Doručování písemností zaměstnancům má svá zákonem daná pravidla. Ať už se jedná o doručení výpovědi, upozornění na možnost výpovědi za soustavné méně závažné porušování pracovních povinností nebo mzdový výměr, vše je třeba řádně doručit. Čtěte, v jakém pořadí doručovat a na co si dát pozor.
Doručování písemností podle zákoníku práce
V souladu s § 334 zákoníku práce musí být písemnosti, které se týkají vzniku, změn a skončení pracovního poměru a dohod konaných mimo pracovní poměr, včetně dalších důležitých písemností spojených s odměňováním, doručeny do vlastních rukou. Obdobně i záznam o porušení režimu při dočasné pracovní neschopnosti.
Doručovat písemnosti je možné osobně do vlastních rukou, elektronicky nebo poštou. V pořadí, v jakém jsou v jednotlivých ustanoveních zákoníku práce možnosti doručení popisovány, musí být zachováno i pořadí doručování. Zjednodušeně řečeno, poštou zasílá zaměstnavatel písemnosti až v okamžiku, kdy není možné je doručit osobně nebo elektronicky.
1. Doručení do vlastních rukou
Zaměstnavatel doručuje písemnost zaměstnanci do vlastních rukou na pracovišti, v jeho bytě nebo kdekoliv a kdykoliv, kdy bude zastižen. Je povoleno doručovat i o víkendech nebo ve svátek. To může být rozhodující kupříkladu z důvodu počátku běhu výpovědní doby. Ta v souladu s § 51 zákoníku práce začíná prvním dnem kalendářního měsíce následujícího po doručení výpovědi a končí uplynutím posledního dne příslušného kalendářního měsíce. Jak pro server Podnikatel.cz již dříve upřesnila Alena Sokolová z Advokátní kanceláře FABIAN & PARTNERS: Výpovědní doba je v minimální délce trvání stanovena kogentně (to je způsobem neumožňujícím změnu)
.
Samozřejmě nelze považovat za řádné doručení převzetí písemnosti manželkou (manželem) zaměstnance. Zaměstnavatel může doručovat osobně, případně prostřednictvím svých pověřených zaměstnanců nebo jinou osobou na základě plné moci. Zaměstnanec by měl potvrdit převzetí písemnosti podpisem na její kopii. Doporučuje se však mít s sebou při doručení svědka, pro případ odmítnutí převzetí písemnosti zaměstnancem. I na tyto případy zákoník práce pamatuje. V paragrafu 334 je výslovně uvedeno, že písemnost se považuje za doručenou také tehdy, jestliže její přijetí zaměstnanec odmítne. O odmítnutí se na místě sepíše záznam. Zaměstnanec tím nic nezíská, naopak, zbavuje se možnosti obrany – kupříkladu pro neplatné rozvázání pracovního poměru.
Přestože by se jednalo o nedodržení postupu, šlo by o platné doručení i v případě, kdy by zaměstnavatel „přeskočil“ pořadí doručování a eventuálně přikročil rovnou k k doručení písemnosti poštou a zaměstnanec poštovní zásilku převzal.
2. Elektronické doručování
V pořadí na druhém místě je v ustanovení § 335 zákoníku práce popisováno doručení prostřednictvím sítě nebo služby elektronických komunikací. Toto se ovšem v pracovněprávní praxi příliš nevyužívá, jelikož zaměstnanec musí s takovým doručením vyslovit předem souhlas a poskytnout zaměstnavateli elektronickou adresu. Zaměstnavatel v takovém případě zasílá písemnost opatřenou uznávaným elektronickým podpisem a považuje se za doručenou až v okamžiku, kdy převzetí potvrdí tuto datovou zprávu (opět podepsanou uznávaným elektronickým podpisem).
Doručení se považuje za neúčinné, pokud se písemnost vrátí jako nedoručitelná nebo do 3 dnů od jejího odeslání zaměstnanec nepotvrdil její přijetí datovou zprávou opatřenou elektronickým podpisem.
Doručování poštou je až na třetím místě v pořadí dle zákoníku práce.
A tady vyvstává otázka, jak je to s doručováním datovou schránkou. Nahradí doručení do datové schránky nezbytné potvrzení o doručení s připojeným elektronickým podpisem? Jak se pro server Podnikatel.cz vyjádřili z Advokátní kanceláře Tomáše Rašovského, elektronickým doručováním se rozumí jak doručování emailem, tak doručování do datové schránky. I když zaměstnanec má datovou schránku či email, nemůže mu zaměstnavatel tímto způsobem doručovat, pokud mu k tomu zaměstnanec nedal písemný souhlas. Navíc musí doručení zaměstnanec potvrdit opět zprávou se zaručeným elektronickým podpisem do 3 dnů od doručení, jinak není zpráva doručena. Vzhledem ke speciální úpravě zákoníku práce není možné využít úpravu doručování dle jiných právních předpisů a fikci doručení do datové schránky,
sdělila advokátka Magdaléna Vašinková.
3. Doručování poštou
Jestliže nebylo možné doručit předchozími dvěma způsoby, doručuje zaměstnavatel písemnost prostřednictvím poskytovatele poštovních služeb. Zasílá se na poslední zaměstnavateli známou adresu (adresu, kterou zaměstnanec naposledy zaměstnavateli uvedl a není nutné pátrat, zda se zde dosud zdržuje).
Písemnost se zasílá jako doporučená zásilka s doručenkou, včetně poznámky „Do vlastních rukou“. V ustanovení § 336 zákoníku práce se píše, že platné doručení musí být doloženo písemným záznamem o doručení (dodejka neboli doručenka).
Písemnost je doručena jejím převzetím. Ale i tady mohou nastat komplikace. A to pokud zaměstnanec není zastižen nebo jednoduše odmítne zásilku převzít. V situaci, kdy není zastižen, se písemnost uloží v provozovně provozovatele poštovních služeb nebo u obecního úřadu. Zaměstnanec je vyzván písemným oznámením, aby si ji do 10 pracovních dnů vyzvedl. Zároveň je mu sděleno, kdy a kde tak může učinit. Nevyzvednutá písemnost se považuje za doručenou posledním dnem této lhůty. Následně se písemnost zaměstnavateli vrací jako nedoručitelná. Na běh lhůty již tato skutečnost žádný vliv nemá, desátým úložním dnem byla zaměstnanci „doručena“.
Ani při doručování poštou nemá odmítnutí převzetí písemnosti žádný odkladný účinek. Doručeno je dnem, kdy zaměstnanec odmítl písemnost převzít. Musí však být doručovatelem poučen o následcích odmítnutí převzetí. O poučení se provede písemný záznam.
ČLÁNKY DO MAILU