoudíte také její nevýhody. Naproti tomu u pravidelně rozesílaných zpráv, kde nás jejich příjemci „znají“ – typicky newsletter pro registrované zákazníky s aktuálními nabídkami – můžeme HTML používat bez problémů. V takovém případě je ale potřeba, aby zpráva obsahovala odkaz na webovou adresu, kde si ji příjemci, kterým se správně nezobrazila, mohou přečíst online.
Co vám vadí?
Každý e-mail, který napíšeme a chystáme se poslat ať už veřejnosti, partnerům či novinářům, bychom měli nejprve kriticky posoudit. Kdyby nám samotným dorazilo něco takového, jako se chystáme poslat, jak bychom se tvářili? Jsme-li jen trochu v pochybách, je lepší hromadný e-mail vůbec neposílat a hledat ke svým partnerům či zákazníkům jinou cestu. Nic totiž nepokazí naši dobrou pověst tak jako pověsti, že terorizujeme své virtuální okolí nevyžádanou poštou. Čtěte více: Pozor na bezplatné internetové služby
ČLÁNKY DO MAILU