Je porada přežitkem nebo efektivním nástrojem řízení?

Porady jsou nezbytné pro vzájemnou komunikaci pracovníků managementu, ale i zaměstnanců ve výkonných pozicích. Zaměstnanci díky poradám získávají informace, podílejí se na řešení problémů a mohou se vyjádřit k vedení podniku.

Porady nejsou přežitkem, nemusí být jen nudnou zdlouhavou záležitostí. Při poradě lze dobře využít tvůrčího ducha všech pracovníků, pravidelné porady mohou vést k navázání osobních vztahů zaměstnanců. Díky poradám lze vytvořit dobrý pracovní tým. Zaměstnanci si totiž mohou vysvětlit všechna nedorozumění a zmatky, které vznikají hlavně díky špatné komunikaci.

Zorganizovat efektivní poradu je ale samo o sobě umění. Porada, která není předem dobře připravená, se stane pro mnoho účastníků ztrátou času. Čtěte více: Risk management jako neodmyslitelná součást firmy

Není porada jako porada

Důvody, proč svolat poradu, mohou být různé. Podle tohoto kritéria lze porady rozdělit na:

• formální,
• účelové,
• řešitelské,
• informační.

Formální porada je předem připravená. Vedoucí, který poradu svolává, si předem připraví program. Mezi formální porady patří pravidelná porada na úsecích, managementu atd. Jedná se o porady, které se často označují jako provozní.

Účelová porada se svolává bez předem daného pevného programu. Porada se může označit také jako operativní, protože se často svolává v reakci na určitou událost. Může být svolána například před obchodním jednáním, v případě nějakých nenadálých událostí atd.

Jak už sám název napovídá, řešitelská porada se svolává za účelem vyřešení aktuálního problému. Zvláštním druhem takové porady je i brainstorming. Brainstorming je speciální porada, jejímž cílem je vyprodukovat velké množství nápadů, myšlenek a postupů práce. Čím více nápadů, tím je větší šance nalézt správné řešení problému.

Informační porada je zaměřena na podání informací ostatním. Mezi informační porady mohou patřit i pravidelné ranní porady.

Jen připravená porada bude efektivní

Ať je porada jakákoli, vždy musí být manažer, který poradu povede, na jednání připraven. Porada se nesmí stát ztrátou času pro kohokoli z účastníků. Chaos a protahování vedou k rezignaci účastníků, nespokojenosti a pocitu zbytečnosti. Proto je potřeba předem stanovat cíl porady. Jasně definovaný cíl je základem úspěchu každé porady. Čtěte více: Jak si správně zorganizovat čas

V praxi se často setkáváme s tím, že hlavním cílem účastníků je jít co nejdříve domů, respektive poradu co nejrychleji ukončit. Taková porada je předem odsouzena k neúspěchu. Předem stanovený časový harmonogram je druhou nejdůležitější věcí, kterou je třeba předem stanovit. A pokud porada nenarušuje provoz podniku, je dobré stanovit čas konání raději na dopolední hodiny.

Příprava je nezbytná

Podnikatel by neměl podcenit přípravu na poradu. Příprava se bude odvíjet od druhu porady. Vždycky by měl vyřešit základní otázku, proč vlastně poradu svolává, jaký je její úkol, cíl. Kdo se bude porady účastnit, kdo poradu povede, jaká budou témata k řešení a diskuzi. Vhodné je si předem připravit veškeré materiály. Čtěte více: Pořiďte si online kalendář, synchronizovat se dá i s pracovním

Program porady

Program porady by neměl být pro nikoho překvapením. Velmi vhodné je seznámit účastníky s programem i několik dní dopředu, aby se na samotnou poradu mohli připravit, nachystat si podklady, potřebné údaje apod.

Program setřídíme logicky. Témata, která spolu souvisí, navazují i v programu. Počet témat programu porady by měl být úměrný času, který je pro poradu vymezený. Každé téma lze diskutovat maximálně 45 minut. Příliš dlouhé projednávání jednoho tématu může vést k pasivitě účastníků, kteří neudrží pozornost a pomalu „odpadávají“. Čtěte více: Klíčovým článkem každé společnosti je její zaměstnanec

Účastníci porady

Porada má svého předsedajícího, který udržuje poradu v rychlém běhu, poradu řídí, probírá témata z programu a snaží se vtáhnout do diskuze všechny účastníky. Po skončení porady provádí vlastní hodnocení. Hodnotí, zda opravdu porada přinesla to, co měla. Sebekriticky hodnotí, zda dal všem účastníkům možnost se vyjádřit. Hodnotí i to, zda účastníci přišli na poradu připraveni a jestli byl dodržený časový limit.

Účastníci mohou také značně ovlivnit efektivitu porady. Jak už bylo řečeno, měli by znát cíl a program porady a přijít na poradu připraveni. Při poradě se očekává aktivita účastníků. Připravený účastník se pak vyjadřuje rychleji, jasně a k věci. Čtěte více: Chvalte veřejně, kritizujte mezi 4 očima

Hlavním úskalím všech účastníků je plýtvání časem ostatních. A to nejen při samotné poradě. Už při zahájení porady se setkáte s opozdilci. Než se všichni sejdou, odskočí si ještě něco vyřídit ti, co přišli včas, a minuty běží. Vůbec nejhorší variantou je, že mezi opozdilce patří samotný předsedající. Pozdní zahájení porady patří mezi zlozvyky. Důslednost při zahájení porady je nezbytná. Nejlepším opatřením je, že se opozdilcům přiřadí úkol navíc. Poslední opozdilec může například sepsat zápis z porady, distribuovat materiály potřebné k poradě atd. Tvrdým, avšak účinným opatřením je finanční pokuta za každou minutu zpoždění. Na druhou stranu je vhodné dodržet celkový časový harmonogram programu. Nepřipouštět žádné časové ztráty. Začínat a končit poradu včas. Čtěte více jak správně nastavit motivační programy. 

Ptejte se odborníka v poradně Mzdové účetnictví

PhDr. Dagmar Kučerová

mzdový poradce

Položit dotaz

Konflikt při poradě

Konflikt na pracovišti při poradách není nic neobvyklého. Konflikt nelze vyřešit tím, že se sporné téma přeskočí. Je vysoká pravděpodobnost, že nevyřešený konflikt naruší i příští poradu. Vhodnější než nechat konflikt nevyřešený je systematicky probrat všechna pro a proti. A neignorovat ani emoce a pocity účastníků.

Některým konfliktům lze i předcházet. Každý člověk je jiný a mezi účastníky se může najít hádavý typ. Pravidlem však je nikdy se od takového účastníka nenechat vtáhnout do hádky. Hádka může zcela narušit týmovou práci a vztahy a vrátit účastníky znovu na začátek práce. Čtěte více: Mobbing musí být ukončen ihned v jeho počátku

Zvláštní typ porady – „bouře mozků“

Brainstorming je manažerská technika, kterou lze v přesném překladu označit jako „bouři mozků“. Zakladatel brainstormingu, Američan Alex Osborne (1888 – 1966), marketingový ředitel a novinář, tuto techniku používal již v roce 1939.

Cílem brainstormingu je vyprodukovat v krátkém čase spoustu myšlenek a nápadů. Podnikatel svolá poradu, na které nadhodí problém k řešení. Lidé, kteří jsou účastníky takové porady, pak bez ladu a skladu říkají své nápady, názory na téma. Problémem je, že účastníci musí mnohdy nejprve překonat sami sebe. Někteří se obávají kritiky, snaží se o autocenzuru a nemají dostatek sebedůvěry. Jsou příliš uzavření a nechtějí říkat nahlas své nápady. Čtěte více: Tvrdost v řízení neznamená vždy výhru, kamarádství taky ne

Abychom navodili správnou atmosféru pro tento zvláštní typ porady, je nutno dodržovat základní pravidla a zásady brainstormingu:

• zakažte kritiku – nikdo nebude kritizovat nápady druhého,
• popusťte uzdu fantazii – i na první pohled nesmyslné nápady mohou inspirovat jiného k řešení,
• vygenerujte co největší počet nápadů – když diskuze upadá, znovu podpořte účastníky, žádejte ještě alespoň jeden nápad od každého,
• zapomeňte na firemní hierarchii – při brainstormingu neexistují vztahy podřízenosti a nadřízenosti, všichni si mohou dovolit říci cokoli.