Lámete si hlavu nad tím, podle čeho vybrat EET zařízení? Nepřehlédněte naše rady

1. Ujasněte si, co chcete

Podnikatelé by se měli v první řadě rozhodnout, zda pokladnu chtějí jen proto, aby naplnili zákon, anebo zda raději chtějí nástroj, který jim usnadní práci a ušetří čas. Pokud chcete jen vyhovět zákonu a vystavíte jen pár účtenek za den, možná si vystačíte jen s aplikací do mobilu a účtenky budete odesílat e-mailem, radí na úvod Martin Pavlík, ředitel společnosti QUITEC nabízející produkt miniPos. Pokud podnikatelé zvolí pokladní zařízení, měli by se rozhodnout, jestli je pro ně příjemnější využívat tlačítkovou nebo dotykovou pokladnu. Zde asi neexistuje jednoznačná rada, jaký typ pokladny je lepší a proč. Spíše bude záležet na osobních preferencích a zvyklostech, dodává Jakub Konecký z firmy Consulta Bürotechnik.

EET zařízení by mělo být jednoduché, odpovídající velkosti a komplexnosti podnikání. Velká EET kasa se úplně nehodí řemeslníkovi, který navštěvuje své zákazníky a nemůže tedy s sebou tahat tiskárnu nebo velkou EET kasu. Kromě velikosti a přenositelnosti jde také o snadné ovládání a nastavení pokladny. Řada podnikatelů si plánuje pořídit tlačítkovou pokladnu z důvodu její „jednoduchosti“. Pravdou ale je, že nastavení a ovládání těchto pokladen je často výrazně složitější než moderních dotykových pokladen, podotýká Hynek Pášma, obchodní ředitel společnosti Smart software. Podle zkušeností z prvních vln Róberta Krupy, manažera marketingu ze Solitea Česká republika je častou chybou právě výběr nekvalitního hardware a pokladen, které se kazí. To má pak dopad na samotný byznys. Nebo lidé zjistili, že si pořídili moc malé nebo naopak zbytečně robustné řešení, dodává.

2. Nezapomeňte na potřebné funkce

Dále je při výběru vhodné zvažovat další specifika, která souvisí s jednotlivými druhy povolání. Například kadeřnice ocení pokladní systémy, které umí evidovat současně více subjektů (stačí tak jedno pokladní zařízení pro více kadeřnic v salónu) a řezníci a ostatní podnikatelé často účtující s mokrýma nebo špinavýma rukama ocení pokladny, které mají možnost speciálního krytu klávesnice proti znečištění. 

O kadeřnicích jsme psali v článku Kvůli EET zdražíme, nižší DPH je nám k ničemu, říkají mimopražské kadeřnice

Někdy také podnikatelé zapomínají, že mají povinnost zákazníkovi zobrazovat informace o prodeji, je tedy vhodné mít pokladnu se zákaznickým displejem, nebo alespoň nezapomínat před potvrzením konečné sumy zákazníkovi displej ukázat (v případě mobilních přenosných pokladen). Nebo třeba podnikatelé zapomenou, že rádi dělají slevové akce, evidují věrnostní karty nebo mají dvojí systém cen. Na všechny tyto věci je dobré myslet předem, protože ne všechny pokladní systémy umí takovéto funkce, doplňuje Jakub Konecký.

Pokud hledáte pokladnu, kterou chcete opravdu používat, je dobré si také ujasnit, zda budete přijímat jen hotovost anebo i platební karty. K dalším otázkám patří, kolik účtenek za den budete vystavovat – podle toho si zvolíte druh a kvalitu tiskárny. Zamyslel bych se nad tím, kolik různých druhů zboží a služeb budu prodávat a jak rychle je potřebuji namarkovat do pokladny; podle toho bych volil velikost displeje, popisuje Martin Pavlík. Podle Michaela Kašpara z týmu Malá pokladna podnikatelé dost často přehlížejí jednodušší možnosti. Stává tak, že zákazník vyžaduje k řešení také tiskárnu, přitom ze zákona není povinný přímo tisknout účtenku a v jeho případě by mu to mohlo ještě zkomplikovat práci. Hledají tak složitá řešení, vytvářejí na sebe větší tlak a nakonec utratí spoustu peněz za zbytečně složitou věc, popisuje. 

3. Vyberte si dobrého partnera

K důležitým kritériím patří samotný dodavatel. Ten by měl být nějaký rok na trhu, být aktivní a mít dobrou zákaznickou podporu. Odborníci s mnohaletou zkušeností také přesně vědí, co zákazník potřebuje. S dodavatelem pokladny budete ve styku dlouhou dobu a on rozhodne o tom, jestli budete s vybraným řešením spokojeni nebo ne. Pravděpodobně vám dobře pomůže už s výběrem, a pokud by přesto něco neklaplo, postará se o vás, vysvětluje Martin Pavlík.

Jakub Konecký tak podnikatelům doporučuje si jako první vybrat spolehlivou firmu a v její nabídce pak hledat tu nejlepší pokladnu podle jeho potřeb. Nebál by se ani osobního kontaktu s firmou – dobré je zkusit do firmy zavolat nebo poslat email. Uvidíte, jak s vámi firma bude komunikovat, zda je důvěryhodná a vám sympatická. Přeci jen firmě hodláte svěřit poměrně zásadní část vašeho podnikání, a proto by měla panovat vzájemná souhra, dodává. Podle Michaela Kašpara dobrého dodavatele poznáte tak, že vám poradí i navzdory tomu, že nejste jejich zákazníkem. Dobré je se také informovat na situaci, kdy budete chtít přejít k někomu jinému nebo přestat přijímat hotovost, radí dále.

Hynek Pášma zdůrazňuje důležité kritérium v podobě zajištění dlouhodobé podpory a servisu. Chápeme podnikatele, že často vnímají EET jako nutné zlo, ale pokud chtějí mít vše vyřešené a nechtějí se dočkat v budoucnosti nenadálých investic, je výhodné se spolehnout na pravidelný paušál, který obsahuje i podporu, servis a zejména aktualizace, popisuje. Dále zmiňuje plánované ukončení podpory šifrovacího protokolu TLS 1.1 finanční správou v průběhu 1Q/2021. V této souvislosti doporučujeme podnikatelům ptát se dodavatelů EET pokladen, kdo zaplatí tuto změnu zejména v případě, že pokladna nemá předplacený žádný servis a jedná se pouze o jednorázový nákup, upozorňuje.

Nepřehlédněte informace o certifikátech: V březnu expiruje dalších 20 tisíc certifikátů EET. Víme, jak získat nový

4. Neřiďte se jen cenou 

Cena zařízení je důležitá, ale podnikatel by si měl zjistit, co všechno v ceně kupuje. Doporučuji se zeptat, zda se bude v budoucnu platit (nebo spíše platilo v minulosti) za aktualizace a podporu, doplňuje David Obhlídal, CEO a jednatel KASA FIK. Pokud jste jen malý živnostník, je zbytečné, abyste platili velké řešení za velké peníze, když můžete mít EET za pár korun, ke kterému stačí jen mobilní telefon. Ve výsledku cena hraje velikou roli, je ale potřeba si dát pozor právě v souvislosti s jednoduchostí a spolehlivostí řešení, podotýká Michael Kašpar. 

Podnikatelé mají často pocit, že výběr EET pokladny „vyhrají“ tím, že si pořídí pokladnu za jednorázovou částku. Zcela přitom ale ignorují následný servis a podporu a v lepším případě jsou nepříjemně překvapeni, že následný servis stojí poměrně vysoké neočekávané částky. V horším případě má tato cenová politika za následek bankrot dodavatelské společnosti a podnikatel je tak nucen si pořídit novou pokladnu. Krach nestabilního dodavatele EET pokladny znamená (nechtěné) pořízení jiného řešení. Přitom se dnes stačí podívat do obchodního rejstříku, zda můj vybraný dodavatel EET je ztrátový či nikoliv a jaké je tedy jeho finanční zdraví a stabilita, radí Hynek Pášma.

Na trhu se také objevují firmy, které nabízí EET pokladní software zdarma. Před těmito programy však odborníci varují, protože podle jejich zkušeností úvodní „zdarma“ bývá draze vykoupeno. Ať už obtěžujícím reklamním prostorem, zasíláním našich soukromých dat do neznámých cloudů, naprostou absencí technické podpory, nulovou zárukou nebo dohledem nad vašimi daty. Nemluvě o tom, že se kdykoliv může stát, že tato aplikace „zdarma“ po nalákání dostatečného počtu uživatelů bude časem zpoplatněna, říká Jakub Konecký. Pozor si dejte také na zavádějící nabídky zdarma od operátorů – ty nejsou tak úplně zdarma. Tedy jsou, ale za určitých podmínek. Třeba když prodáte za měsíc více než za 100 000 Kč na platební karty. Jinak se vám taková nabídka „zdarma“ pěkně prodraží, popisuje Martin Pavlík. 

5. Informujte se

Podnikatelé by se před pořízením zařízení měli také podívat na recenze uživatelů. Z nich mohou zjistit, jak jsou uživatelé spokojeni s firmou, která EET pokladnu nebo systém nabízí, jaká je síť dealerů dané firmy nebo zda poskytne firma potřebné zaškolení a servis. Vyplatí se také zjistit, jestli má společnost vlastní telefonickou linku s „živým“ člověkem, když budete řešit aktuální problém, nebo jestli poskytuje pravidelný update v závislosti na úpravách zákona anebo v souvislosti s rozvojem technologií. Toto všechno jsou velmi důležité faktory, které na první pohled nejsou vidět, ale v provozu je nesmírně oceníte, shrnuje Jakub Konecký. David Obhlídal doporučuje ptát se po referencích u podnikatelů, kteří už pokladny používají od roku 2016.

Získat co nejvíce informací je dobré také z hlediska vašich povinností. Martin Pavlík například podotýká, že v některých případech nemusíte účtenky tisknout. Pokud například přijímáte tržby od lidí, které znáte, můžete jim zaslat účtenku e-mailem. Přímo z pokladní aplikace. Nemusíte kupovat žádnou pokladnu a vystačíte se svým chytrým telefonem, vysvětluje. Podle aktuálních informací hodně podnikatelů spoléhá na takzvaný zvláštní režim, tedy na papírovou evidenci od finančního úřadu. Tato evidence se však podle Hynka Pášmy hodí řádově do 2–3 účtenek denně a určitě není vhodná pro běžná kadeřnictví a jiné služby, kde na ni podnikatelé spoléhají. Měli by vzít v úvahu cenu svého času strávenou vypisováním účtenek, jejich archivací v papírové podobě a vyplňováním a doručováním čtvrtletního hlášení na finanční úřad. Říká se, že čas jsou peníze, a v případě služeb spadajících do 3. a 4. vlny EET to platí dvojnásob, radí. 

Podrobnosti o zvláštním režimu naleznete zde: Vše, co potřebujete vědět o zvláštním (offline) režimu EET, včetně formulářů

6. Nenechte se EET zastrašit 

Jakub Konecký si myslí, že čeští podnikatelé jsou ohromně šikovní a neměli by se EET nechat zastrašit a ztratit kvůli němu radost z podnikání. EET není tak vysokou investicí a ani tak složitou byrokracií, jak by se na první pohled mohlo zdát. A jak se říká, když už něco nemůžu změnit, můžu změnit svůj postoj. Přejeme tedy všem podnikatelům, aby novou vlnu EET dokázali vnímat ne jako strašáka, ale jako příležitost posunout svoje podnikání na novou a lepší úroveň, dodává. 

Podle Martina Pavlíka podnikatelé často hledají nejlevnější řešení, jak splnit povinnost EET, a vůbec nepřemýšlí o tom, že by jim pokladna mohla pomoct nebo pozdvihnout jejich podnikání. Třeba zajistit perfektní evidenci a díky tomu získat přehled, zautomatizovat předávání tržeb své účetní, nabídnout klientům věrnostní výhody atd., vyjmenovává závěrem.