Jaké kroky čekají podnikatele při uzavírání daňové evidence za minulý rok?

Jaké evidence mohou podnikatelé využít?

Pokud máte jako podnikatel příjmy ze samostatné činnosti, musíte se rozhodnout, jakým způsobem budete své příjmy a výdaje evidovat. Jednou z možností je vedení tzv. daňové evidence, jejíž právní úprava je zakotvena v zákoně o daních z příjmů. Zákon o daních z příjmů definuje daňovou evidenci jako evidenci pro účely daně z příjmů a k následnému stanovení základu daně a daně z příjmů. Daňová evidence musí obsahovat informace o příjmech a výdajích, dále také o majetku a dluzích.

Pokud by podnikatelé nechtěli evidovat skutečné výdaje, mohou se rozhodnout, že budou uplatňovat tzv. paušální výdaje. Uplatňování paušálních výdajů je oblíbené zejména proto, že podnikatelé nemusí shromažďovat doklady a výdaje se jim stanoví automaticky procentem z dosažených příjmů. V závislosti na tom, jakou podnikatel vykonává činnost, uplatní také příslušné procento výdajových paušálů. Ani u paušálních výdajů se však nezbavíme povinnosti evidence. Při uplatňování paušálních výdajů musí poplatník evidovat své příjmy a také pohledávky a majetek.

Od roku 2021 je také hojně využíván režim paušální daně. Paušální daň je jedna souhrnná platba, která pokryje odvod na sociální a zdravotní pojištění a zároveň i platbu daně. Hlavní výhodou je, že pokud se poplatník přihlásí k paušální dani, nemusí potom podávat daňové přiznání ani přehledy na zdravotní a sociální pojištění. Povinností poplatníka však je evidovat příjmy, které během roku dosáhl, a také pohledávky k poslednímu dni zdaňovacího období. Paušální daň však lze využít pouze při splnění podmínek stanovených zákonem.

Některé podnikající fyzické osoby mohou nebo musí vést účetnictví. Pokud se poplatník rozhodne, že povede účetnictví, je toto rozhodnutí na jeho svobodné vůli. Existují ale případy, kdy je fyzická osoba povinna vést účetnictví. Zákon o účetnictví definuje, kdo je účetní jednotkou. Fyzické osoby jsou považovány za účetní jednotku a tedy mají povinnost vést účetnictví, pokud:

• jsou jako podnikatelé zapsáni v obchodním rejstříku.
• jejich obrat podle zákona o dani z přidané hodnoty v rámci podnikatelské činnosti přesáhl za bezprostředně předcházející kalendářní rok částku 25 000 000 Kč.
• jsou ostatními fyzickými osobami, které jsou podnikateli, a jsou společníky sdruženými ve společnosti.
• jsou ostatními fyzickými osobami, kterým povinnost vést účetnictví ukládá zvláštní právní předpis.

Daňová evidence

V rámci daňové evidence se evidují příjmy a výdaje, které souvisí s podnikatelskou činností. Poplatník je ale povinen evidovat i údaje o majetku a dluzích. Evidenci je potřeba vést v takovém členění, aby na základě sestavené evidence bylo možné zjistit základ daně. Za příjem se potom považují nejen peněžní příjmy, ale také příjmy nepeněžní. Typickým nepeněžním příjmem, se kterým se v rámci daňové evidence běžně setkáváme, jsou zápočty závazků a pohledávek.

Výdaje, stejně tak jako příjmy, mohou mít peněžní i nepeněžní formu. Za nepeněžní výdaje se považují nejen zápočty, ale také odpisy majetku a další operace, které nesouvisí přímo s odtokem peněžních prostředků.

Příjmy a výdaje se evidují v tzv. peněžním deníku (také deník příjmů a výdajů). Náležitosti peněžního deníku však nejsou podrobněji zakotveny v právních předpisech. Aby byl peněžní deník přehledný, měl by obsahovat minimálně informace o datu, popis transakce, rozdělení, zda se jedná o příjem nebo výdaj a zda tyto transakce ovlivňují základ daně.

Oceňování v daňové evidenci

Zákon o daních z příjmů stanovuje, že pro obsahové vymezení složek majetku v daňové evidenci se použijí zvláštní právní předpisy o účetnictví, pokud zákon nestanoví něco jiného. V případě ocenění majetků a dluhů v daňové evidenci se hmotný majetek (§ 29) a pohledávky (§ 5) oceňují dle zákona o daních z příjmů.

Ostatní majetek se oceňuje pořizovací cenou, pokud byl nabyt úplatně, případně vlastními náklady, pokud byl vytvořen vlastní činností. V případě bezúplatného nabytí vychází ocenění z ceny určené podle zvláštního právního předpisu upravující oceňování majetku, a to ke dni bezúplatného nabytí majetku.

Dluhy se v daňové evidenci oceňují jmenovitou hodnotou při jejich vzniku a v případě převzetí jejich pořizovací cenou. Peněžní prostředky a ceniny se oceňují jmenovitou hodnotou vždy.

Pokud by v rámci ekonomické činnosti došlo k pořízení pozemku, je součástí pořizovací ceny i porost, který se na pozemku nachází, pokud se nejedná o pěstitelský celek trvalých porostů dle definice uvedené v zákoně o daních z příjmů, bez stavby na něm zřízené.

V případě majetku, který je pořizován formou finančního leasingu, se do výdajů zahrnují výdaje související s pořízením majetku hrazené uživatelem.

Pokud dojde k úplatnému pořízení majetku a dluhů za jednu pořizovací cenu, musí se cena jednotlivých položek stanovit v poměrné výši k ceně jednotlivých složek majetku oceněných podle zvláštního právního předpisu, s výjimkou peněz, cenin, pohledávek a dluhů. „Je-li v případě úplatného pořízení majetku a dluhů, rozdíl mezi pořizovací cenou a oceněním tohoto majetku podle zvláštního právního předpisu, zvýšeným o hodnotu peněz, cenin, pohledávek včetně daně z přidané hodnoty, a snížený o hodnotu dluhů, záporný, postupuje se obdobně jako v případě záporného oceňovacího rozdílu při koupi obchodního závodu (§ 23).“

Uzavření daňové evidence

Uzavření daňové evidence není stanoveno v žádném právním předpisu. V rámci uzavírání daňové evidence by však měly být zahrnuty některé kroky, na základě kterých bude možné stanovit správný základ daně.

V rámci uzávěrky je tak nutné zkontrolovat, zda hotovostní pokladna nevykazuje záporný zůstatek a zda stavy bankovního účtu sedí na částku uvedenou na bankovním výpisu. Pokud podnikatel vede i cizoměnovou pokladnu nebo bankovní účet, je zapotřebí provést přepočet na české koruny.

Pokud podnikatel eviduje obchodní majetek, je zapotřebí prověřit, zda na něm nebylo provedeno technické zhodnocení a zda jsou vypočítány daňové odpisy. Obchodním majetkem se pro účely zákona o daních z příjmů rozumí „část majetku poplatníka, o které bylo nebo je účtováno anebo je nebo byla uvedena v daňové evidenci. Dnem vyřazení určité složky majetku z obchodního majetku poplatníka se rozumí den, kdy poplatník o této složce majetku naposledy účtoval nebo ji naposledy uváděl v daňové evidenci“.

V případě, že by na hmotný majetek byla tvořena rezerva, je zapotřebí kontrola její tvorby a navazujících povinností, případně zkontrolovat jejich čerpání. V neposlední řadě je zapotřebí zkontrolovat stav příjmů a výdajů, zda evidence odpovídá skutečnosti. V rámci uzávěrkových úprav se základ daně může snížit také o zůstatkovou cenu vyřazeného majetku nebo časové rozlišení finančního leasingu.

Pro poplatníky vedoucí daňovou evidenci ukládá zákon o daních z příjmů povinnost provést inventarizaci – tj. zjistit skutečný stav zásob, hmotného majetku, pohledávek a dluhů, a to k poslednímu dni zdaňovacího období. O provedené inventarizaci musí poplatník provést zápis a o zjištěné rozdíly upravit základ daně. Na základě uvedených údajů může poplatník sestavit přehled o příjmech a výdajích – tzv. výkaz majetku a dluhů. Povinnost sestavovat přehled však poplatníci nemají uloženou zákonem.

Po kontrolních krocích, které vedou k uzavření evidence, může poplatník stanovit základ daně. Zjištěný základ daně je však ještě podroben dalším úpravám, aby došlo ke správnému stanovení základu daně.

Archivace daňové evidence

Poplatník je povinen uschovávat daňovou evidenci za všechna zdaňovací období, pro která neuplynula lhůta pro stanovení daně. Obecně lze říct, že daňovou evidenci musí poplatník uschovávat minimálně po dobu tří let od termínu pro podání přiznání za zdaňovací období, pokud poplatník nevykazoval ztrátu. V případě, že poplatník vykázal ztrátu, prodlužuje se lhůta pro stanovení daně až na deset let – a tím se i prodlužuje lhůta pro úschovu daňové evidence.