Až pětina všech jízd služebními vozy nemá nic společného s výkonem pracovní činnosti. Firemními auty si zaměstnanci odváží děti do škol, jezdí s nimi na nákupy, návštěvy a výlety. Pokud se tak děje v malé míře, je možné to tolerovat, ale tuto míru samozřejmě ne každý respektuje.
Stále více zaměstnavatelů proto sahá po zařízeních umožňující monitoring pohybu svých vozidel. Dozorové systémy mají prakticky neomezené možnosti a nabízí celou škálu možností monitoringu. Zejména jde o pohyb vozidla a jeho aktuální polohu, dobu jízdy, trasu, kterou vozidlo jelo, spotřebu paliva a kontrolu rychlosti. Z pohledu zaměstnavatelů zajímavé řešení, které může do provozu firemního vozu přinést větší bezpečnost i úspory. Zároveň se ale jedná o zpracovávání osobních údajů zaměstnanců, které je potřeba ošetřit.
Technologie umožňující zaměstnavatelům sledovat svá auta bývá uplatňována hlavně u firem, které se zabývají dopravou nebo mají velké flotily služebních vozů. Zaměstnavatel, který používá ve vozech telematiku, si ale musí uvědomit, že shromažďuje data jak o vozidle, tak o zaměstnanci, který auto používá. Informace o poloze vozidla totiž automaticky určují i polohu zaměstnance, a dokonce poskytují informace o jeho chování.
Zaměstnavatelé by sice mohli být povinni instalovat sledovací techniku do vozidel, aby prokázali soulad s dalšími právními povinnostmi, například pro zajištění bezpečnosti svých zaměstnanců, kteří jejich auta řídí. Zároveň mohou mít oprávněný zájem na tom, aby mohli kdykoliv zjistit polohu svých vozidel. I kdyby jim ale byl oprávněný zájem k dosažení těchto účelů uznán, měli by nejprve posoudit, zda je zpracování pro tyto účely nezbytné a zda zavedení těchto opatření bude v souladu se zásadami proporcionality a subsidiarity. A to i přesto, že ve stanovisku pracovní skupiny WP29 z roku 2011 stojí, že zařízení ke sledování vozidel nejsou zařízeními pro sledování zaměstnanců. Jejich funkcí je sledování nebo monitorování lokalizace vozidel, ve kterých jsou instalována. Zaměstnavatelé by je neměli považovat za zařízení ke sledování nebo monitorování chování či místa výskytu řidičů nebo jiných zaměstnanců, například zasíláním upozornění na rychlost vozidla.
Podle pracovní skupiny WP29 může být zpracování lokalizačních údajů odůvodněné v případech, kdy slouží k monitorování přepravy osob či zboží nebo k lepší distribuci zdrojů u služeb v rozptýlených lokalitách. Děje se tak například v případě plánování operací v reálném čase nebo v momentě, kdy je účelem bezpečnost samotného zaměstnance nebo jemu svěřeného zboží či vozidel. Pracovní skupina naopak považuje zpracování údajů za nadbytečné v případech, kdy si mohou zaměstnanci své cesty organizovat volně dle vlastního uvážení, nebo v případech, kdy je účelem zpracování údajů pouze sledování práce zaměstnance, která by mohla být sledována jiným způsobem.
K tématu dále čtěte: Pětina firemních aut je zneužívána. Můžete šmírovat své zaměstnance? A jak?
Stanovte si ve firmě jasná pravidla
Zaměstnanci někdy mohou služební auta používat i mimo pracovní dobu pro osobní účely. Tato možnost včetně omezení by měla být jasně uvedena ve vnitrofiremních předpisech. Pokud je soukromé užití vozidla povoleno, nemělo by být v tuto dobu monitorováno. Vzhledem k citlivosti údajů o poloze je totiž jen málo pravděpodobné, že by existoval právní důvod k monitorování polohy služebních aut řízených zaměstnancem mimo pracovní hodiny,
domnívají se členové WP29. Zároveň se ve stanovisku píše, že pokud by to nutné bylo, je třeba vzít v úvahu proporcionalitu, která by byla přiměřená rizikům.
Například by to mohlo znamenat, že kvůli prevenci krádeže auta nebude jeho poloha mimo pracovní dobu zaznamenávána, dokud vůz neopustí široce definovaný územní okruh (oblast, nebo dokonce zemi). Kromě toho by poloha měla být zobrazována jen způsobem, kdy zaměstnavatel aktivuje „viditelnost“ polohy přistoupením k systémem už uloženým datům, když vozidlo opustí předem definovanou oblast.
Pokud firma zaměstnancům povoluje soukromé použití služebního vozu a chce jednat v souladu se zákonem, bude nejdůležitějším opatřením, které zaměstnavatel může učinit pro dodržení těchto principů, nabídnutí „odstupní“ možnosti. To znamená, že by zaměstnanec v zásadě měl mít možnost dočasně vypnout sledování polohy vždy, kdy ho k tomu zvláštní okolnosti opravňují. Může se jednat třeba o cestu monitorovaným vozem k lékaři. Možností vypnutí lokalizátoru bude zaměstnanec z vlastní iniciativy schopen ochraňovat určitá data o poloze jako soukromá. Zaměstnavatel pak musí zajistit, aby shromažďovaná data nebyla použita k nezákonnému dalšímu zpracování, jaké představují sledování a vyhodnocování zaměstnanců.
Zaměstnavatel musí také jasně informovat zaměstnance o instalaci sledovacího zařízení ve firemním vozidle, které řídí, a o tom, že jejich pohyb během používání auta je zaznamenáván a že, podle uplatněné technologie, může být zaznamenáváno i jejich řidičské chování. Nejlepším řešením je umístit takovou informaci viditelně v zorném poli řidiče. Není to jen nutnost. Pokud o tom řidiči firemních vozů vědí, uzpůsobí jízdu a často se tím dosáhne úspor v provozu. Jde tedy i o dobrý přístup ze strany zaměstnavatele jakožto hospodáře. Je vhodné zaměstnance poučit, že firemní vozy jsou pracovní nástroje a jsou tedy určeny zejména k výkonu pracovních povinností. Pokud by to zaměstnanec nerespektoval, může to být i důvodem pro výpověď. Je tedy záhodno mít jakékoli jiné využití vozu smluvně ošetřeno.
Pokračujte na: Nasadit GPS lokalizaci do firemního auta tajně? Takhle to asi nepůjde
Zapisovače událostí je lepší odstranit
Určité technologie, například zapisovače událostí, také umožňují nepřetržité sledování vozidla i řidiče. Jde o jakési varianty známých černých skříněk z letadel, které mohou pomoci rozklíčovat například důsledek dopravní nehody. Tyto systémy dokážou začít nahrávat video i audio záznam v určitém okamžiku, například při náhlém brzdění, náhlé změně směru nebo nehodě, přičemž zaznamenají a uloží okamžiky bezprostředně před incidentem. V provozu ovšem mohou být nepřetržitě. Při jejich použití tedy dochází ke zpracovávání značného množství osobních údajů o zaměstnancích, kteří takto monitorované vozy řídí.
Získané informace mohou být později použity k pozorování a kontrole řidičova chování za účelem jeho vylepšení. Použití zapisovačů událostí ovšem může být zákonné jen tehdy, existuje-li nezbytnost zpracovávat takto získané osobní údaje o zaměstnancích pro legitimní účel. Toto zpracování navíc bude muset být v souladu se zásadami proporcionality a subsidiarity. Skupina WP29 to přibližuje na následujícím příkladu:
Jistá dopravní společnost vybavuje kabinu všech vozidel videokamerou zaznamenávající zvuk i obraz. Účelem zpracování takto získaných dat je vylepšování řidičských dovedností zaměstnanců. Kamery jsou konfigurovány tak, aby uchovaly záznam vždy, kdy dojde k náhlému brzdění nebo změně směru. Firma se domnívá, že má právní důvod ke zpracování podle Směrnice o ochraně dat. Ochraňuje tím přece bezpečnost vlastních zaměstnanců i ostatních řidičů.
Jenže zákonný zájem společnosti monitorovat řidiče nepřevažuje nad právy těchto řidičů na ochranu jejich osobních údajů. Ustavičné sledování zaměstnanců prostřednictvím kamer představuje závažný zásah do jejich práva na soukromí. Existují jiné způsoby, například instalace zařízení zabraňujícího použít mobilní telefon, jakož i další bezpečnostní zařízení, jako pokročilý nouzový brzdný systém nebo systém varování před opuštěním jízdního pruhu, které mohou být pro prevenci autonehody mnohem vhodnější. Použitím videa se navíc firma s vysokou pravděpodobností dopustí zpracování osobních údajů třetích stran – v tomto případě například chodců – a pro takové zpracování nebude její zákonný zájem dostatečně odůvodnitelný.
ČLÁNKY DO MAILU