Se začátkem nového roku je nejvyšší čas začít si připravovat podklady pro účetní závěrku za rok předešlý. Účetní jednotka má mnoho zákonných povinností a související práce s tím, aby zpracovala veškerá přiznání, vyúčtování daní, založila nový účetní rok a další. Proto je dobré myslet ideálně už koncem roku na to, že bude nutné provést účetní závěrku a jednotlivé kroky si připravit tak, aby bylo s účetní uzávěrkou práce co nejméně, a hlavně na nic nezapomenout. V tomto článku vám shrneme, jaké nejčastější kroky při sestavování účetní uzávěrky je nutné učinit a na co nezapomenout.
Zákonná úprava účetní závěrky
Povinnost sestavovat účetní závěrku stanovuje zákon o účetnictví. Obecně je účetní závěrka definovaná jako nedílný celek, který tvoří základní účetní výkazy, a to rozvaha, výkaz zisků a ztráty a příloha k účetní závěrce. Vybrané účetní jednotky sestavují navíc přehled o peněžních tocích a přehled o změnách vlastního kapitálu. Jaké kroky je ale nutné učinit předtím, než sestavíme finální výkazy?
Abychom byli schopni sestavit finální výkazy, je nutné zkontrolovat stav a obsah jednotlivých účtů k rozvahovému dni. Zákon o účetnictví stanovuje povinnost provádět inventarizaci, kdy dochází k porovnání skutečného a účetního stavu, a to u veškerého majetku a dluhů účetní jednotky. Inventarizaci zajistíme provedením inventury, a to fyzické, kde skutečně spočítáme majetek, a poté dokladovou inventurou, kde se zjišťují ostatní stavy u dluhů, pohledávek a dalších účtů. Inventarizace však neslouží jen ke zjištění skutečného stavu majetku, ale také k posouzení, zda je majetek správně oceněn v návaznosti na zásadu opatrnosti.
Přípravné práce a uzávěrkové úpravy
Kontrola počátečních stavů rozvahových účtů
V první řadě je důležité zkontrolovat, zda byly správně navedeny počáteční stavy účtů z předchozího účetního období tak, aby byla naplněna podmínka bilanční kontinuity.
Inventarizace dlouhodobého majetku
K rozvahovému dni je zapotřebí provést inventuru majetku. Po provedení fyzické inventury a faktickým spočítáním majetku se zaúčtují případné inventarizační rozdíly. V rámci kontroly se zjišťuje, zda je majetek správně zařazen, zda jsou k němu vytvořeny a správně určeny odpisové plány, a to jak účetní, tak daňové. Následně je nutné odpisy zaúčtovat, pokud tak účetní jednotka nečiní v průběhu účetního období v kratších intervalech. Pokud účetní jednotka zjistí, že některý majetek dočasně ztratil svoji hodnotu, je zapotřebí k němu vytvořit opravnou položku.
Pokud účty pořízení majetku vykazují nenulové zůstatky, je zapotřebí zkontrolovat, zda byl již majetek zařazen do užívání anebo se stále jedná o majetek v procesu pořízení.
Inventarizace zásob
Dalším nezbytným krokem při inventarizaci účtů je zaúčtování stavu zásob. Provedením fyzické inventury zjistíme, jaký je skutečný stav zásob na skladě a ten potom zaúčtujeme na příslušný účet zásob. Případné inventarizační rozdíly mezi skutečným a účetním stavem zaúčtujeme jako manko nebo přebytek na příslušné účty provozních nákladů a výnosů. Ke konci roku je také nutné srovnat účty pořízení zásob tak, aby nevykazovaly žádné zůstatky, pokud jsou již převzaty na sklad.
Dalším krokem je revize opravných položek k zásobám, které dočasně snižují nebo snižovaly hodnotu zásob. Pakliže pomine důvod pro jejich tvorbu, je nutné je rozpustit. Naopak pokud některé zásoby dočasně ztrácí svou hodnotu, je nutné k nim opravné položky vytvořit.
Inventarizace závazků a pohledávek
V účetnictví bývá ke konci roku nespočet neuhrazených závazků a pohledávek, a to jak z obchodních vztahů, tak z jiných titulů. Ideální kontrolou, pokud nejsou uhrazeny, je odsouhlasit si stavy závazků a pohledávek s druhým subjektem. U závazků a pohledávek z obchodních vztahů se obvykle zasílají stavy závazků a pohledávek k odsouhlasení.
Pokud jsou některé závazky nebo pohledávky vykázány v cizí měně a k poslednímu dni účetního období nejsou uhrazeny, je potřeba tyto závazky a pohledávky k rozvahovému dni přecenit.
Jestliže účetní jednotka eviduje pohledávky po splatnosti a existuje pochybnost o jejich úhradě, je zapotřebí vytvořit opravnou položku.
V průběhu roku účetní jednotka většinou poskytuje zálohy, a to typicky například na energie, poskytnuté služby a další. Ke konci roku je nutné jejich zůstatky zkontrolovat, zda zůstatky na účtech sedí a neměly být již zúčtovány s vyúčtovací fakturou. Stejně tak se chovají přijaté zálohy, kdy účetní jednotka přijímá zálohové platby z různých titulů.
U závazků a pohledávek musíme také myslet na to, že je nutné provést reklasifikaci dle splatnosti a jejich zůstatky rozúčtovat na dlouhodobé a krátkodobé.
Kontrola účtů peněžních prostředků
Pokladní zůstatky se kontrolují provedením fyzické inventury, kdy následně dojde k porovnání účetního a fyzického stavu hotovosti. V případě, že by vznikl rozdíl mezi skutečným a fyzickým stavem, je zapotřebí tento rozdíl zaúčtovat jako manko nebo přebytek na příslušné účty inventarizačních rozdílů na finančním majetku.
Stav bankovního účtu porovnáme se stavem na bankovním výpise. V případě, že účetní jednotka eviduje zůstatky na bankovních účtech nebo v pokladně v jiné než české měně, je potřeba tyto zůstatky přecenit aktuálním kurzem a zaúčtovat vzniklý kurzový rozdíl.
Účty peněžních prostředků nesmí vykazovat záporné hodnoty. Pokud je účet pokladny záporný, je potřeba zjistit proč a tuto hodnotu případně vyrovnat. Pokud je účet peněžních prostředků na účtech záporný, je potřeba jej přeúčtovat do závazků na účet krátkodobých (případně dlouhodobých) úvěrů.
Rezervy
Rezervy jsou považovány za cizí zdroj financování, ačkoli si je účetní jednotka tvoří pro svou vlastní potřebu. Rezervy jsou tvořeny na budoucí závazky, u nichž dopředu známe účel jejich budoucího čerpání, a je do jisté míry pravděpodobné, že k čerpání dojde. Tvořením rezerv dochází k naplnění zásady opatrnosti. Ke konci roku je nutné zinventarizovat účetní zůstatky rezerv a zhodnotit, zda stále existuje důvod pro jejich tvorbu a případně tak rezervy vytvořit nebo rozpustit.
Je nutné rozlišovat účetní a daňové rezervy. Zákon o rezervách definuje, které z vytvořených rezerv jsou daňově účinné a za jakých podmínek. Typickým příkladem daňové rezervy je rezerva na opravu hmotného majetku. Naopak rezervy na budoucí rizika nebo pozáruční servis jsou rezervami účetními.
Časové rozlišení
Povinnost časově rozlišovat náklady a výnosy v účetnictví vychází z akruálního principu věcné a časové souvislosti. Náklady a výnosy se tak mají účtovat do takového období, se kterým věcně a časově souvisí bez ohledu na to, kdy byly uhrazeny. Typicky se rozlišuje například nájemné hrazené dopředu, roční předplatné, a ostatní náklady nebo výnosy, které co do obsahu zasahují do dvou a více účetních období. Časově ale nemusíme rozlišovat vše. Účetní jednotka si sama stanoví hladinu významnosti, a následně se sama rozhodne o tom, co bude časově rozlišovat. Časově se například nikdy nerozlišují pokuty a penále, manka a škody.
Abychom však mohli zaúčtovat náklad nebo výnos na účet časového rozlišení, je zapotřebí znát v okamžiku zaúčtování: účel, období a částku. Pakliže známe jen účel a období, nebudeme účtovat o časovém rozlišení, ale o tvorbě dohadné položky. Účtování nákladů a výnosů se podrobně věnuje ČÚS č. 019 – Náklady a výnosy.
V rámci inventarizace je tak nutné zkontrolovat, zda všechny náklady a výnosy jsou zaúčtované správně, a pakliže by spadaly do jiného období, tak je časově rozlišit. To stejné platí pro doklady, které dorazí až v následujícím roce, ale týkají se období minulého.
Dohadné položky
Stejně tak jako u časového rozlišení se o dohadných položkách musí účtovat, a to v případě, kdy známe účel, období, do kterého patří, ale nevíme částku. Částka, kterou účetní jednotka zaúčtuje do nákladů nebo výnosů daného období, vychází z odhadu účetní jednotky.
Při inventarizaci je zapotřebí zkontrolovat, zda jsou dohadné účty z minulého roku zúčtovány a zda existuje povinnost tvorby nových dohadných položek. Typicky se tvoří dohadné položky na dodávku energií, které bývají fakturovány v plovoucím období, nikoli v závislosti na kalendářním roce.
ČLÁNKY DO MAILU