Jaké jsou možnosti při úředním ověřování listin a podpisů?

Kdy podnikatel nejčastěji využívá ověřování listin?

Například při zápisu do obchodního rejstříku, při vzniku, zániku, či změny obchodní společnosti, při plné moci pro dispozici s bankovními účty nebo třeba při žádosti o kopie listin ze sbírky listin katastru. Čtěte také: Jednání za podnikatele a jeho zastupování má svá pravidla

V rámci úředního ověřování se rozlišují dva různé správní úkony, a to ověřování kopií listin a dále pak ověřování podpisů:

• vidimace
• legalizace

Vidimaci nelze provést:

• jedná-li se o fotokopii listiny, jejíž jedinečnost nelze nahradit (např. občanského pasu, řidičského průkazu aj., dále nelze ověřovat fotokopie losů, vkladních knížek, šeků, směnek, geometrických plánů, rysů, technických kreseb aj.),
• je-li listina, z níž je vidimovaná listina pořízena, psána v jiném než českém nebo slovenském jazyce,
• je-li listina opatřena plastickým textem nebo otiskem plastického razítka,
• jsou-li ve vidimované listině změny, které by mohly zeslabit její věrohodnost,
• jestliže se vidimovaná listina doslovně neshoduje s listinou, z níž byla pořízena,
• není-li z vidimované listiny patrné, zda se jedná o prvopis, již ověřenou vidimovanou listinu, opis anebo kopii pořízenou ze spisu nebo stejnopis písemného vyhotovení rozhodnutí anebo výroku rozhodnutí vydaného podle zvláštního právního předpisu.

Co k tomu potřebujete?

Pouze listinu, kterou chcete ověřit.

Kolik vidimace stojí?

O provedení vidimace se provede záznam v ověřovací knize. Pokud úřad shledá, že nelze provést ověření, je povinen o tom na požádání písemně uvědomit dotčenou osobu a sdělit důvody, které k tomuto závěru vedly (§ 155 odst. 3 zákona č. 500/2004 Sb., správní řád). Správní poplatek za vidimaci každé stránky vidimované listiny činí 30 Kč. Správní poplatky stanovuje položka 4 a 5 sazebníku zákona o správních poplatcích.

Zdroj: Portál veřejné správy České republiky

Legalizaci nelze provést:

• jde-li o legalizaci podpisu ověřující osoby, která legalizaci provádí,
• je-li podpis vyhotoven jinými písmeny než písmeny latinské abecedy,
• jde-li o legalizaci podpisu na listině, která neobsahuje žádný text,
• jde-li legalizován podpis na listině, která je psána v jiném než českém nebo slovenském jazyce a není-li současně předložena v úředně ověřeném překladu do jazyka českého.

Co k tomu potřebujete?

Listinu, na které chcete ověřit podpis a platný průkaz totožnosti.

Kolik legalizace stojí?

Správní poplatek za legalizaci každého podpisu na listině činí 30 Kč. Tyto poplatky jsou určeny stejně jako v případě vidimace taktéž sazebníkem zákona o správních poplatcích, společné je také provedení záznamu v ověřovací knize. Nemůže-li žadatel číst nebo psát, provede se legalizace za účasti dvou svědků (§ 10 odst. 5 zákona o ověřování).

Zdroj: Portál veřejné správy České republiky

Kam si zajít pro ověření podpisu či kopie listiny?

Vidimaci i legalizaci provádí krajské úřady a matriční úřady, nebo také obecní úřady, které nejsou matričními úřady, ale jsou stanoveny k provádění vidimace vyhláškou č. 36/2006 Sb., o ověřování shody opisu nebo kopie s listinou. Nejčastěji se ověřují podpisy na různých kupních či darovacích smlouvách, na plné moci, na výpovědích ze spoření či pojištění, atd.

Zajímavostí, o které mnoho žadatelů o legalizaci či vidimaci neví, je taktéž provedení těchto správních úkonů na všech úřadech, které poskytují službu Czech POINT. Ověřit listinu či podpisy tak občané a podnikatelé mohou např. i na kontaktních místech Hospodářské komory či na pobočkách České pošty.

Pracoviště Czech POINT se aktuálně nachází v tomto počtu a na těchto místech:

• 5089 na obecních a městských úřadech
• 968 na pobočkách České pošty
• 51 na pobočkách Hospodářské komory ČR
• 426 u vybraných notářů

Pokud budou své ověření chtít provést notářem, tento úkon je hrazený ve stejné výši a podle stejné vyhlášky, jako na úřadech výše uvedených, to znamená třicetikorunovým poplatkem za každou ověřenou listinu i podpis.