Komplikace s uchováním dokladů k DPH v digitální podobě

Článek o digitalizaci dokladů k dani z přidané hodnoty vznikl na základě čtenářského dotazu. Podnikatel zjišťuje, zda lze uchovávat doklady pouze v elektronické podobě. Jak archivovat v době cloudu? Postačí doklad naskenovat mobilem a uložit v Dropboxu/iCloudu, když CD mechaniku nevlastní? A lze následně původní papírový doklad bez rizika zlikvidovat? Na odpovědi spolupracovali daňoví poradci ze společnosti MIVO s.r.o. 

Pouhé naskenování mobilem stačit nebude 

Elektronická archivace dokladů má své opodstatnění. Zdaleka se nejedná jen o množství uchovávaných dokladů. Ty jsou často vytištěny na teplocitlivém papíru. Zajistit jejich čitelnost v původní papírové podobě po dobu 10 let pro účely DPH je nemožné. Při běžné archivaci v šanonech (navíc s použitím lepidla) se bude pravděpodobně po několika letech jednat o pouhý zažloutlý list papíru. 

Podle daňového poradce Jana Molína ze společnosti MIVO je však problematika digitalizace dokladů mnohem složitější. Uchovávání dokladů pro účely DPH v elektronické podobě řeší § 35a zákona o dani z přidané hodnoty, podle kterého je možné daňový doklad převést z listinné podoby do elektronické. Nicméně musí být zajištěn požadavek na věrohodnost původu daňových dokladů a neporušitelnost jejich obsahu. Ve spojení s § 34 odst. 4 zákona o dani z přidané hodnoty je tedy nutné opatřit naskenované doklady elektronickým podpisem/elektronickou značkou. 

Jak připomínají oslovení daňoví poradci, došlo k 1. lednu 2013 k novelizaci všech ustanovení týkajících se vystavování daňových dokladů v zákoně o DPH. Tyto změny jsou v převážné míře vyvolány implementací změn, jež zavedla směrnice Rady 2010/45/EU novelizovanou směrnicí. Šlo o širší využití elektronických systémů pro vystavování, předávání a uchovávání daňových dokladů s cílem snížit administrativní zátěž, jak u podnikatelů, tak i u správce daně. 

V souladu s ustanovením § 26 zákona o dani z přidané hodnoty je daňovým dokladem písemnost, která splňuje podmínky stanovené v tomto zákoně. Daňový doklad může mít listinnou nebo elektronickou podobu. Daňový doklad má elektronickou podobu tehdy, pokud je vystaven a obdržen elektronicky. S použitím daňového dokladu v elektronické podobě musí souhlasit osoba, pro kterou se plnění uskutečňuje. Za správnost údajů na daňovém dokladu a za jeho vystavení ve stanovené lhůtě odpovídá vždy osoba, která plnění uskutečňuje. 

Souhlas s použitím v elektronické podobě 

Daňový doklad je písemnost, která splňuje zejména všechny náležitosti dané zákonem. Náležitosti výslovně uvádí ustanovení § 29 odst. 1 zákona o DPH. Pokud daňový doklad některou z uvedených náležitostí nemá, neznamená to, že poplatník automaticky ztrácí nárok na odpočet daně. V takovém případě je v souladu s ustanovením § 73 odst. 5 možné prokázat jiným způsobem. 

Zákon tedy rozlišuje mezi elektronickou a listinnou podobou daňového dokladu. Dle ustanovení § 26 odst. 3 zákona o DPH má daňový doklad elektronickou podobu tehdy, pokud je vystaven a obdržen elektronicky. Nevymezuje se přitom vystavení ani obdržení dokladu elektronicky. V případě použití daňového dokladu v elektronické podobě musí osoba, pro kterou se plnění uskutečnilo, s tímto souhlasit. Zákon nijak nevymezil způsob udělení souhlasu. Souhlas lze podle směrnice udělit jakýmkoliv formálním či neformálním způsobem, přičemž se může jednat i o tichý souhlas, kdy příjemce fakturu zpracuje a uhradí, objasňují udělení souhlasu daňoví poradci společnosti MIVO. Dodávají, že za správnost údajů na daňovém dokladu odpovídá osoba, která plnění uskutečňuje. 

Věrohodnost, neporušitelnost a čitelnost 

Od okamžiku vystavení daňového dokladu do konce lhůty pro jeho uchování musí být zajištěna věrohodnost původu daňového dokladu, neporušenost jeho obsahu a jeho čitelnost, a to u všech dokladů jak v listinné podobě, tak i v podobě elektronické. 

1. Věrohodnost: Příjemce zdanitelného plnění musí být schopen prokázat, že např. osoba uvedená na daňovém dokladu opravdu poskytla předmětné zdanitelné plnění. 
2. Neporušenost daňového dokladu: Neporušenost daňového dokladu znamená, že nebyl změněn obsah daňového dokladu. 
3. Čitelnost: Čitelnost dokladu znamená, že je okem čitelný, což znamená, že je pro člověka možné se seznámit s obsahem daňového dokladu přímo nebo prostřednictvím technického zařízení, např. na papíře nebo na obrazovce, bez nutnosti dalšího zjišťování či zpracování. 

Věrohodnost, neporušenost a čitelnost daňového dokladu lze zajistit jakýmikoliv kontrolními mechanismy daňového subjektu tzv. auditní stopou. Je to spolehlivá vazba mezi daňovým dokladem a souvisejícím plněním. Oslovení odborníci uvádějí i příklady auditivních stop – daňový doklad je veden v účetnictví, je k dispozici průkazný účetní záznam o něm a jsou k dispozici další související dokumenty, jako např. smlouvy, objednávky, přepravní doklad, doklad o zaplacení atd. V praxi se kontrola auditní stopy překrývá s dokazováním nároku na odpočet daně. Vedle kontrolních mechanismů (výše uvedené auditní stopy) lze zajistit u daňového dokladu v elektronické podobě požadavky na věrohodnost původu a neporušenost obsahu různými technologiemi.  

Jedná se o tyto technologie: 

• uznávaný elektronický podpis, 
• uznávaná elektronická značka, 
• elektronická výměna informací (EDI). 

S ohledem na ustanovení § 35a odst. 3 zákona o DPH musí být v případě uchovávání daňových dokladů prostřednictvím elektronických prostředků rovněž možno prokazatelným způsobem ověřit platnost uznávaného elektronického podpisu či uznávané elektronické značky v okamžiku podepsání daňového dokladu.  

Je nesporné, že při převodu daňového dokladu z listinné podoby do elektronické musí poplatník zajistit věrohodnost původu daňového dokladu, neporušenost jeho obsahu a jeho čitelnost. Pokud je toto zajištěno, lze původní daňový doklad v listinné podobě skartovat. V daném ohledu by však měl každý uchovatel zhodnotit míru rizika, které s sebou skartování originálního daňového dokladu vystaveného v listinné podobě přináší a to zejména z důvodu případných budoucích soukromo – právních řízení apod., upozorňují závěrem odborníci ze společnosti MIVO.