Kniha jízd přispívá k větší průkaznosti výdajů

Výdaje, které vznikají s provozem dopravního prostředku při pracovních cestách podnikatele nebo jeho zaměstnanců snižují základ daně. Zákon o daních z příjmů však určuje podmínky, kdy je možné základ daně snížit. Podnikatel musí mít za vozidlo zaplacenou silniční daň a vést evidenci jízd.

Pro evidenci jízd používají podnikatelé pomocnou evidenci, která je označována jako kniha jízd. Kniha jízd může mít jakoukoli podobu. Ať je to obyčejný sešit, do kterého podnikatel zapisuje své jízdy, nebo kniha jízd, kterou si podnikatel zakoupí v papírnictví, vozí ji ve svém automobilu a zapisuje do ní služební, případně soukromé jízdy. Může mít také podobu tabulky vytvořené v tabulkovém kalkulátoru na počítači. Zvyšuje se však obliba elektronické evidence jízd, podnikatel si ale musí pořídit speciální software. Čtěte více: Účetní software musí pasovat na velikost firmy

Nelze se nezmínit, že praxe je taková, že podnikatel generuje knihu jízd později než v reálném čase jízdy. Pak rozhodně ocení nástroje moderních softwarů pro automatickou tvorbu knihy jízd.

Firemní automobil může být využíván i pro soukromé účely podnikatele. Podnikatel ale musí výdaje spojené s provozem vozidla vhodným poměrem rozdělit na část, která souvisí s podnikáním, a část, která se váže na užití auta pro soukromé jízdy. I k tomu dobře poslouží kniha jízd. Čtěte více: Od ledna hrozí sankce každému devátému vozidlu v Česku

Evidence jízd

Knihu jízd vedou podnikatelé, kteří používají automobil k podnikatelským účelům. Není rozhodující, zda je dopravní prostředek zahrnutý v majetku podniku, zda je v nájmu (často používaný finanční leasing), zda se jedná o soukromé motorové vozidlo podnikatele nebo si podnikatel vozidlo pro služební cestu vypůjčil.

Evidenci jízd vede podnikatel vždy. Kniha jízd může být nahrazena tzv. cesťákem, což je lidové označení pro cestovní příkaz. Cesťák se častěji používá při použití soukromého vozidla podnikatele nebo zaměstnance pro služební cestu nebo u vypůjčeného vozu, pokud se jedná o krátkodobější výpůjčku. Čtěte více: Víte o možnosti poskytování cestovních náhrad paušálem? 

Naopak knihu jízd lze doporučit u služebního automobilu nebo u vozidla pořizovaného finančním leasingem. Čtěte více: Leasing, akontace a DPH ze splátek v daňové evidenci

Obsah knihy jízd:

• identifikace vozidla,
• datum jízdy,
• trasa jízdy (odkud – kam),
• cíl a účel jízdy,
• počet ujetých km,
• stav tachometru v případě, že se nejedná o soukromé vozidlo podnikatele či zaměstnance.

Elektronická kniha jízd

Elektronickou knihu jízd podnikatel pořídí také jako součást účetního softwaru. Obvykle si může zakoupit modul Kniha jízd.

Pokud nepoužívá žádný speciální ekonomický software, může si nainstalovat aplikaci, kterou si buď zakoupí nebo alespoň pro začátek využije některý z volně dostupných softwarů či demoverzi programu.

Velkou výhodou u většiny aplikací je i možnost automatického generování knihy jízd. To znamená, že se v programu zadá cíl obvyklých služebních cest a kniha se vytvoří automaticky. Nezanedbatelnou výhodou také je, že sám podnikatel nemusí dopočítávat ujeté kilometry zadané trasy. Ujeté kilometry program automaticky vypočítá a doplní. Čtěte více: Účetní program je výhodou, znalost účetnictví ale nenahradí

Výběr aplikací elektronické knihy jízd ke stažení zdarma na severu www.slunecnice.cz

Automobil využíváte pro soukromé účely? Poměrná část výdajů není daňové uznatelná

Firemní automobil může podnikatel používat i pro soukromé účely. Může s ním vyjet na nákup či na dovolenou. Je však třeba myslet na to, že veškeré výdaje, které jsou spojené s provozem vozidla, se dělí vhodným poměrem na část, která souvisí s podnikatelskou činností, a na část, kdy auto použije na soukromé jízdy.

Nejedná se pouze o hodnotu pohonných hmot, ale také o výdaje na opravy a údržbu vozidla, poměrnou část pojištění, část z hodnoty dálniční známky, ale i odpisů. Čtěte více: Zvýšený odpis u osobních automobilů uplatnit nelze

U automobilu, který je financován z finančního leasingu, je potřeba dělit i výdaje zaplaceného nájemného. Právě kniha jízd pomůže určit správný poměr mezi soukromými a služebními cestami.

Pomocí knihy jízd lze poměrně snadno určit počet ujetých kilometrů v rámci služebních cest. Po zjištění celkového počtu ujetých kilometrů (odečet z tachometru) podnikatel snadno určí podíl služebních a soukromých cest. Čtěte více: Jak na cestovní výdaje zaměstnanců a pracovní cesty OSVČ?