Je virtuální sídlo společnosti legální? A jaké má výhody a nevýhody?

Společnost pronajímané prostory zpravidla fyzicky vůbec neužívá (výjimkou bývá většinou krátkodobý či „hodinový“ pronájem např. zasedacích místností pro příjem klientů) a na jedné adrese tak mohou mít své sídlo stovky, či dokonce tisíce společností. Využívání virtuálního sídla je dle občanského zákoníku i živnostenského zákona zcela legální a není se tak třeba obávat jakéhokoliv postihu či pokuty za jeho zřízení.

Čtěte poslední známá čísla o počtu firem na virtuálních adresách: Každá osmá firma v ČR má sídlo na virtuální adrese. Víme, kde jich je nejvíc

Někteří podnikatelé se v minulosti pokoušeli využívat zřízení virtuálního sídla ve větších městech s cílem snížení rizika případné daňové kontroly. Tyto snahy jsou však již několik let téměř bezpředmětné, jelikož všechny finanční úřady jsou nyní již oprávněny kontrolovat podnikatele bez ohledu na jeho sídlo. Současně ustanovení § 429 odst. 2 občanského zákoníku jednoznačně stanoví, že pokud podnikatel uvádí jako své sídlo jiné místo než své sídlo skutečné, může se každý (tedy i finanční úřad) dovolat jeho skutečného sídla – tedy sídla, ve kterém tento podnikatel fyzicky vykonává svou činnost.

Povinnosti spojené se zřízením virtuálního sídla

Se zřízením sídla společnosti, tedy i sídla virtuálního, se samozřejmě pojí některé povinnosti, které vyplývají buď ze zákona, nebo jen z pouhé skutečnosti, že společnost musí na adrese svého sídla zapsaného v obchodním rejstříku přijímat korespondenci a řešit další administrativní záležitosti. Jednou ze zákonných povinností plynoucích z ustanovení § 31 živnostenského zákona je povinnost společnosti viditelně označit obchodní firmou (tj. svým názvem) a identifikačním číslem osoby objekt, v němž má sídlo. Společnosti tak mají ze zákona povinnost na nemovitostech, v nichž se jejich sídlo nachází, vyvěsit tabulku alespoň s těmito informacemi, jinak jim může hrozit pokuta až do výše 100 000 Kč. Tato povinnost se samozřejmě vztahuje i na virtuální sídla společností.

Čtěte také: Stovky firem byly vloni daňově vystěhovány. Kdy k tomu může berňák přistoupit?

Podnikatel je podle živnostenského zákona také povinen na žádost živnostenského úřadu prokázat právní důvod pro užívání prostor, v nichž má na území České republiky sídlo. Zpravidla se bude jednat o tzv. souhlas vlastníka nemovitosti s užíváním sídla na předmětné adrese, který by společnost měla mít vždy k dispozici. V neposlední řadě musí společnost určitým způsobem zajistit i přebírání a včasné přeposílání korespondence, která se v jejím virtuálním sídle bude postupem času bezesporu hromadit. Tuto službu většina poskytovatelů virtuálních sídel za poplatek standardně nabízí a určitě je dobré ji v případě zřízení virtuálního sídla využít. Především z toho důvodu, že některá korespondence (například od soudů či úřadů) může být důležitá, naléhavá či navázaná na určitou lhůtu a její včasné vyřízení tak může být pro společnost klíčové.

Výhody a nevýhody virtuálního sídla

Výhody zřízení virtuálního sídla společností jsou vskutku nemalé, zejména pro podnikatele nebo společnosti, které nepotřebují pro svou činnost stálou kancelář, avšak prestiž adresy jejich sídla je pro ně podstatným aspektem pro zisk nové klientely. Do této skupiny podnikatelů patří např. kreativní agentury, společnosti poskytující grafický design, PR agentury, holdingové společnosti atp. Jednou z hlavních výhod virtuálního sídla je totiž značná úspora nákladů ve srovnání se standardním pronájmem kanceláře, jakož i reprezentativní adresa sídla (např. v centru Brna či Prahy). Za virtuální sídlo totiž dnes podnikatelé platí řádově jen několik stovek korun měsíčně.

Ochrana virtuálních sídel před daňovou kontrolou pomalu mizí v nenávratnu. Podnikatelům navíc hrozí označení nespolehlivého plátce. Více v článku Využíváte virtuální sídlo? Připravte se na přísnější kontroly finančních úřadů

Řada poskytovatelů virtuálních sídel dnes v rámci svých služeb standardně nabízí i příjem a přeposílání pošty, přítomnost recepční pro kontakt s návštěvníky společnosti nebo možnost krátkodobého pronájmu zasedacích či kancelářských místností. Tyto výhody virtuálního sídla jsou tak v mnoha ohledech schopny téměř plnohodnotně nahradit výhody stálé kanceláře.

Nevýhodou virtuálního sídla může být naopak nespolehlivý poskytovatel, který nebude řádně plnit své povinnosti a služby, které si u něho objednáte (včetně např. včasného přeposílání pošty). Takovéto riziko bezesporu existuje a může podnikateli přinést značné problémy. Na druhou stranu by při dostatečné obezřetnosti měl být výběr spolehlivého poskytovatele (vzhledem k jejich vysokému počtu) velice reálný. 

Další překážku pro zřízení virtuálního sídla určitě představuje i skutečnost, že na některých adresách (zejména v centru Prahy) sídlí už tisíce společností. Prestižní adresa v takovém případě naprosto ztrácí svůj smysl, jelikož pokud potenciální klient společnosti nahlédne do obchodního rejstříku a tuto skutečnost zjistí, existuje značná pravděpodobnost, že jej to od uzavření obchodu se společností odradí. Firmy s virtuálním sídlem jsou v neposlední řadě finančními úřady také v praxi kontrolovány častěji než běžné firmy se sídlem ve stejné obci, což také může být argumentem proti zřízení virtuálního sídla.

Zřiďte si virtuální sídlo na méně prestižní adrese a levněji

Virtuální sídla jsou v dnešní době u mnoha společností velmi oblíbená. Dá se proto říci, že výhody virtuálního sídla pro určité typy podnikatelů jednoznačně převyšují jeho nevýhody, pokud je poskytovatel virtuálního sídla spolehlivý a na stejné adrese současně nesídlí stovky nebo tisíce dalších firem. Vzhledem k velkému počtu poskytovatelů virtuálních sídel tak určitě stojí za zvážení, zda si případné virtuální sídlo nezřídit na o něco méně prestižní adrese s menším počtem registrovaných subjektů, která společnosti zajistí o poznání věrohodnější obraz v očích potenciálních obchodních partnerů.