Jak zajistit, aby zaměstnanec odešel z firmy v dobrém? Odpovídají lidé z praxe

Lidé do firmy přicházejí a také odcházejí. Podnikatel.cz se již věnoval tomu, jak „nalodit“ nové zaměstnance. Je namístě vědět i to, jak jim dát naopak sbohem.

Více o „nalodění“, neboli onboardingu, čtěte v článku Co dělat ve firmě pro to, aby nováčci zase neutekli? Ptali jsme se lidí z praxe.

Zvládněte emoce a s odchodem pomozte

Podle Jaroslavy Rozbrojové, která je spolumajitelkou a senior konzultantkou ve společnosti HR link, vyvolá odchod zaměstnance pokaždé negativní emoce. Tvrdí, že výpověď znamená vstup do nekomfortní zóny, kde nebývá příjemně ani tomu, kdo výpověď přijímá, ani tomu, kdo ji dává. Velkým „strašákem“ pak bývá obava z reakce druhé strany, zda informaci přijme bouřlivě, s křikem a vyhrožováním nebo s lítostí a slzami – tohle jsou extrémní příklady, ale vyplývá z nich, že je to opět jen o emocích, objasňuje.

Zaměstnavatelům proto doporučuje vždy důkladně zvážit, z jakého důvodu chtějí konkrétnímu člověku dát výpověď a připravit si argumenty. A věc vyřídit osobně, z očí do očí. Nezřídka se totiž stává, že zaměstnavatel připraví výpověď a někdo ji bez jakéhokoliv vysvětlení zaměstnanci předá. Chceme-li dosáhnout situace, která nezpůsobí ztrátu dobrého jména firmy, musíme výpověď řešit osobně, a to tak, že by ji měl zaměstnanci předat s odůvodněním přímý nadřízený, vysvětluje přístup, který se podle ní firmě vyplatí. Není podle ní od věci, když se takové schůzky zúčastní také personalista, který může situaci usměrnit a korigovat.

Podobný přístup doporučuje i v případě, že je to zaměstnanec nebo zaměstnankyně, kdo se rozhodne z firmy odejít. I jim se vyplatí zformulovat si důvody odchodu, předat výpověď přímému nadřízenému nebo nadřízené a klidně vzít na schůzku někoho dalšího, například personalistu – a to pro utlumení případné bouřlivé reakce.

Více k tématu emocí se dočtete v článku Emoce jsou nakažlivé. Poznejte, jak ovlivňují vaše lidi i firmu.

Pokud zaměstnanec neodchází z vlastního rozhodnutí, považuje Jaroslava Rozbrojová navíc za vhodné nabídnout mu také pomoc při hledání nového pracovního místa a uplatnění – tedy tak zvaný outplacement. Znamená to nasměrovat ho na trhu práce, pomoci mu s přípravou životopisu a podobně. Personalistovi by tato činnost neměla zabrat mnoho času, protože je v ní zběhlý, ve výsledku bude mít zaměstnanec, který odchází, ještě i dobrý pocit z toho, že dostal něco navíc, že se o něj firma postarala, říká.

Komunikujte přímo, mailem či osobně

Ovšem ani sebelépe zvládnutý odchod zaměstnance ještě automaticky nemusí zabránit tomu, aby se firmou šířily drby a rozjela se šeptanda. Jak tedy celou věc komunikovat, aby se drbání pokud možno zabránilo? Marek Velas, trenér a kouč HR komunity z Edufactory, také doporučuje zvolit přímou a pozitivní komunikaci, bez příkras a bez osobních poznámek na účet odcházejícího člověka a jeho práce. Je podle něj třeba se k tématu odchodu později nevracet a považovat odchod za definitivní. Ve firmách, kde pomáháme s offboardingem, tedy odchodem zaměstnanců, se typ komunikace používá podle velikosti týmu, pozice odcházejícího zaměstnance ve firemní hierarchii a jeho známosti ve firmě. Standardem je komunikace odchodu e-mailem. Obvyklá je osobní komunikace manažera v týmu a osobní vysvětlení důvodů odchodu, doplňuje konkrétní doporučení.

Více o tom, jak odchodu případně zabránit, čtěte v článku Co dělat, aby vám zaměstnanci nedali sbohem? Zaplaťte je a buďte otevření.

Dobře zvolená komunikace je ostatně důležitým nástrojem pro udržování atmosféry ve firmě, jak připomíná Jaroslava Rozbrojová. Při předání výpovědi by si obě strany měly dohodnout pravidla toho, jak a kdy bude odchod zaměstnance komunikován, dodává. Podrobněji vysvětluje, že může zaměstnavatel například požádat zaměstnance, aby po nějakou dobu informace o svém odchodu v týmu nesděloval. Informace o ukončení spolupráce by pak měla proběhnout ze strany nadřízeného, a to směrem ke všem lidem v týmu, případně do celé firmy formou e-mailu nebo osobním sdělením na poradě, uvádí.

Nezapomeňte na rozlučku a poděkování

A to s tím, že jednou z užitečných věcí, co se odchodu zaměstnanců týká, je také individuální přístup. Každý je totiž jiný a na různých pracovištích nebo v různých týmech panuje různá atmosféra. To pak také ovlivní způsob, jak se firma s odcházejícím člověkem rozloučí. Můžete vzít zaměstnance na společný oběd. Rozhodně nezapomeňte se poslední den se zaměstnancem osobně rozloučit a poděkovat mu za jeho práci. Pokud jste nadřízený a výpověď podal podřízený, který byl výborným členem týmu, nezapomeňte mu sdělit, že kdyby se v budoucnu cokoliv změnilo, dveře jsou pro něj otevřené. Tím dáte najevo svoji spokojenost s jeho prací i osobou, říká Jaroslava Rozbrojová.

Jak upozorňuje Marek Velas, v mezilidské rovině je potřeba udělat pro hladký odchod zaměstnance ve firmě vše, co je v silách vedoucích či personalistů. Pro rozumná a klidná řešení totiž podle něj hovoří možné negativní reference zaměstnance například na sociálních sítích v případě, že se něco zvrtne. Navíc platí, že pokud se necháme strhnout emocemi, situaci obvykle zhoršujeme. Stejně důležitá je nezatíženost emocemi směrem do týmu. I malá rozlučka spojená s kávou, s poděkováním a podanou rukou je více než nic, připomíná. A to s tím, že je třeba myslet i na to, jak způsob a průběh odchodu vnímají zaměstnanci, kteří zůstávají.

Pokud vás pomlouvá, zůstaňte otevření

Jenže co když někdo přes všechnu snahu nakonec stejně odejde ve zlém? Jak na to reagovat uvnitř firmy, aby to nemělo negativní dopad na tým, firemní atmosféru a spolupráci? Podle Jaroslavy Rozbrojové je v každém případě potřeba vynaložit úsilí na to, aby odchod nebyl zatížený negativními emocemi. Pokud se něco takového přesto stane, je potřeba ve firmě rychle reagovat. Doporučuji, aby se nadřízený dohodl s personalistou na definování důvodu, argumentaci a obratem příslušnou situaci do firmy komunikovali. Nadřízený by měl pak ještě nejbližším kolegům osobně vysvětlit situaci a dát jim prostor pro dotazy, popisuje vhodný postup.

O otevřené komunikaci čtěte více v článku Pořád ve firmě něco tajíte? Pak živíte očekávání a zaděláváte si na problémy.

Ale pokud věc zajde až tak daleko, že se negativní informace objeví na veřejnosti, třeba prostřednictvím sociálních sítí, které si rozezlený zaměstnanec vezme za spojence, bývá, jak tvrdí Marek Velas, řešení složité a vyžaduje čas. Je však podle něj potřeba postupovat racionálně a i veřejně pracovat se skutečnými důvody odchodu. A komunikovat i přínosy odcházejícího zaměstnance. V případě, že atmosféra v týmu není dobrá, obvykle bývá normou svolání celého týmu a osvětlení důvodu pro odchod kolegy. Není však vhodné nijak detailně „pitvat“ důvody odchodu nebo se stále vracet do historie. Zde platí, že méně je více, dodává. Připomíná však také, že i nepříjemný odchod kolegyně nebo kolegy je možné ve firmě nakonec přetavit v něco dobrého. A v případě hlubokých dopadů na týmovou morálku lze použít i služeb externistů. Ti mohou během týmových či individuálních rozhovorů zjistit náladu v týmu a pomoci ji zlepšit, například nějakou teambuildingovou aktivitou, uzavírá.