Jak zohlednit zapomenuté doklady v daních a účetnictví?

Pokud jste považováni za účetní jednotku, vztahuje se na vás povinnost vést účetnictví. Účetnictví potom funguje na několika základních principech, mezi něž patří i tzv. akruální princip. Co dělat, když se v novém účetním období objeví náklad nebo výnos, který ale věcně a časově souvisí ještě s předchozím účetním obdobím?

Akruální princip

Účetní jednotky jsou povinny vést účetnictví. Tato povinnost je uložena zákonem o účetnictví, který mimo jiné definuje, kdo účetní jednotkou je a v jakém rozsahu je tato účetní jednotka povinna vést účetnictví. Účetnictví jako takové funguje na několika základních principech a zásadách, které je zapotřebí při jeho vedení dodržovat.

Mezi základní zásady patří například zásada pravdivého a věrného zobrazení účetních informací – tedy položky, které jsou v účetnictví vyobrazeny, musí odpovídat skutečnosti. Mezi další zásady patří například zásada účetní jednotky a jejího neomezeného trvání, zásada periodicity, zásada bilanční kontinuity a další zásady.

V účetnictví se musí zobrazovat jen takové účetní operace, které věcně a časově souvisí s daným účetním obdobím, a to bez ohledu na to, zda je s těmito účetními operacemi doprovázen tok peněžních prostředků. V této souvislosti je zapotřebí rozlišovat pojem náklad a výnos, příp. výdej a příjem.

Pokud se v účetnictví objeví doklad, který souvisí s obdobím minulým anebo naopak budoucím, je zapotřebí tyto účetní případy časově rozlišit pomocí účtů časového rozlišení. V případě, že by naopak účetní jednotka věděla, že do daného období patří jednoznačně náklad nebo výnos a nemá k těmto účetním případům potřebné doklady, musí účetní jednotka účtovat o dohadných položkách.

Náklady a výnosy

Náklady jako takové představují vstupy – spotřebu služeb, práce a ostatních prostředků, které jsou vyjádřeny v peněžních prostředcích. Náklady nemusí nutně souviset se skutečným odlivem peněžních prostředků. Typický náklad, který v okamžiku jeho vzniku s odlivem peněžních prostředků nesouvisí, je odpis majetku.

Zatímco náklad nesouvisí s odlivem peněžních prostředků, výdaj ano. Výdajem je potom typicky například úhrada dodavatelské faktury, úhrada mezd nebo zaplacení zálohy. Zatímco v účetnictví je základ daně zjišťován jako rozdíl mezi náklady a výnosy, u podnikatelů, kteří vedou daňovou evidenci, tvoří základ daně rozdíl mezi příjmy a výdaji.

Za výnosy jsou potom považovány výstupy účetní jednotky, které společnost vyprodukovala za určité období v rámci své ekonomické činnosti. I zde není podstatné, zda je výnos doprovázen příjmem peněžních prostředků či nikoli. Příjem jako takový už potom souvisí přímo s peněžním tokem. Za typický příjem je považována například úhrada odběratelské faktury.

Účty časového rozlišení

Účty časového rozlišení slouží k tomu, aby v daném účetním období byly zaúčtovány jen ty účetní operace, které s daným obdobím věcně a časově souvisí. Pokud se daný účetní případ týká jiného účetního období, je zapotřebí je časově rozlišit.

Aby bylo možné na účtech časového rozlišení daný účetní případ zaúčtovat, je zapotřebí znát částku, účel a období, do kterého účetní případ spadá. Nejčastější účty pro časové rozlišení nákladů a výnosů jsou používány následující:

• Náklady příštích období – faktura obdržena v běžném účetním období, avšak se týká až následujícího účetního období (např. nájemné hrazené dopředu)
• Výdaje příštích období – náklady běžného období, které budou uhrazeny až v následujícím účetním období (např. nájemné hrazené pozadu)
• Výnosy příštích období – účetní případ zaúčtovaný v běžném období, které se však týká následujícího účetního období (např. fakturace za služby dopředu)
• Příjmy příštích období – výnos běžného období, jehož úhrada nastane až v následujícím účetním období (např. fakturace za služby pozadu).

Od účtů časového rozlišení je však zapotřebí odlišit dohadné účty.

Účtování o dohadných položkách

O dohadných položkách se účtuje také v souvislosti s dodržováním akruálního principu při vedení účetnictví. Dohadné položky se použijí pro zaúčtování nákladu nebo výnosu, které účetně patří do běžného období, avšak nemohou být v daném období zaúčtovány, protože k nim není k dispozici účetní podklad.

Aby mohl být tento výnos nebo náklad zaúčtován do běžného období a promítla se tak tato účetní operace do hospodářského výsledku, musí být částka odhadnuta. Tvoří se tzv. dohadné položky. Při tvorbě dohadných položek se vychází z kvalifikovaného odhadu, příp. ze známých skutečností, jako je historická zkušenost účetní jednotky a jiné faktory.

Typicky se tvoří dohadné položky na spotřebu energií, kdy jsou v průběhu účetního období hrazeny zálohy na tyto dodávky, avšak vyúčtování bývá provedeno až v následujícím účetním období.

Uzavřené účetnictví a zapomenuté doklady

Běžně se však stává, že se v účetnictví objeví doklad v okamžiku, kdy je již účetnictví předchozího roku uzavřené. V takovém případě se jedná o náklad, který však dle zákona o daních z příjmů není daňově uznatelný v tomto účetním období. Pokud zaúčtování tohoto účetního případu přichází před sestavením přiznání k dani z příjmů, je možné tyto náklady a výnosy zohlednit v daňovém přiznání mimo účetně.

Pokud by se jednalo o zapomenutou nákladovou fakturu, zaúčtuje se tato faktura v následujícím účetním období jako náklad a v daňovém přiznání předchozího roku se uvede jako položka snižující základ daně na řádku 112 daňového přiznání. V daňovém přiznání za následující účetní období, ve kterém je tato položka zaúčtována, se následně upraví základ daně na řádku 30 daňového přiznání jako částka, která již byla zachycena v daňovém přiznání jako položka snižující základ daně.

Obdobně by tomu bylo při zapomenutém účtování o výnosech. Pokud se v následujícím období objeví výnos, který však věcně a časově souvisí s uzavřeným účetním obdobím, uvede se tento výnos na řádku 20 daňového přiznání. V následujícím období, ve kterém je výnos zaúčtován, bude zohledněna v daňovém přiznání na řádku 112 jako výnos, který byl již zdaněn v daňovém přiznání za předchozí účetní období.

Účet jiného výsledku hospodaření

Zapomenuté náklady a výnosy předchozího období však mohou být zohledněny ne jako náklady nebo výnosy v daném období, ve kterém je o nich účtováno a následně by byly zohledněny v daňovém přiznání, ale lze je zaúčtovat na účet jiného výsledku hospodaření. Účet jiného výsledku hospodaření by měl být použit v případě, že se jedná o náklady a výnosy minulých účetních období, která jsou významná. Hranici významnosti si však určuje účetní jednotka sama.

Pokud by byla například zaúčtována v běžném období faktura, která se týká minulého účetního období, může být tato faktura účtována následovně:

Pokud by se jednalo o fakturu výnosovou, která se týká minulého účetního období, promítla by se účetní operace v účetnictví následovně:

Při účtování na účtu jiného výsledku hospodaření je však potřeba myslet na to, že o jeho zůstatku, resp. o jeho zúčtování, musí  rozhodnout valná hromada, stejně tak jako o hospodářském výsledku běžného účetního období.