Jaké nové povinnosti mají podnikatelé z důvodu povinného zřízení datových schránek?

Pozor nicméně na to, že s vlastnictvím datové schránky se pojí určité povinnosti. Podle § 72 odst. 6 daňového řádu totiž platí, že má-li daňový subjekt nebo jeho zástupce zpřístupněnu datovou schránku, která mu byla zřízena ze zákona, nebo zákonem uloženou povinnost mít účetní závěrku ověřenou auditorem, musí formulářové podání učinit pouze elektronicky.

Vzhledem k tomu, že od příštího roku budou mít ze zákona zřízenou datovou schránku všechny OSVČ, budou muset všichni podnikatelé podávat daňová přiznání elektronicky. Kromě daňového přiznání budou muset podnikatelé elektronicky podávat i přihlášku k registraci a oznámení o změně registračních údajů, včetně příloh, které jsou jejich součástí.

Řada OSVČ se však i příští rok (tedy přiznání za rok 2022) může vyhnout povinnému elektronickému přiznání. Platí totiž zároveň, že zřizování a zpřístupňování datových schránek bude probíhat postupně dle dikce zákona, tedy období od 1. 1. 2023 do 31. 3. 2023. Povinnost elektronické komunikace je přitom spojena se zpřístupněnou datovou schránkou. Jinými slovy, dokud OSVČ nebude mít datovou schránku zpřístupněnou, může klidně podat přiznání v papírové podobě.

Přečtěte si také:

Všem OSVČ se zřídí datové schránky, online přiznání se ale OSVČ mohou ještě vyhnout

Získání přístupu do datové schránky

K přístupu do datové schránky podnikající fyzické osoby (OSVČ) je vždy oprávněna ta fyzická osoba, pro kterou byla zřízena – jakožto držitel datové schránky. Naopak k přístupu do datové schránky právnické osoby je oprávněn člen statutárního orgánu právnické osoby nebo vedoucí organizační složky podniku zahraniční právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku, pro kterou byla datová schránky zřízena. Nadto každý podnikatel – nehledě na to, zda se jedná o OSVČ nebo právnickou osobu – má možnost zřídit přístupová oprávnění k datové schránce dalším pověřeným osobám nebo administrátorům tak, aby datovou schránku nemusely obsluhovat jen osoby oprávněné k tomu ze zákona (např. statutární orgány), které na takovou činnost mnohdy nemají časovou kapacitu, ale například administrativní pracovníci nebo asistenti. 

Přihlášení do datové schránky probíhá online skrze portál ministerstva vnitra, který je umístěný na adrese Mojedatovaschranka.cz, a to buď prostřednictvím přístupových údajů vydaných ministerstvem vnitra, nebo třeba prostřednictvím tzv. identity občana (např. bankovní identity, služby MojeID, eObčanky atd.). Prvotní přístupové údaje do datové schránky podnikatel, kterému bude datová schránka počátkem roku 2023 automaticky nově zřízena, obdrží od ministerstva vnitra doporučeně poštou, a to do vlastních rukou. Fyzickým osobám – podnikajícím (OSVČ) jsou prvotní přístupové údaje zasílány na adresu jejich sídla a právnickým osobám zapsaným v obchodním rejstříku jsou údaje zasílány na adresu místa bydliště statutárního zástupce právnické osoby uvedené v registru osob (obyvatelů).

Pokud má však fyzická osoba podnikající již zřízenou vlastní datovou schránku fyzické osoby, jako „nepodnikatel“, budou jí přístupové údaje do nově zřizované datové schránky doručovány datovou zprávou, namísto jejich zaslání na adresu sídla podnikatele. V případě, že si podnikatel přístupové údaje u nově zřizované datové schránky ve stanovené lhůtě nevyzvedne, případně je ztratí nebo získá podezření na jejich zneužití, může požádat o vydání nových přístupových údajů a „nevyzvednuté“ přístupové údaje jsou následně automaticky zneplatněny.

Doručování prostřednictvím datové schránky

Po zřízení datových schránek budou orgány veřejné moci podnikatelům doručovat písemnosti primárně prostřednictvím datové schránky. Z toho důvodu je důležité, aby si podnikatelé u nově zřízených datových schránek přístupové údaje, pokud možno, co nejdříve vyzvedli a datovou schránku pravidelně vybírali tak, aby je neminul žádný důležitý dokument, který jim může od orgánu veřejné správy být doručován – jako např. výzva soudu či finančního úřadu. Dokument, který byl do datové schránky dodán, je formálně doručen v okamžiku, kdy se do datové schránky přihlásí příslušná osoba, která má s ohledem na rozsah svého oprávnění k dodanému dokumentu přístup. 

Pokud se ve lhůtě 10 dnů ode dne, kdy byl dokument do datové schránky dodán, nikdo s patřičnými přístupovými oprávněními do datové schránky nepřihlásí, považuje se takovýto dokument ze zákona za doručený posledním dnem uvedené lhůty. Předmětná fikce doručení se neuplatní pouze v případě, kdy možnost náhradního doručení výslovně vylučuje zákon. V každém případě si lze v datové schránce nastavit automatické upozornění na příchozí zprávy prostřednictvím e-mailu tak, aby se podnikatel nemusel do datové schránky přihlašovat, pokud v ní nebude mít žádnou novou poštu, ale byl o nově příchozích zprávách vždy včas informován. 

Po odeslání určitého důležitého dokumentu (jako např. daňového přiznání příslušnému finančnímu úřadu) je vhodné si doručenku příslušného dokument stáhnout a uložit do vlastního samostatného úložiště. Pro případ potřeby budoucího prokázání, že k odeslání dokumentu příslušnému adresátovi k určitému datu opravdu došlo. Archivace odeslaných i doručených datových zpráv je totiž v datové schránce značně omezená a datové zprávy jsou ve schránce ukládány pouze dobou 3 měsíců od jejich doručení nebo odeslání – starší datové zprávy jsou ze schránky poté automaticky vymazány. 

Přečtěte si také:

Všem OSVČ se zřídí datové schránky, pozor na změny u fikce doručení

Cílem je zvýšit používání datových schránek

Hlavním cílem automatického zřizování datových schránek od roku 2023 všem podnikatelům by mělo být především zvýšení četnosti používání elektronické komunikace mezi podnikateli a státem prostřednictvím zavedeného systému datových schránek, a to např. v oblasti daní, sociálních služeb či soudnictví. Jelikož se jedná o velice jednoduchý, efektivní, rychlý, levný a spolehlivý prostředek komunikace, jehož širší využití ušetří státnímu rozpočtu řádově desítky milionů korun, je tlak od státu na používání datových schránek (pokud možno všemi) podnikateli zcela přirozený. 

Nadto datové schránky umožňují jednoduchou komunikaci nejen s orgány veřejné moci, ale i mezi podnikateli navzájem, a to prostřednictvím tzv. soukromých datových zpráv. Tyto jsou sice zpoplatněny, pořád jsou však výrazně levnější ve srovnání se zasíláním listinných zásilek, nemluvě o jejich rychlosti a spolehlivosti. Soukromé datové zprávy pak mohou být podnikateli využívány např. pro účely zasílání předžalobních výzev či jiných důležitých dokumentů, formální korespondence atd.