Jste nervózní při obchodní prezentaci? Představte si publikum ve spodním prádle

Pokud nejste zrovna skromným majitelem vesnické restaurace, opravářem praček, nebo posledním bojovníkem za záchranu poštovních novinových stánků, jistě se někdy dostanete do situace, kdy bude potřeba váš produkt nebo službu vhodným způsobem prezentovat. Ne, nemějte strach, že by se tento článek zvrhnul v duplikát školní přednášky o Powerpointu, půjdeme na to jinak – z pohledu praxe. Je tomu totiž asi týden, co jsme potřebovali odprezentovat Netspot na workshopu ISP Alliance a musím říct, že i když jsme o naše panictví ve veřejných prezentacích přišli už dávno, pokaždé se člověk setká s novými výzvami. Proč se tedy o nabyté zkušenosti nepodělit?

Čtěte také: Popcorn, hvězdy a powerpoint, trochu jiná firemní prezentace

Pozor na formátování a cizí počítače

Než se vrhneme na nějaká specifika, přeci jen bych zmínil určitá obecná pravidla, která se vyplatí dodržovat. V první řadě musíte působit jako profík a jako takového vás nesmí rozhodit žádné případné technické problémy. Nikdy totiž nevíte, kdy na místě selže technika, kdy bude třeba místo projektoru rozhodit alespoň vaše brožurky, nebo ideálně přinést papírovou tabuli. Podobně se může stát, že se vaše prezentace nezobrazí na cizím PC tak, jak jste zamýšleli, proto například já používám raději formát PDF, kdy při fullscreenu a vypnutí rolování není ani poznat, že se nejedná o Powerpoint.

Také se může stát, že vám pořadatel místo slíbené hodiny bude moci poskytnout jen 30 minut, jak se stalo právě při naší prezentaci… Z takových situací nemějte stres. Pokud jste si předem dobře nacvičili, o čem chcete mluvit, což vřele doporučuji, mělo by vám být jasno, co ve vašem projevu lze zkrátit či vypustit. 

Za tímto účelem je žádoucí si vytvořit osnovu vašeho vyprávění a zhodnotit důležitost jednotlivých bodů. Samotné vyprávění by již mělo probíhat „z patra“. Samozřejmě nemá smysl učit se vaši řeč slovo od slova, už jen proto, že vynechání nějakého slova by vás mohlo rozhodit. Zkuste se uklidnit, nemluvit zbytečně rychle, překotně a třeba si v případech velké nervozity představit, že je celé vaše publikum pouze ve spodním prádle.

S posluchači musíte navázat kontakt

Asi není třeba připomínat, že byste prezentaci neměli číst a stejně tak by vaše slidy měly obsahovat co nejméně textu, aby nemuselo číst ani vaše publikum. Vašim cílem je totiž navázat přímý kontakt s posluchači a mluvit s nimi tak, aby to působilo „osobně“. Slidy vaší prezentace by měly být graficky špičkové, uvědomte si, že tady už nejste ve škole, takže jednotné pozadí s několika obrázky uprostřed a fádním textem okolo nikoho na zadek neposadí… Anebo naopak posadí a následně uspí.

Ideální je propojení grafické a obsahové části, např. v našich prezentacích používáme skutečné fotky tabletů, mobilních telefonů a podobných zařízení, do jejichž displayů je ladně vsazen text prezentace. Vše se snažte prokládat zajímavými grafy, tabulkami, čísly, zkrátka prezentace by neměla být stereotypní. Domnívám se, že není moc atraktivní, pokud se v jednotné grafice napříč celou prezentací jen střídají texty.

Čtěte také: Proč jsme přestěhovali firmu z Brna do Prahy a proč je Praha jako nový svět

Příprava na střet s konkurencí

Osobně při přípravě považuji za důležitý menší průzkum trhu a konkurenčních řešení.  Lidé vás budou poslouchat, protože mají zájem o určitý produkt nebo službu, ne o vaši osobnost a vy nesmíte nikdy zapomenout, že onu požadovanou komoditu nenabízíte jen vy. Před prezentací Netspotu jsme si důkladně proklepli funkce konkurenčních zařízení, zjistili jsme, kde konkurence své služby poskytuje, a otestovali jsme, jak funguje v praxi.

Podařilo se nám také s předstihem zjistit, o čem bude na zmiňovaném workshopu ISP Alliance hovořit, a tak jsme mohli dané téma reflektovat i v naší prezentaci, což je vždy výhodou. Tento styl přípravy na prezentaci vnímám jako přípravu sportovního týmu na důležitý zápas, je třeba znát soupeřovy silné i slabé stránky a přizpůsobit se jim. Je to boj a není na škodu do něj zapojit i trochu soutěživosti, ale vše má své hranice.

Hlavně si nevymýšlejte

Jestliže zmiňuji soutěživost, mám na mysli jen takové množství, které motivuje váš tým. Určitě nejsem zastánce poukazování na negativa konkurence, to vaší image nijak nevylepší, právě naopak. Vyhnutí se intrikám, lžím, či nevhodným narážkám beru jako samozřejmost, žádný profík tohle nemá zapotřebí. Samostatnou otázkou jsou určité polopravdy, u nichž můžete mít pocit, že by nemusely nikomu a ničemu uškodit. Jenže takové chování seriózní není a jistě se dříve nebo později vymstí.

Je přirozené, že každý by se rád prezentoval v co nejlepším světle, ale poskytovat zkreslené informace vám nevynese víc než pět minut slávy a následná zklamání v obchodních partnerstvích. I my jsme si pokládali otázky typu „Můžeme získání prvních zahraničních klientů nazvat úspěšnou expanzi do světa?“, „Můžeme s trojciferným počtem klientů prohlásit, že jsme pokryli celé Brno Wi-Fi signálem?“ Ne. K těmto větám se dá při prezentaci sklouznout velmi snadno, ale já myslím, že na tato prostopášná prohlášení není nikdo zvědavý. Vždyť masová rozšířenost produktu automaticky nezaručuje jeho kvalitu.

Buďte upřímní, zakládejte vaši prezentaci na pravdě a ověřených zkušenostech, namísto planých řečí. Není ostudou zmínit i slabé stránky vašeho produktu, či služby s dodatkem, že na nich hodláte pracovat, popř. nabídnout alternativy řešení určitých podproblémů.

Prezentující osoba je stavebním kamenem úspěchu

Málokdo se nad tím zamýšlí, ale pokud váš tým netvoříte pouze vy, měli byste se pozastavit i nad výběrem prezentující osoby. Jsou podnikatelé, kteří si chovají firmu jako dítě a prezentaci svého produktu nebo služby by nikdy nesvěřili jiné osobně, pak existují také manažeři, kteří nechávají přednášet své zaměstnance – programátory, techniky, vývojáře, jakožto osoby nejvíce znalé dané problematiky. Ani v jednom případě není zaručen úspěch, neboť majitel firmy nemusí umět odpovědět na doplňující, odborné dotazy publika a technik nemusí zvládat vstřícnou komunikaci s lidmi. Nebojte se rozdělit prezentaci např. na dvě části – technickou a marketingovou, přičemž každou část odprezentuje jiná osoba. Je lepší, když máte na každou oblast svého odborníka, jen si pak musíte sladit, co chcete lidem sdělit dříve.

Než se dostaneme k pořadí sdělovaných informací, měli bychom si ujasnit, pro koho vlastně prezentujeme. Prezentování produktu nebo služby bych rozdělil do tří základních kategorií.

1. Prezentování pro investory a partnery
2. Prezentování pro klienty
3. Prezentování pro veřejnost

Připouštím také, že jmenované skupiny se mohou prolínat a s tím je třeba počítat.

Prezentace pro investory a partnery

Možná se budete divit, ale od investorů, či velkoobchodních partnerů jsme už zaslechli i větu „nás nezajímá, co děláte, nás zajímá, jak na tom vyděláváte.“ Prezentace pro tuto skupinu lidí by se měla točit tedy hlavně kolem marketingu, vašeho obchodního plánu, vašich podnikatelských zkušeností a způsobu, jakým je schopen váš produkt, či služba vydělávat peníze. Pouze v úvodu bych doporučil zahájit kontakt s publikem nějakým výstižným představením produktu a doplnit jej nějakou zajímavostí, která vás odlišuje od konkurence. Pro investory a obchodní partnery nedoporučuji podávané informace zjednodušovat, nebojte se zabřednout i do nějaké technické či metodické zvláštnosti, která řekne za vás, že jste profík. Jen pamatujte na to, že by se neměla stát středobodem vaší prezentace.

Prezentace pro klienty

Vaši klienti či partneři, kteří nemají povahu investora či dodavatele patří naopak mezi tu skupinu lidí, která nepotřebuje slyšet, jak „na nich“ hodláte vydělávat. Detailně se věnujte představení vašeho produktu, komunikujte s nimi přátelsky, vyhýbejte se povýšenému jednání a zbytečnému naparování se. Cílem vaší prezentace by měl být kompromis mezi odborným popisem vašeho produktu a srozumitelností pro neodborníka. Buďte upřímní a nebojte se přiznat chyby z minulosti a tím zdůraznit, že váš produkt či služba již prošel nějakým vývojem.

Prezentace pro veřejnost

Asi nebude žádným překvapením, že prezentace pro veřejnost, tedy pro vám neznámé publikum, by se měla snažit především zaujmout. Měli byste dát lidem důvod, proč vám vůbec věnovat svou pozornost. Nekomplikujte tedy věci víc, než je nutné, buďte struční, věcní, nebuďte strnulí a nebojte se vaše povídání oživit i nějakou osobní historkou či vtipem z předchozího vývoje, prodeje nebo čehokoli, co souvisí s prací. Také byste měli počítat s tím, že posluchači mohou v průběhu vaší prezentace přicházet a odcházet, klíčové informace tedy není na škodu zopakovat, vrátit se k nim v trochu jiné podobě apod. 

Podotýkám, že přizpůsobení vašemu publiku by mělo probíhat na vyšší úrovni než jen v podobě vyhození či přidání slidů z/do jedné univerzální prezentace, jde o přizpůsobení vašich slovních formulací, vašeho přístupu i celého vystupování.

V každém případě byste ale měli působit „v pohodě“. Počítejte s tím, že něco málo se může vždy pokazit a neznamená to hned konec světa. Jestliže teprve začínáte podnikat, raději si pro svou první prezentaci vyberte místo, kde si můžete „natlouct pusu“, aniž byste tím svůj business poslali do kytek. Ono se to totiž stane každému, byť si i právě teď můžete myslet, že po školním semináři o Powerpointu vás už nemá co překvapit. Cílem totiž není jen splnit úkol a obdržet zelenou fajfku, cílem je stanout výše než ostatní a skutečně se svým produktem zapsat lidem do paměti… Dokážete to?