Je vytištěný doklad zaslaný mailem ve formátu pdf daňovým dokladem?

V předchozím článku věnovaném zajištění věrohodnosti původu, neporušitelnosti obsahu a čitelnosti daňových dokladů, popisoval server Podnikatel.cz, jak v praxi zajistit tato pravidla fakturace po novele zákona o dani z přidané hodnoty. A to od okamžiku vystavení dokladu až do konce lhůty stanovené pro jeho uchování. Nyní se zaměříme na uchovávání dokladů v listinné i elektronické podobě a převody z elektronické podoby do listinné a opačně.

Čtěte více: Jak na daňové doklady po novele zákona o DPH?

Zrovnoprávnění listinných a elektronických dokladů

Autor: www.isifa.com

Změny zákona o DPH směřují k zjednodušení vystavování dokladů v elektronické podobě. 

Poukazuje se na skutečnost, že od roku 2013 došlo k zrovnoprávnění daňových dokladů v listinné a elektronické podobě. Na první pohled se však může zdát, že stávající situace není vůbec jednodušší. Novela zákona o DPH účinná od 1. ledna 2013 přinesla v oblasti vystavování a archivace daňových dokladů změny, které podle mého názoru směřují ke zjednodušení vystavování dokladů v elektronické formě a určitému zrovnoprávnění elektronických a listinných daňových dokladů, míní Petr Toman, ředitel oddělení nepřímých daní společnosti KPMG. Vysvětluje, že zákon již nestanoví přesná pravidla pro zabezpečení “důvěryhodnosti” elektronického daňového dokladu tak, jak to činil v letech minulých požadavkem podepsání dokladu uznávaným elektronickým podpisem nebo jeho označením uznávanou elektronickou značkou nebo požadavkem na zaručení věrohodnosti původu a neporušitelnost obsahu elektronickou výměnou informací (EDI). Novela dnes pouze obecně stanovuje požadavek na zajištění věrohodnosti původu a neporušitelnosti obsahu daňového dokladu od jeho vystavení po celou dobu jeho archivace.

Podle Petra Tomana je tedy možné obecně konstatovat, že novela zákona o DPH možnost využití daňových dokladů v elektronické formě v porovnání s předchozí úpravou rozšiřuje. Ovšem v případech, kdy nebude využito tradičních forem zajištění jejich “důvěryhodnosti”, může klást na plátce další požadavky. Na druhou stranu je nutno uvést, že stejné požadavky (zajištění věrohodnosti původu a neporušitelnosti obsahu) klade zákon o DPH i na daňové doklady v listinné podobě. Plátci by proto měli věnovat zvýšenou pozornost uchovávání dalších dokladů prokazujících uskutečnění příslušných plnění ve vazbě na daňové doklady, varuje Toman.

Vystavování daňových dokladů

Daňové doklady se tedy vystavují v listinné nebo elektronické podobě. Elektronickým dokladem je myšlen doklad, který je vystaven i obdržen elektronicky. Ovšem osoba, pro kterou se plnění uskutečňuje, musí s použitím daňového dokladu v elektronické podobě souhlasit (respektive musí souhlasit s vystavením v elektronické podobě, předáním, zpřístupněním i uchováním takového dokladu). Elektronický doklad samozřejmě není možné nikomu nutit. Souhlas může být formální i neformální, ale akceptuje se i takzvaný tichý souhlas, který příjemce dokladu projeví sám o sobě přijetím, zpracováním a zúčtováním takového dokladu.

Náležitosti daňových dokladů jsou stanoveny v § 29 zákona o DPH. Obsah daňového dokladu v listinné i elektronické podobě musí zůstat po celou dobu neporušen, proto se po novele zákona o DPH s účinností od 1. ledna 2013 na daňový doklad nic nedoplňuje.

Zákon o dani z přidané hodnoty popisuje v § 31 až 32 zvláštní daňové doklady, kterými jsou splátkový kalendář, platební kalendář, souhrnný daňový doklad a doklad o použití.

Předávání a uchovávání daňových dokladů

Předávání daňových dokladů v listinné a elektronické podobě se samozřejmě liší. Zákon úschovu dokladů nově popisuje v ustanovení 35 a 35a. V listinné podobě je doklad fyzicky převzat nebo odeslán a zanesen do účetnictví. Tady je auditní stopa zjistitelná mimo jiné i originálem daňového dokladu (použitým papírem – vodoznak, logo, podpis, razítko apod.).

Při uchovávání daňových dokladů je důležité, aby požadované základní vlastnosti tj. věrohodnost původu, neporušitelnost obsahu a čitelnost, byly splněny po celou dobu jejich života (od vystavení do konce lhůty pro jejich uchovávání). Ta činí 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se zdanitelné plnění uskutečnilo. Generální finanční ředitelství upozorňuje, že vzhledem ke způsobu počítání této lhůty (od konce zdaňovacího období, ve kterém se zdanitelné plnění uskutečnilo) by zvolená technologie pro vytvoření spolehlivé auditivní stopy měla mít stálost alespoň 11 let. 

Komplikovanější situace je u elektronických dokladů. Ty jsou odeslány a přijaty prostředky elektronické komunikace (např. e-mail, datová schránka, internetový přenos EDI WAN), a to včetně autorizace a zabezpečení (uznávaný elektronický podpis, doručení datovou schránkou, časové razítko). V této podobě jsou elektronické doklady následně zaneseny do účetnictví. Auditní stopa je potom zaručena souhrnem prostředků elektronického zabezpečení. 

Při zpracovávání a uchovávání elektronických dokladů musí být elektronicky uchována rovněž data, která zaručí základní vlastnosti (věrohodnost a neporušenost). Tím jsou myšleny například certifikáty, podpisové certifikáty, klíče nebo jiné šifrovací prostředky. Zjednodušeně řečeno, je třeba zaručit totožnost osoby, která doklad vystavila a dále, že jeho obsah nebyl změněn.

U dokladů v listinné podobě nesmí dojít k jejich porušení či znehodnocení vlivem nevhodného uchovávání (teplota, vlhkost apod). Z důvodu uchovávání daňové subjekty tyto doklady převádí z papírové podoby do elektronické, jindy se naopak elektronické doklady převádí do listinné podoby.

Převod daňových dokladů

V souladu s § 35a zákona o DPH je možný převod daňového dokladu z listinné do elektronické podoby a naopak, pokud je zaručena věrohodnost jeho původu, neporušenost obsahu a jeho čitelnost. Takovým převodem vzniká nový účetní záznam a účetní jednotka musí zajistit, že obsah záznamu v nové formě je shodný s obsahem účetního záznamu v původní formě.

1. Převod daňových dokladů z elektronické podoby do listinné

Doklad byl vystaven v elektronické podobě, odběratelem však byl zpracován jako listinný. Převod dokladu by měl být proveden buď autorizovanou konverzí (např. Czech Point) nebo musí být reprodukovatelný obsah elektronické podoby dokumentu před konverzí včetně zabezpečení po celou dobu životnosti dokumentu. To neplatí, jestliže je možné spolehlivě prokázat věrohodnost původu a neporušenost obsahu vytištěného daňového dokladu, doručeného v elektronické podobě.

2. Převod z listinné do elektronické podoby

Konverze z listinné do elektronické podoby není v praxi příliš běžná, je spíše využívaná pro doplňky a přílohy (smlouvy, smluvní podmínky atd.). Vystavitel písemnosti by měl elektronickou variantu takto převedeného dokumentu zabezpečit uznávaným elektronickým podpisem nebo jej odeslat datovou schránkou.

A vytištěný doklad zaslaný mailem?

Papírové a elektronické daňové doklady jsou tedy od roku 2013 formálně rovnocenné. V případě elektronických daňových dokladů nebude sice primárně vyžadován elektronický podpis, elektronická značka či výměna prostřednictvím systému EDI, na druhou stranu však bude nezbytné zabezpečit jejich základní vlastnosti tj. věrohodnost původu, neporušitelnost obsahu a čitelnost daňového dokladu.

V praxi zavedený postup, kdy příjemce daňového dokladu přijatého mailem ve formátu pdf (bez elektronického podpisu nebo časového razítka) jednoduše tento doklad vytiskne, bude možné využít i nadále. Ovšem musí být zajištěna příslušná auditní stopa. Pozornost je nutno věnovat právě schopnosti doložit údaje uvedené na takovém dokladu dalšími prostředky mimo samotný doklad (například doložením příslušných smluv, dodacích listů, příjemek, výpisů z účtu s provedenou platbou apod.), upozorňuje Petr Toman z KPMG. Dodává, že vzájemná vazba těchto dokumentů a vystaveného daňového dokladu pak slouží jak k doložení “věrohodnosti původu” a “neporušenosti obsahu” daňového dokladu, tak i k prokázání dalších zákonných podmínek pro uplatnění odpočtu DPH.