Uvařit svému bossíkovi kávičku, pak si přečíst, co je nového v dámském magazínu, přebarvit si nehty novým trendy lakem a občas vyřídit pár telefonátů. Alespoň tak jsme si představovali časy, kdy atraktivní slečny zastávaly pozice asistentek. I když na podobný fenomén můžeme v zkostnatělých institucích ještě narazit, moderní firmy očekávají od asistentek absolutní samostatnost, rychlost v jednání a samozřejmě i zástupnou funkci za svého šéfa, který není momentálně k dispozici.
Sekretářka nebo asistentka?
Možná jste se někdy setkali s tím, jak jsou ženy, které zastávají funkci asistentky, alergické na slovo “sekretářka”. Právě ta totiž v očích české veřejnosti představuje subjekt, který zavolá opraváře na zaseknutou CD mechaniku ve svém počítači a ptá se, kdy už konečně bude ten báječný stojánek na kávu zprovozněn. Proto se ani nelze ženám, která jsou pravou rukou svého šéfa, není čemu divit, když ihned utnou rozhovor potom, co je nazvete sekretářkou. Jenže na slovu sekretářka či sekretář není nic špatného. Stačí se podívat na definici, která je k dispozici v online otevřené encyklopedii Wikipedie. Ta praví, že sekretářka je buď administrativní asistentka v podnikové sféře, anebo určitý druh střední či vyšší úřednické funkce ve veřejné správě.
Rozšířená definice dle Wikipedie
Sekretář ve smyslu „asistent“ (dnes často nazývaný právě asistent) vykonává mnoho administrativních činností. Tradičně mezi ně patří vyřizování korespondence, například psaní dopisů. Éra psaní textů na počítači významně omezila čas, který tato činnost vyžaduje, takže se do oblasti působnosti sekretáře dostala řada nových úkolů. Může zahrnovat správu rozpočtu, vedení účetnictví, správu webových stránek, plánování služebních cest apod. Mezi tyto úkoly může patřit také organizování konferencí, příprava občerstvení pro obchodní jednání, plánování schůzek a příprava dokumentů k revizi.
Zdroj: Wikipedia.org
Když si prohlédneme výčet všech činností, zaseklá CD mechanika zjevně chybí. Obsahuje však poměrně velké množství úkolů, které musí profesionální asistentka zvládnout. Očekává se znalost nejen administrativních úkolů, ale perfektní znalost účetnictví, informačních technologií, personálního plánování, komunikační dovednosti a manažerské schopnosti. Nároky na asistentky jsou proto kladeny mnohem přísněji než na pracovníka, který zastává výhradně odbornou funkci.
Psychologie v této pozici hraje rovněž velkou roli. Asistentka na jednu stranu musí umět překousnout možná někdy až hysterické výlevy svého šéfa a dokázat ho uklidnit, zároveň je i ochrannou linií před ostatními, kteří se snaží jejího šéfa kontaktovat nejlépe ihned.
Viděli jste ostatně film Ďábel nosí Pradu? Přesně tam bylo jasně vykresleno, jak na jednu stranu musí profi asistentka snášet teror ze strany svého nadřízeného a zároveň dokázat “otravujícím” telefonujícím s klidným hlasem sdělit, že šéf není k dispozici, i když k dispozici vlastně je, jenže nechce být nikým rušen.
APA vyhlašuje soutěž o TOPasistentku
Asistentka není jen povolání pro ženy
Bohužel zavedeným klišé je také to, že pozici asistentky může vykonávat pouze žena. Opak je pravdou. Proč by stejnou funkci nemohl zastávat také muž? Mám kamaráda, který má vystudovanou vysokou školu ekonomickou a přesto začínal na pozici asistenta. Proč? Věděl, že díky této pozici se dostane ke kontaktům, ke kterým by se jinak nedostal. A kontakty dnes hrají ve všem klíčovou roli. Na pozici ředitele by se samozřejmě nikdy jako absolvent nedostal, proto začal jako “pouhý” asistent. Ve své funkci však řídil prakticky celé personální oddělení a vypracovával pro svého nadřízené odborné analýzy, které ho nakonec vyhouply až do pozice ředitele tréninkového centra, za což může poděkovat právě kontaktům, ke kterým se v pozici asistenta dostal.
ČLÁNKY DO MAILU