Srdce pokladního systému tvoří především pokladní terminál – pokladna. Pokud se jedná o obyčejnou kasu, omezují se její funkce vedle základní evidence prodeje a tisku účtenek také na vyřizování storna, vratek, plateb v hotovosti, stravenkami nebo kreditní kartou, na odečet vratných obalů, vklad či výběr. Takovou pokladnu není nákladné si pořídit. Ani obsluha není složitá. Podnikatel však může po čase zjistit, že nárokům jeho rostoucího podniku svou jednoduchostí nevyhovuje.
Začne se tedy zajímat o další funkce, které pokladna dokáže zvládnout. Zde se pak dostává do hlavní role software. Ten vdechne pokladně další rozměr. Pořizovací náklady se sice vyšplhají mnohem výše než u obyčejné pokladny, ale v delším horizontu má podnikatel jistotu, že s rozvojem svého podnikání mu bude stačit místo výměny celého přístroje změna nastavení nebo aktualizace software. Čtěte také: Účetní software musí pasovat na velikost firmy
Menší podnikatelé kupují ve svých začátcích hlavně pokladny, protože stojí méně. Postupem času ale přechází na pokladní systém,
popisuje zkušenosti firmy Vectron Systems CZ s.r.o., která dodává pokladní systémy do oblasti gastronomie, její jednatel Tomáš Pačes. Potvrzuje tak fakt, že se s vývojem podniku mění i požadavky na pokladní funkce.
Z čeho se může skládat pokladní systém?
- prodejní software
- pokladní terminál
- displej (monitor nebo dotykový)
- scanner (snímač kódů)
- peněžní zásuvka
- pokladní váha
- paragonová tiskárna
- a další
Inteligentní systém usnadňuje řízení
Pokladní systém je inteligentní, propracovaný celek složený z hardware a software. Správný výběr hardware pokladního systému je základem pro rychlost a plynulost prodeje, jednoduchost ovládání a stabilitu systému,
popisuje Petr Vopelák ze společnosti ABRA Software a. s. Úplné využití pokladního systému přichází ve spojení s informačním systémem. Při jeho výběru si podle Vopeláka podnikatel musí ověřit, zda informační systém podporuje pokladní hardware.
Svému uživateli by měl kompletní pokladní systém kromě zmíněných základních funkcí pokladny nabídnout i rozšíření jejích možností a vazbu na sklad. Rozšířenými možnostmi pokladny pak lze chápat například členění zboží do skupin, zadávání akčních cen, výpočet DPH, podporu zákaznických karet, využití grafických znázornění, sledování výrobních čísel zboží nebo propojení s ostatními pokladnami.
Významným přínosem pro podnikatele může být také schopnost reportingu, tj. vyhodnocování vložených dat do kompletních přehledů. Podnikatel tak může lépe sledovat nejen tržby podle libovolných hledisek (skupiny zboží, DPH, sezónnost), ale také zboží, které se neprodává. Na základě těchto informací je pak jednodušší vystihnout potřeby zákazníků při odhadech prodejů či přípravě akcí na podporu prodeje.
Důležitou součástí pokladního systému je také propojení se skladem. Tím se podnikateli značně zjednodušuje evidence pohybu zboží v podniku. Prodejní software totiž umí podle nastavených kritérií provádět odpočty ze skladu nebo například vyhledávat zboží ve vzdálenějších skladech. Představuje tak nástroj pro účinné řízení zásob a plánování nákupů. Čtěte také: Pryč se zásobami a pohledávkami, nyní je třeba hotovost
Specifika restaurací a v gastronomii
Značným specifikům podléhá software pro pokladní systémy v restauracích a gastronomii. Tyto podniky se od ostatních liší jak způsobem nakládání se zásobami, tak i evidencemi prodejů. Vzniká zde totiž potřeba přeměnit nakoupené suroviny v pokrmy a nápoje. Také vznikají jiné požadavky na řešení evidence prodejů.
Inteligentní software by tak měl zajistit, že se podle nastavených norem ze skladu automaticky odepíše příslušné množství surovin, evidovat rentabilitu hotových výrobků nebo jinak analyzovat práci se zásobami (množství použitých surovin, výroba na sklad, kalkulace cen). Ve sledování prodejů by měl být systém schopen pracovat s účty (slučování, rozdělování či přesuny účtů mezi stoly/židlemi) a rozlišovat tržby podle obsluhujícího personálu. Čtěte také: Restaurace by stravenky za nižší DPH obětovaly
Používá vaše firma pokladní systém?
S automatizací končí podvody zaměstnanců
Kromě technických výhod přisuzují firmy pokladním systémům další pozitiva. V první řadě jde o odbavení zákazníka při prodeji. Díky snímačům kódů se urychluje proces markování. Stejně tak je automatizací systému zamezeno zaevidování chybných cen či DPH. Velké displeje dokonce umožňují využít jejich plochu k propagačním záměrům (zobrazení zboží, upoutávky na akce a podobně). Díky těmto funkcím pak podnikatel dostává přesné údaje o realizovaných tržbách.
Na výši tržeb může mít vliv také poctivost zaměstnanců. Zavedením sledování prodejů a toku zásob automatickým systémem se znesnadní vnášení vlastního zboží, zadávání špatných cen nebo jiné obohacování na úkor zaměstnavatele. Čtěte také: S postupující recesí značně upadá etické chování firem
Pokladní systém má pomáhat, ne komplikovat
Při výběru konkrétního pokladního systému se podnikatel rozhoduje na základě mnoha kritérií. Kromě finančních možností musí své požadavky formulovat s ohledem na obor podnikání, počet prodejen a skladů, počet pokladních terminálů, množství a druhy zboží, technické možnosti propojení a mnoho dalšího.
Tomáš Pačes také doporučuje, aby se podnikatel obrátil na takového dodavatele pokladního systému, který zná problematiku daného oboru. Takový dodavatel totiž může nabídnout systém, který lépe odpovídá požadavkům podnikatele vzhledem ke znalosti problematiky v dané oblasti podnikání. Výhodné je také zjistit si reference od současných uživatelů pokladního systému od daného dodavatele.
Pokladní systém má být pomocníkem. Podnikatel musí pochopit, že mu má práci usnadnit. Setkávám se ale s neochotou naučit se s systémem správně pracovat,
říká Pačes. Upozorňuje tak na skutečnost, že pochopení a využití veškerých funkcí, které pokladní systém umožňuje, není záležitostí několika hodin či dnů, ale měsíců a let. Hlavním důvodem jsou náklady. Podnikatel totiž musí za školení dodavateli zaplatit, a to se některým nelíbí. Dodatečná školení po pořízení pokladního systému absolvuje přibližně polovina podnikatelů,
uvádí Pačes a dodává: Přesto ale pozoruji pozitivní trend.
Čtěte také: Nové zaměstnance řádně zaškolte, firmě to prospěje
ČLÁNKY DO MAILU