K dispozici nabízíme hned dva vzory smluv, které se hodí především pro ty podnikatele, kterým účetnictví zpracovává externí firma.
Nejeden zaměstnavatel využívá ke zpracování mzdové agendy externí účetní firmy. Zaměstnavatel takto může v souladu s GDPR postupovat a nepotřebuje k tomu souhlas dotčených zaměstnanců. Musí si ale vybrat takovou externí firmu, která mu dá dostatečnou záruku, že zavedla ke zpracování mzdové agendy vhodná technická a organizační opatření v souladu s požadavky nařízení GDPR. Je třeba mít na paměti, že odpovědnost správce při využití zpracovatele se nikdy zcela nepřenáší a nezaniká.
Čtěte také: GDPR a osobní údaje zaměstnanců pro daňové účely
Jestliže by došlo k porušení zcela na straně zpracovatele, byla by odpovědnost správce za takové porušení zpravidla vyloučena. Avšak mohl by být konfrontován, že nezvolil zpracovatele, který poskytuje dostatečné záruky.
Zpracování osobních údajů mzdovou účtárnou může probíhat pouze na základě smlouvy. Zde musí být sjednán předmět a doba trvání zpracování, povaha a účel zpracování, typ osobních údajů a kategorie subjektu údajů (zaměstnanci), práva a povinnosti zaměstnavatele. Smlouva musí být vyhotovena písemně (lze i elektronicky). V souladu se zavedením GDPR je nutná revize stávajících smluv. Nevyhovující smlouvy je vhodné nahradit novými, případně pouze doplnit nově požadované údaje (dodatkem).
Čtěte více: Zpracování mzdového účetnictví externí firmou a GDPR
Smlouva o zpracování osobních údajů
Předmětem této Smlouvy je úprava vzájemných práv a povinností smluvních stran při zpracování osobních údajů, které zpracovatel získá v souvislosti s poskytováním svých služeb (dle aktuální problematiky GDPR).
Dodatek ke zpracovatelské smlouvě s externí účetní firmou
Správce a zpracovatel uzavírají za účelem ochrany osobních údajů podle čl. 28 a násl. Nařízení (EU) 2016/679 tento dodatek o zpracování a ochraně osobních údajů.
ČLÁNKY DO MAILU