Může zaměstnavatel kopírovat rodné a oddací listy?

Obecné nařízení Evropské unie známé pod zkratkou GDPR nahradilo dosavadní zákon o ochraně osobních údajů. Doplňkový zákon o jejich zpracování prozatím schválen nebyl.

Nařízení GDPR upravuje v článku 6 zákonnost zpracování osobních údajů. Zde se uvádí, že zpracování osobních údajů v odpovídajícím rozsahu je zákonné, pokud je nezbytné pro splnění právních povinností, které se na zaměstnavatele vztahují. V takovém případě může zaměstnavatel zpracovávat osobní údaje bez souhlasu zaměstnance. Účel zpracování osobních údajů je v tomto případě zřejmý – jedná se o vedení mzdové agendy a plnění zákonných povinností spojených s odvodem daní a pojistného.

Již od počátku účinnosti obecného nařízení panovaly nejasnosti ohledně kopírování průkazů totožnosti zaměstnance či jiných údajů, které mohou být pro zaměstnance citlivé. Především se jedná o rodné a oddací listy pro účely uplatnění daňového zvýhodnění a slev na dani.

Občanský průkaz ani pas zaměstnavatel nekopíruje

Je nesporné, že kopírování průkazu totožnosti zaměstnance (občanský průkaz nebo pas) je v rozporu se zákonem o občanských průkazech. Píše se tu, že je zakázáno jakýmikoliv prostředky pořizovat kopie občanského průkazu bez prokazatelného souhlasu občana, kterému byl průkaz vydán. Existují však určité výjimky. Kopírování občanských průkazů zákon umožňuje například bankám, investičním společnostem, pojišťovnám, auditorům a daňovým poradcům. Zaměstnavatel mezi tyto výjimky nepatří. Teoreticky by bylo možné vyhotovit kopii na základě prokazatelného souhlasu zaměstnance, ale z pohledu GDPR by toto zpracování bylo nepřiměřené. Jestliže zaměstnavatel vysloveně potřebuje údaje z občanského průkazu a nespokojí se s pouhým opisem, lze provést kopii údajů z průkazu částečným zakrytím pomocí šablony. A to pouze těch údajů, na které má zaměstnavatel ze zákona nárok. Stejně je možné postupovat v případě zpracování údajů z cestovního pasu u zaměstnaných cizinců. Podrobněji v článku: GDPR zatočí s kopírováním nadbytečných dokladů zaměstnavatelem 

Ptejte se odborníka v poradně Mzdové účetnictví

PhDr. Dagmar Kučerová

mzdový poradce

Položit dotaz

Kopírování dokladů pro daňové účely

Obdobně je tomu v případě kopírování dokladů pro daňové účely. Poplatník (zaměstnanec) prokazuje plátci daně ze závislé činnosti (zaměstnavateli) nárok na odpočty, slevy a bonusy. Důkazní prostředky podrobně popisuje ustanovení § 38l zákona o daních z příjmů.

Plátce daně (zaměstnavatel) má odpovědnost za prokázání nároku před správcem daně. Konkrétní doklady, kterými v tomto případě prokazuje nárok na vrácení měsíčního i ročního daňového bonusu, nejsou upraveny zákonným předpisem. Jak již dříve pro server Podnikatel.cz sdělila Klára Křehlová z Generálního finančního ředitelství, daňový subjekt (plátce daně ze závislé činnosti) podle § 92 odst. 3 daňového řádu prokazuje všechny skutečnosti, které je povinen uvádět v daňovém tvrzení i v žádostech o vrácení daňového bonusu. Podle § 93 odst. 1 daňového řádu platí, že jako důkazních prostředků je možné využít všech podkladů, jimiž lze zjistit skutečný stav věci rozhodné pro stanovení daně, a to i těch, které byly získány před zahájením řízení. Zdůraznila, že v obecné rovině je na plátci daně, jakými doklady (důkazními prostředky) své důkazní břemeno splní. Avšak k prokázání nároku je samozřejmě třeba užít důkazní prostředky adekvátní důkazní síly a věrohodnosti. Plátci daně totiž sráží daň, příp. zálohu na daň, pod vlastní majetkovou odpovědností.

Problematické kopírování rodných a oddacích listů

Je tedy zřejmé, že zaměstnavatel může pro daňové účely požadovat doklady (a pořizovat si z nich kopie), jenž uvádí zákon o daních z příjmů (má k tomu právní důvod). Doklady, které v § 38l zákona o daních z příjmů výslovně uvedeny nejsou, zaměstnavatel po zaměstnancích nepožaduje. Opatrnost je nezbytná v případě prokazování skutečností na základě rodných a oddacích listů. Tyto dokumenty totiž obsahují osobní údaje dalších osob (jména rodičů snoubenců, jméno druhého z rodičů uvedené na rodném listě). Tyto údaje mohou být pro zaměstnance citlivé a podle názoru některých právníků je jejich kopírování nepřiměřené. Více v článku: GDPR a osobní údaje zaměstnanců pro daňové účely 

Poplatník nebo plátce daně „prokazuje“

V zákoně o daních z příjmů je uvedeno, že nárok na daňové zvýhodnění prokazuje (ne dokládá) poplatník „úředním dokladem prokazujícím totožnost dítěte“. Oslovený Tomáš Paták z Úřadu pro ochranu osobních údajů připustil, že je skutečně otázkou, jak vykládat pojem „prokazuje“. Zdali jde jen o nařízení typu listiny, čím prokazuje (tj. touto listinou musíš prokázat nárok, ničím jiným), nebo je to i zároveň uzavřené ustanovení v tom směru, že jen ukáže (a prokáže) a zase odejde s listinou. Důležité je v tomto směru dodržovat jistou míru pružnosti, kdy pokud někdo nárokuje slevu na dani, měl by být schopen přijmout postup, kdy si zaměstnavatel právě pro účely kontroly vyhotoví kopii listiny. V případě, že má zaměstnavatel kopie bezpečně uloženy v osobním spisu zaměstnance, který je sám o sobě dostatečně chráněn, není nutné spatřovat v takovém jednání problém, připustil Tomáš Paták.

Zákon však rodné ani oddací listy vysloveně nevyžaduje. Například u doložení daňového zvýhodnění se zmiňuje „doklad prokazující totožnost dítěte“. Jak připustilo Generální finanční ředitelství, dokumenty, jako je rodný a oddací list, skutečně nejsou pro účely úlev (slevy na dani, daňového zvýhodnění) v zákoně o daních z příjmů výslovně vyjmenovány. Nicméně, dle našeho názoru se jedná o nejpřijatelnější dokumenty pro prokázání požadovaných skutečností, a to jak ze strany poplatníka vůči plátci, tak z pohledu plátce daně vůči správci daně, uvádí Lukáš Heřtus. Doplňuje, že pokud poplatník prokáže požadované skutečnosti jiným způsobem, pak lze jistě i toto vzít v úvahu (ze strany poplatníka lze např. pořídit výpisy s požadovanými údaji, což je pro něj bezesporu administrativně náročnější). Zpracováním osobních údajů se rozumí jakákoli operace s osobními údaji. Předložené doklady pro daňové účely je správce osobních údajů (zaměstnavatel) oprávněn kopírovat (skenovat) v rozsahu potřebném k dosažení účelu zpracování. Současně je povinen tyto doklady předkládané pro daňové účely i archivovat po dobu stanovenou v § 148 daňového řádu (tj. pokud běží lhůta pro stanovení daně).