Jaké jsou pro podnikatele výhody a nevýhody outsourcingu? Tady je přehled

Outsourcing neboli externí zajištění znamená vyčlenění služeb, činností, procesů nebo zdrojů mimo organizaci. 

Outsourcovat tak lze například účetnictví, finanční procesy, logistiku, zákaznický servis, personalistiku, právní služby, marketing, IT podporu nebo administrativní činnosti. 

Nejčastěji jde o ty části produkce, které nejsou pro firmu klíčovým byznysem. Jedná se o repetitivní operace, které nemají pro finální produkt žádnou přidanou hodnotu. Outsourcing se přitom netýká už jen velkých nadnárodních koncernů, ale i menších lokálních firem. 

Pro ty naopak může být nezbytností, jelikož mají napjaté rozpočty a jedná se o příležitost, jak ušetřit náklady. Nevyplatí se vaší firmě držet na danou oblast specialistu? Předejte proces expertům, outsourcujte ho, radí Jonathan Appleton, ředitel asociace ABSL, která v ČR sdružuje outsourcingová centra a centra podnikových služeb. Podle Jiřího Jemelky, výkonného ředitele společnosti J.I.P., pro firmy pak bude využití outsourcingu nadále stoupat kvůli nedostatku lidí na trhu práce.

Výhody a nevýhody

Firma si díky outsourcingu může snížit náklady a také zvýšit efektivitu a kvalitu, protože předává daný proces do rukou odborníků na konkrétní oblast. Ona se pak může více soustředit na hlavní činnost jejího podnikání. Velká výhoda outsourcingu spočívá v možnosti vybrat si z velkého množství specialistů, a to ať už lokálně či celosvětově. Nejste (většinou) limitovaní geografickou blízkostí jako u stálých zaměstnanců, a protože chcete outsourcovat specifickou službu, na kterou se firma specializuje, vyhnete se nákladnému školení vlastních zaměstnanců, popisuje Jana Fišerová z Family Bakery. 

Externí služby často pro firmu znamenají i možnost dostat se k nejmodernějším technologickým trendům a inovacím, které ony samy nemají z různých důvodů možnost implementovat. Mezi další výhody patří také jednodušší prognózování a kontrola výdajů, sdílení rizik a odpovědnosti s dalšími subjekty, respektive přenesení části zodpovědnosti a rizik na další subjekt. Odpadá i celá personální agenda. Jednoduše řečeno – zodpovědnost za sestavení dobrého týmu, práce s lidmi atd., je na poskytovateli outsourcovaného řešení – nikoli na zadavateli, dodává Martin Drlík, ředitel divize Randstad Inhouse Services. Toto však může být zároveň i nevýhodou, protože jak upozorňuje Jana Fišerová, kvůli outsourcingu pak nerozvíjíte lidský kapitál ve vlastní firmě. Při dlouhodobé nebo těsnější spolupráci však zadavatel může získat cenné know-how, nebo si dokonce převést vykonavatele pod svá křídla.

Při hledání nových zaměstnanců se vyhněte stereotypům a vsaďte na diverzitu. Více jsme o tom psali v článku Hledáte lidi a žádní nejsou? Zkuste podpořit rozmanitost a rozbít stereotypy

Vždy je třeba pamatovat na to, že si do firmy pouštíte cizího člověka, kterého logicky poznáváte mnohem delší dobu než interního zaměstnance, a je proto potřeba zvýšené opatrnosti v přístupech do systémů či know-how firmy. Navíc je zde také vyšší riziko jeho neloajálnosti, protože je motivován pouze odměnou. Také je potřeba zvýšená míra kontroly. V opačném případě vzniká riziko, že práce nebude provedena v nejvyšší možné kvalitě, případně že se takříkajíc „netrefí“ do firemních standardů či zásad, doplňuje Jiří Jemelka. 

K nejčastějším důvodům spojeným s riziky outsourcingu tak patří čas, kvalita a ztráta kontroly. Je potřeba myslet na to, že vaše nároky na kvalitu nemusí být stejné jako u outsourcingové firmy a nekvalitně odvedená práce vás může v lepším případě stát peníze, v horším pak zákazníka. Pokud je navíc potřeba outsourcovat jednotlivé zakázky pouze v případě objednávky zákazníka, je důležitým faktorem čas. Spoléháte na to, že vám outsourcovaná služba/zboží bude doručena podle vašich představ a včas, abyste uspokojili svého koncového zákazníka. Toto mohou být rizika tak velká, že se může spíše vyplatit integrovat úkon do vlastního výrobního procesu než ho outsourcovat, shrnuje Jana Fišerová.

Závislost na dodavatelích daných činností nebo řešení, a to obzvlášť v případě dlouhého dodavatelského řetězce, může být fatální pro další jeho části. S tím se pojí také nutné předání části agendy dalšímu subjektu a potenciálně menší přehled nad vlastní produkci v daných oblastech. Tato rizika tedy nutně zvažuje každá firma, která o outsourcingu uvažuje a samozřejmě se na jejich minimalizaci při výběru poskytovatele zaměřuje, dodává Martin Drlík.

Ptejte se odborníka v poradně Mzdové účetnictví

PhDr. Dagmar Kučerová

mzdový poradce

Položit dotaz

Jak se vyhnout nepříjemnostem?

Než se rozhodnete pustit do outsourcingu, je dobré učinit několik kroků a zamyslet se nad jeho aspekty. Martin Drlík radí konzultovat možnost outsourcingu s experty, modelovat si předem možné scénáře, udělat si use case a začít v menším rozměru a u okrajových činností. Také je podle něj důležité prověřit spolehlivost dodavatele, a to jak kvalitu práce, tak dodržování termínů, potřebné akreditace. I to, jak naplňuje etickou stránku podnikání. Dále je to i správné nacenění služby, kde se musí zakalkulovat volatilita trhu, potenciální rizika atd. Největší riziko je u outsourcování části činností, které mohou být pro danou firmu kritické, popisuje. 

Jana Fišerová zase doporučuje zvážit tyto otázky:

• Je outsourcovaná služba nebo úkon příliš vzdálený vašemu oboru?  
• Vyžaduje daný úkon speciální vybavení, které ve firmě nemáte a nedává finanční smysl ho pořizovat?
• Jsou zakázky vyžadující tento úkon natolik sporadické, že by školení a vybavení nebylo dostatečně využito a ztratilo by efektivitu? 

V případě kladné odpovědi pak podle ní stojí za to outsourcing zvážit. Avšak zda je outsourcing výhodný či nevýhodný pro vaši firmu, záleží na tom, co a od koho outsourcujete a proč. Pokud vyžadujete službu, která je nedílnou součástí výrobního procesu, pak je nesmírně důležitá kvalita a čas. Když outsourcujete služby, jako je účetnictví, pak spoléháte na integritu a znalosti účetní firmy, protože jejich případná nezodpovědnost má pro vás vážné důsledky. Pokud jsou hlavním důvodem pro outsourcing náklady a cena, pak zvažte, zda jste se kapacitou a nároky nepřiblížili limitu, od kterého outsourcing už nedává smysl a je lepší integrovat službu do vaší firmy, uzavírá.  

Smlouvami a jejich náležitostmi jsme se zabývali v článku 12 věcí, které určitě dejte do smlouvy o vytvoření webu

Firmy by si rozhodně měly dát pozor na smlouvu, tzv. SLA, Service Level Agreement (Smlouva o úrovni služby), ve které se definuje úroveň kvality a dostupnosti služeb, stejně jako finanční odměna. Velmi často firmy neví, na co se ve smlouvách zaměřit, a díky tomu nastávají kolize. Proces, který chce firma outsourcovat, musí nejdříve řádně standardizovat a popsat a následně definovat, kde začíná a kde končí kompetence dodavatele, vysvětluje závěrem Jonathan Appleton.