Zaměstnavatel je oprávněn vést osobní spis zaměstnance, ovšem není to dle zákoníku práce jeho povinnost. Osobní spis může obsahovat jen údaje nezbytné pro výkon práce v pracovněprávním vztahu. Je věcí zaměstnavatele jaké doklady zde budou uloženy, a zda bude mít spis podobu písemnou nebo elektronickou.
Do osobního spisu mohou nahlížet všichni vedoucí zaměstnanci, kteří jsou zaměstnanci nadřízeni a příslušné státní orgány. Nahlížet do spisu může také sám zaměstnanec a může si z něj pořizovat i fotokopie. Nakládání se spisem je v režimu zákona o ochraně osobních údajů, a podle toho je nutné s ním zacházet. A to i po skončení pracovního poměru.