Prvním impulzem pro mě byla přednáška, kterou mistrně připravil pro konferenci TED Jason Fried z Basecampu. Jeho “Proč se nepracuje v práci” (pro pochopení kontextu doporučuji přednášku zhlédnout na internetu) obletělo internet a bylo rozvedeno také v knize Restart. Od té doby jsem zažil také hodně vážně míněných (zkopírovaných) výstupů, nad kterými jsem se jen pousmál.
Řada lidí se po vzoru Frieda od schůzek snažila odříznout (mimochodem, byl jsem jedním z nich). Nadšeně je mazala a odmítala s tím, že takto to je správně. Ano i ne. Brzy narazíte.
Protože dnes jsou často schůzky skutečně událostí, kdy spotřebujeme více času, než potřebujeme. Doporučuji raději postupovat po drobnějších krůčcích a postavit pro jejich zefektivnění malý projekt. Sám jsem řadu podobných projektů v roli člověka, který měl zajistit větší efektivitu v práci, realizoval. Neexistuje univerzální algoritmus, aplikuji však jednu (univerzální) radu, která většinou zabere – začněte u sebe.
Co doporučuji jako první krok? Ještě než začnete zuřivě odmítat každou pozvánku, najděte si prostor na to, abyste zlepšili svůj přístup. Řada schůzek je dnes značně neefektivních z důvodu mizerné přípravy a nedotažené follow up fáze po schůzce. Cílem vašich schůzek by se měly stát výsledky – jednotlivá témata převedená do rozhodnutí a dalších kroků. Bez nich to jsou jen myšlenky, nápady, povídání a “ideály”.
Příprava je důležitější než samotná schůzka
Příprava je základ téměř u všech mých aktivit – rozvoje, psaní, cestování, práce. Umění improvizace je skvělá schopnost (někdy opravdu díky za ni), nicméně jedním ze základních stavebních kamenů schůzky je důsledná příprava. Její styl ovlivňuje několik faktorů. Záleží hlavně na tom, zda jste
- manažer (organizátor) nebo
- účastník.
Příprava manažera schůzky by měla probíhat v následujících krocích:
- Promyšlení tématu, kvůli kterému se schůzka koná (ať už jste organizátor nebo účastník)
- Oznámení záměru schůzky ostatním
- Sestavení agendy – tzn. o čem se budeme bavit
- Výběr nejdůležitějších účastníků
- Rozeslání pozvánky
Možná to zní samozřejmě až banálně, ale zkuste na chvíli popřemýšlet o tom, kdy naposledy jste organizovali schůzku a skočili rovnou na pátý krok. Takto opravdu ne! Je zde vysoká míra rizika, že schůzka dopadne špatně, účastníci nemají šanci se připravit a průběh bude značně neefektivní.
Nemáte-li promyšlené téma, nesvolávejte schůzku. Nečekejte, že vás brzy něco napadne, prostě si sedněte, vezměte si tužku a papír, případně nějakou elektroniku, a zapište si důvod schůzky, co chcete vyřešit, proč se musíte scházet, jestli je potřeba vidět se osobně a nestačí např. telefonát, Skype nebo e-mail. A to vše ještě předtím, než odešlete pozvánku.
Do pozvánky doporučuji vložit následující body (nepočítám-li místo, čas a další samozřejmé a povinné prvky):
- Záměr – proč se scházíme a jaký má být výsledek.
- Agenda – jednotlivá témata schůzky (včetně časové náročnosti a poznámky, zda se jedná o diskuzní, informační nebo rozhodovací blok).
- Odkazy na podkladové materiály, které si mají účastníci před schůzkou nastudovat.
Je to trošku bič na organizátory, aby si schůzku lépe promysleli, nesvolávali ji zbytečně a pozvali ty správné lidi. Je to však neuvěřitelně silný materiál také pro samotné účastníky, kteří díky tomu budou mít dostatek podkladů k tomu, aby ke schůzce nepřistupovali jako k “popovídání si”, ale přišli připraveni. To, zda to udělají, je druhá věc. Nehledě na to, že mohou zvážit svou účast na schůzce v případě, že se necítí být pro ni přínosní (i skvělým organizátorům se stane, že občas pozvou ty, kdo k tématu nemají co říct).
Na závěr doporučení i pro účastníky. Pokud vám někdy přijde pozvánka na schůzku, která výše uvedené náležitosti neobsahuje, vyžádejte si je! Bez toho riskujete značně sníženou efektivitu, protahování diskuzí a mnohdy zbytečnou schůzku. Nikdy nepředpokládejte, že víte, o čem schůzka bude, nemáte-li to od manažera potvrzeno.
Po schůzce ještě nekončete
Posledním krokem schůzky nikdy není odchod ze dveří. To, že se všichni po skvěle připravené a facilitované schůzce rozběhnete k rozdělané práci, neznamená, že dosáhnete výsledků. Každá schůzka ve většině případů vygeneruje rozhodnutí a další kroky, které chcete zrealizovat.
K tomu, abyste realizaci podpořili, doporučuji:
- Ještě, než schůzku ukončíte, sumarizujte, o čem jste rozhodli a na čem jste se domluvili. Myslete na tento blok i při přípravě agendy a definici časového programu schůzky. Nechte si na konci schůzky 5–10 minut na to, abyste vše pečlivě prošli a zvýšili pravděpodobnost, že se všichni chápete stejně. Nenechávejte to na posledních pár vteřin schůzky, mějte na to vyhrazený blok.
- Ke každé akci přidělte zodpovědnou osobu a termín.
- Nejpozději 24 hodin po schůzce pošlete zápis z jednání všem účastníkům a uložte jej na dostupné místo (nějaké sdílené úložiště). Dnešním trendem je sestavovat zápis z jednání, ve kterém je kromě hlavičky také sekce rozhodnutí a další kroky. Není potřeba pečlivě zapisovat každé slovo (až na vzácné případy). Jednoduchý zápis je přehledný a eliminuje nechuť adresátů jej otevřít a procházet.
- Přesuňte další kroky (úkoly) do vašeho systému pro organizaci práce (ideálně, když to je týmový nástroj, ke kterému má celý tým přístup) tak, abyste mohli monitorovat fyzickou aktivitu – práci na dílčích krocích, kvůli které jste to všechno organizovali.
- Informujte všechny, kteří na schůzce nebyli, ale některé body schůzky s nimi přímo souvisí.
Zkuste svůj příští zápis z jednání, který budete posílat na ostatní, přizpůsobit podle šablony níže.
Určitě stručný zápis uplatněte i v případě individuálních schůzek. Často poskočím radostí, když mi kamarád Radek Haštaba pošle v jednom e-mailu po schůzce vše, na čem jsme se dohodli a o čem jsme rozhodli. Víme tak, že jsme na stejné vlně.
Experimentujte
Neexistuje přístup, který by vám pomohl ze dne na den. Platí to nejen u schůzek, ale i v životě – ověřujte různé strategie v praxi, srovnávejte je a zjistěte, co vám dlouhodobě funguje.
U schůzek můžete začít třeba tím, že si skutečně promyslíte ještě před samotnou událostí všechny body, o kterých se bude diskutovat. Že si dáte záležet na tom, zda všichni účastníci rozumí rozhodnutím na poradách stejně. Nebo třeba tím, že zapracujete na svých facilitačních nebo řečnických dovednostech. Ale o tom až v některém z dalších článků.
Doporučené knihy
- Meeting Hero (Tom LaForce)
- Meeting for Results Tool Kit (Richard M. Lent)
- Meetings Sucks (Cameron Herold)
- Powerfully Simple Meetings (Peter Kidd, Bryan Field)
ČLÁNKY DO MAILU