Od roku 2015 už nemusí mít zaměstnavatelé na pracovištích kopie pracovních smluv, pokud mají zaměstnance přihlášené do evidence podle zákona o nemocenském pojištění. Kontroloři Státního úřadu inspekce práce (SÚIP) totiž získali dálkový přístup do informačního systému České správy sociálního zabezpečení (ČSSZ), který mohou využít ke zjištění, zda je zaměstnanec přihlášen k nemocenskému a důchodovému pojištění. Tedy alespoň teoreticky.
Čtěte také: Končí další Drábkův pomník, na pracovištích už nejsou potřeba pracovní smlouvy
Jak totiž upozornil server Podnikatel.cz jeden z podnikatelů, kontroloři po něm stále požadovali papírové přihlášky zaměstnanců na ČSSZ. Podle SÚIP je to způsobené tím, že ostrá verze informačního sytému, který komunikaci mezi shora uvedenými orgány veřejné správy zajišťuje, byla spuštěna až letos v dubnu. Navíc se systém i nadále dolaďuje a čelí tak stále některým omezením funkcionality. Zároveň SÚIP ale ujišťuje, že absence papírových dokumentů nepůjde podnikatelům k tíži.
Konec papírových kopií na pracovištích? Kontroloři je stále vyžadovali
Ilustrační obrázek.
V diskuzi pod článkem upozornil jeden z podnikatelů na situaci, se kterou se setkal. Kontroloři z SÚIP po něm chtěli, aby jim ukázal doklady dokazující pracovněprávní vztah. Právě jsme byli poctěni kontrolou inspektorátu práce, připadám si jak v Kocourkově. Jelikož nejsou schopni si ověřit přihlášení zaměstnanců na ČSSZ a zdravotních pojišťovnách, chtějí od nás doložit přihlášky zaměstnanců ke zmíněným institucím. Ovšem jelikož již dlouhou dobu s institucemi komunikujeme pouze elektronicky, nic takového jako papírové přihlášky s razítkem instituce nemáme. Bohužel na tom trvají,
uvedl podnikatel.
Přitom už od ledna dle ust. § 136 zákona o zaměstnanosti platí, že zaměstnavatel nemusí mít na místě pracoviště kopie dokladů prokazujících existenci pracovněprávního vztahu, pokud splnil povinnost oznámit Okresní správě sociálního zabezpečení den nástupu zaměstnance do zaměstnání, které mu založilo účast na nemocenském pojištění podle zákona o nemocenském pojištění. Pro ověření jsou Státní úřad inspekce práce a oblastní inspektoráty práce oprávněny získávat od České správy sociálního zabezpečení způsobem umožňujícím dálkový přístup o zaměstnanci mimo jiné i následující údaje vedené v registru pojištěnců:
- vznik a zánik účasti na nemocenském pojištění nebo nástup do zaměstnání a jeho skončení, anebo u smluvního zaměstnance zahájení a skončení výkonu práce pro smluvního zaměstnavatele,
- druh výdělečné činnosti zakládající účast na nemocenském pojištění.
Až do dubna nefungovala ostrá verze systému
Server Podnikatel.cz proto oslovil SÚIP s žádostí o vysvětlení.Vámi popsaná situace mohla vzniknout za situace, kdy ještě nebyla spuštěna ostrá verze informačního sytému, který komunikaci mezi shora uvedenými orgány veřejné správy zajišťuje a inspektoři tak za účelem zefektivnění kontroly požádali kontrolovanou osobou o předložení předmětných dokumentů v písemné formě,
uvedl následně serveru Podnikatel.cz Petr Bata ze SÚIP.
Petr Bata dále upřesnil, že ostrá verze systému byla spuštěna až v dubnu. Jenže podnikatelé nemají stále vyhráno. Dle informací našich informatiků je s ohledem na velké množství dat systém stále dolaďován a jsou odstraňovány některé nepředpokládané nedostatky a ještě po omezenou dobu tak budeme muset čelit některým omezením jeho funkcionality,
upozornil Bata. Ten ale zároveň ujistil, že inspektoři jsou instruováni, že v případě, že kontrolovaná osoba přihlášky k orgánům sociálního zabezpečení nepředloží, nemůže to jít k tíži kontrolované osoby.
Někdy jsou kopie stále potřeba, stačí ale naskenované
Stále nicméně platí povinnost mít na pracovišti kopie pracovních smluv, DPČ a DPP se zúčtovanou měsíční odměnou vyšší než 10 000 Kč, v období od počátku výkonu práce zaměstnancem, do okamžiku, kdy zaměstnavatel oznámil OSSZ den nástupu daného zaměstnance do zaměstnání, dle zákonné úpravy, tedy po dobu prvních 8 dní pracovněprávního vztahu. Kopie dokladů prokazujících existenci pracovněprávního vztahu bude tedy požadovat pouze u zaměstnanců, kteří nejsou prokazatelně přihlášeni na OSSZ, tj. většinou u zaměstnanců pracujících na dohodu o provedení práce, nebo u zaměstnanců, jejichž pracovní poměr byl právě uzavřen a ještě nejsou přihlášeni na OSSZ,
shrnula Lenka Dymáková z advokátní kanceláře FABIAN & PARTNERS. Pozor hlavně na dohody o provedení práce s odměnou do 10 000 Kč. V těchto případech se zaměstnanci k pojištění nepřihlašují a je třeba mít kopie těchto dohod fyzicky na pracovišti po celou dobu trvání pracovněprávního vztahu,
připojil se Pavel Juřička z TaylorWessing e|n|w|c advokáti.
Dle oficiálních informací SÚIP navíc mohou být požadované dokumenty i v elektronické podobě. Například může jít o naskenované originální dokumenty, třeba ve formátu pdf., na paměťových médiích (CD, DVD, flash disc) s možností vytisknutí pro potřeby doložení výsledků kontroly.
ČLÁNKY DO MAILU