K možnosti využití soukromých kontaktních údajů z pohledu GDPR se pro server Podnikatel.cz vyjádřil Úřad pro ochranu osobních údajů.
Obecné nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) je účinné déle než rok. V některých praktických otázkách stále není jasno. Čtěte také: Zpřísnila se kontrola osobních práv zaměstnanců
Nadbytečný souhlas se zpracováním osobních údajů
GDPR stanoví zaměstnavatelům několik druhů oprávnění, na základě kterých mohou osobní údaje zpracovávat. Nazývají se právními důvody. Nejčastějším právním důvodem z pohledu zaměstnávání je nezbytnost zpracování pro plnění smlouvy (zejména pracovní smlouvy) a provedení opatření přijatých před uzavřením této smlouvy na žádost uchazeče o zaměstnání. Dále samozřejmě nezbytné zpracování pro splnění právní povinnosti zaměstnavatele (záloha na daň, povinné odvody pojistného apod.). Pro zpracování těchto údajů zaměstnavatel nemůže vyžadovat souhlas zaměstnanců. Patří mezi zákonné povinnosti zaměstnavatele. Paradoxně se získáním souhlasu vystavuje příslušným sankcím.
V praxi se totiž vyskytují případy, kdy zaměstnavatelé (zřejmě z důvodu právní jistoty) nesprávně zakomponovali souhlas se zpracováním osobních údajů do pracovní smlouvy. Objevuje se zde kupříkladu formulace, že zaměstnanec souhlasí se zpracováním osobních údajů pro mzdovou agendu a další pracovněprávní účely, jako je zdravotní a sociální pojištění.
Namísto souhlasu se zpracováním osobních údajů by se v pracovních smlouvách nebo v jiných samostatných dokumentech měla objevit informace o zpracování osobních údajů. Tím zaměstnavatel současně splní povinnost informovat zaměstnance o prováděném zpracování pro pracovněprávní účely. Souhlas se zpracováním osobních údajů se využije pouze tam, kde nešly využít ostatní právní důvody, což není v oblasti zaměstnávání časté.
Osobní údaje získávané od uchazečů o zaměstnání
První část osobních údajů shromažďuje zaměstnavatel již při výběrovém řízení. Jde o právní důvod – sjednání pracovní smlouvy s vybraným uchazečem o zaměstnání. Za základní okruh zjišťovaných údajů (například prostřednictvím jednoduchého osobního dotazníku) lze považovat:
- identifikační údaje – jméno, příjmení, titul, adresa bydliště, datum narození (rodné číslo není pro sepsání pracovní smlouvy nezbytné, doplní se do osobního spisu až po uzavření pracovního poměru. Pokud je přesto uchazeč o zaměstnání do životopisu, případně zjednodušeného osobního dotazníku využívaného pro uchazeče o zaměstnání, uvede, nebude tento údaj zaměstnavatel nijak mazat (překrývat), jen ho prozatím nevyužije),
- elektronické kontaktní údaje – e-mail, telefonní číslo (pro sdělení průběhu a výsledku výběrového řízení),
- kvalifikační předpoklady – znalost práce s PC, jazykové předpoklady, specifické znalosti potřebné pro výkon práce u zaměstnavatele – doklady o vzdělání, certifikáty, osvědčení, průkazy apod.,
- předchozí zaměstnání – náplň činností předchozích zaměstnání atd.
Další údaje potřebné pro plnění právních povinností, například zmíněné rodné číslo, doklady a potvrzení k uplatnění slev na dani, údaje o probíhajících exekučních srážkách, získá zaměstnavatel až po uzavření pracovního poměru.
Soukromé telefony a maily zaměstnanců
V průběhu výběrového řízení jsou kontaktní údaje uchazečů o zaměstnání běžně využívány pro sdělení výsledku výběrového řízení. Předmětem diskuzí je jejich využití v průběhu pracovněprávního vztahu. E-mailové adresy slouží nejčastěji pro zasílání elektronických výplatních pásek. Jak pro server Podnikatel.cz uvedl Ladislav Hejlík z Úřadu pro ochranu osobních údajů, jsou předmětné osobní údaje kontaktními údaji, jejichž shromáždění a další zpracování v souvislosti s pracovněprávním vztahem je legitimní činností správce. Právním titulem je plnění smlouvy, případně oprávněný zájem zaměstnavatele. Předpokladem však je, že zaměstnanec tyto osobní údaje zaměstnavateli dobrovolně poskytne, neboť se nejedná o podstatné náležitosti pracovní smlouvy. Je též důležité vzít v potaz, že privátní kontakty lze využít jen v situaci, kdy je to nezbytně nutné, zvlášť má-li zaměstnanec služební telefonní číslo a služební e-mailovou adresu.
Jakým způsobem bude výplatní páska předávána zaměstnanci, je podle Ladislava Hejlíka věcí dohody smluvních stran. Pokud zaměstnanec se zasíláním pásky na svůj soukromý e-mail nesouhlasí, musí zaměstnavatel zvolit jiný postup tak, aby dodržel příslušnou povinnost dle zákoníku práce. Zároveň je třeba zohlednit, že e-mail není obecně považován za bezpečný doručovací kanál, a je tudíž vhodné přijmout potřebná opatření k zajištění zabezpečení osobních údajů (např. šifrování).
Jestliže zaměstnavatel zvolí elektronickou formu vydání výplatní pásky, vždy odpovídá za dostatečné zabezpečení dat a ochranu osobních údajů. Podrobněji v článku: Zasílání výplatnic mailem. Co na to zákony?
Obdobně je tomu při využití soukromých telefonních čísel zaměstnanců. Zaměstnavatel je oprávněn využít soukromý telefonní kontakt při spojení se zaměstnancem za účelem výkonu jeho pracovní činnosti, tzn. plnění pracovní smlouvy. Pokud však má zaměstnanec přidělen služební telefon, je nutné preferovat využití tohoto kontaktu.
Soukromé telefonní kontakty a maily z hlediska součinnosti
Problematické je rovněž sdělování soukromých kontaktů zaměstnanců třetím osobám. Zejména bývají vyžadovány exekutory z hlediska součinnosti. Zaměstnavatel je povinen poskytnout součinnost spočívající primárně ve sdělení informací týkajících se majetku povinného. Poskytnutí soukromého telefonního čísla a e-mailové adresy považuje za sporné i Ladislav Hejlík z Úřadu pro ochranu osobních údajů. Problematice se server Podnikatel.cz již věnoval. Více například v článku: Součinnost zaměstnavatelů aneb Co vše je nutné exekutorům sdělit
Situace by se mohla v dohledné době změnit. Do legislativního procesu vstoupila novela občanského soudního řádu a exekučního řádu, jež má jednoznačně určit, že zaměstnavatelé poskytují součinnost dle § 33 exekučního řádu. Na obsahu poskytovaných údajů zaměstnavatelem se dosud odborníci neshodli. Není totiž zřejmé, a to ani z dostupných soudních rozhodnutí, zda zaměstnavatel aktuálně poskytuje součinnost dle exekučního řádu či jen obecnou součinnost dle ustanovení § 128 občanského soudního řádu.
ČLÁNKY DO MAILU