Na home office byla pohoda. Jak ji přenést na pracoviště?

Je však možné, že zaměstnavatel vnímá, že se některým ze zaměstnanců z pohodlí domova nechce do kanceláře, a přemýšlí, jak je „nalákat zpět“. V tomto bude nejlepší opravdu se o své zaměstnance zajímat. Ne každý ke změnám přistupuje stejně, ne každý je stejně společenský a samostatný. To jsou definitivně věci, které v návratu budou hrát roli, říká na úvod Lucie Spáčilová, výkonná ředitelka společnosti PERFORMIA, která se zaměřuje na budování produktivních týmů, výběr a hodnocení zaměstnanců. Milan Novák, ředitel GoodCall od zaměstnanců cítí, že jim během nouzového stavu chyběla sociální interakce, setkávání s kolegy, neformální debaty a diskuze. Proto doporučujeme zaměstnance lákat právě na společné aktivity, které pomáhají sociální interakci, stmelování týmového ducha,  radí.

Jak to vypadá s návratem zpátky?

Pro zaměstnance i zaměstnavatele je navrácení do kanceláří jeden z podstatných kroků v návratu k „normálu“. Hlavním přínosem návratu do běžného pracovního režimu bude obnovení sociálních a pracovních vazeb mezi zaměstnanci. Dále pak přístup ke zdrojům a vybavení, k němuž lidé přístup z domova neměli. S tím souvisí také narovnání podnikových procesů a obnovení efektivity tam, kde byla v předchozích měsících narušena. Část zaměstnanců ukončení režimu práce z domova vítá, protože například doma nemají vhodné podmínky a chybí jim osobní kontakt s kolegy. Návrat do kanceláří a provozů v řadě firem zatím není na pořadu dne. V mnoha případech už bylo zaměstnancům avizováno, že ukončení režimu dočasné práce z domova nastane až v průběhu podzimu, počínaje zářím, podotýká Martin Malo, ředitel personální agentury Grafton Recruitment. 

V pražské pobočce společnosti ExxonMobil vytvořili plán návratu do kanceláře s ohledem na zdraví a bezpečí jejich zaměstnanců. Bezpečnostní předpisy jako dodržování vzdálenosti, zvýšená hygiena či požadované změny v chování jsou určené k tomu, aby zmírnily riziko případné nákazy a pomohly tak vytvořit bezpečné pracovní prostředí. Chápou také, že zaměstnanci mohou mít pochybnosti o návratu do kanceláří, proto praktikovali fázovaný a flexibilní přístup k návratu. Zároveň jsme si vyhradili spoustu času na otevřenou komunikaci s našimi zaměstnanci, abychom pochopili jejich osobní situaci a dohodli se s nimi na harmonogramu jejich návratu, aby vyhovoval jak jejich osobním potřebám, tak i potřebám firmy, doplňuje členka správní rady Dana Puscasu.

Do T-Mobile Czech Republic se zaměstnanci vracejí primárně s tím, že chtějí vidět své kolegyně a kolegy „naživo“, jsou motivováni příjemným pracovním prostředím a vítají i možnost návratu k „normálnímu“ režimu. Návrat do práce jim v této době paradoxně pomáhá i s rovnováhou v osobním a pracovním životě, doplňuje Jitka Adámková, ředitelka divize lidských zdrojů T-Mobile Czech Republic a Slovak Telekom. 

Jonathan Appleton, ředitel Association of Business Service Leaders, prozradil, že od března převedli na home office více než 90 % z celkového počtu 120 000 zaměstnanců. Jejich návrat zpět do kanceláří tak probíhá velmi pozvolna a po fázích, a to především proto, že firmy musí dodržovat platná nařízení, ke kterým patří i bezpečné rozestupy, což znamená, že často nemohou obsadit kanceláře tak, jak byly zvyklé. Dokud tedy bude platit pravidlo sociálního distancování, bude vždy alespoň část zaměstnanců muset pracovat z domova. V závislosti na epidemiologickém vývoji může tento stav trvat i do konce letošního roku, dodává. 

Přečtěte si náš článek Koronavirus: Výhody i úskalí práce z domova

Na co pozor při návratu 

Společnosti musí především dodržovat veškerá platná vládní nařízení, která se průběžně mění. Musí dbát na bezpečné rozestupy, mít k dispozici dostatek hygienických a dezinfekčních prostředků a mít připravený plán pro případ, že by se mezi zaměstnanci objevila nákaza. S tím mohou pomoci i technologie, které umožňují řídit a monitorovat počet zaměstnanců a jejich pohyb v prostorách firmy. Vedle dodržení nařízených bezpečnostních rozestupů to má i další důležitý důvod, a sice schopnost snadno odhalit, kdy a s kým byl který zaměstnanec v kontaktu v případě, že se začne znovu šířit koronavirová nákaza. Podobný nástroj si například sama vyvinula společnost AB InBev. Jde o aplikaci, která zaměstnancům umožňuje rezervaci pracovního místa, ovšem jen do dosažení stanovené kapacity. Nemůže se tedy stát, že by se v kancelářích objevilo více pracovníků, než kolik dovoluje nově nastavená kapacita, vysvětluje Jonathan Appleton. 

Martin Malo upozorňuje také na připravení plánu pro případ, že by došlo k nákaze mezi zaměstnanci nebo ohrožení ze strany dalších osob s přímým kontaktem, jako jsou členové domácnosti, zákazníci či obchodní partneři. Je třeba vybízet zaměstnance k tomu, aby sledovali svůj zdravotní stav a při sebemenší pochybnosti, aby podle tohoto plánu postupovali, tedy například kontaktovali svého lékaře i svého nadřízeného. Aby se zabránilo šíření případné nákazy, zdůrazňuje dále. V ExxonMobilu zaměstnance před návratem do kanceláře proškolili, vytvořili jsme průvodce návratem do kanceláře a poskytli všem balíček na uvítanou, který obsahuje látkové roušky a dezinfekční sprej na kancelářské potřeby. 

O práci z domova jsme psali v článku Home office je stále běžnější. Na co se musí zaměstnavatelé připravit? 

Přinesla situace i pozitiva?

Práce z domova zrychlila využití technologií a nástrojů, které do té doby lidé využívali jen zčásti. Sdílené dokumenty, video hovory, video pohovory, společné online prezentace, e-learning a další digitální činnosti akcelerovaly a ukázaly, že díky nim lze ušetřit čas i peníze. Například místo času stráveného v autě cestou na obchodní schůzku bylo možné strávit více času nad přípravou a schůzku zvládnout díky technologiím přes online setkání o to lépe, uvádí konkrétní příklad Milan Novák. Souhlasí s ním i Martin Mao, podle kterého je to, že se firmy naučily lépe používat moderní technologie, největší pozitivum celé covid krize. 

Byli jsme svědky rychlé implementace technologií, procesů a nástrojů řízení ve firmách, které umožnily nejen zvládnutí nouzového stavu, ale mohou přinést i flexibilitu a větší efektivitu práce do budoucna. Práce z domova klade jednak velké nároky na osobní disciplínu a řízení času zaměstnanců, tak i na vedoucí pracovníky. Je to otázkou důvěry k podřízenému, a hlavně schopností zadávat správně úkoly, termíny a cíle a zároveň je umět vyhodnocovat. Nouzový stav tak mohl pomoci především manažerům natrénovat si potřebné dovednosti na efektivnější řízení teamu, podotýká Jiří Halbrštát, manažer náboru a marketingu agentury ManpowerGroup.

Lucie Spáčilová říká, že všichni byli nuceni podívat se na procesy jinýma očima, vymanit se ze zaběhnutých kolejí a zařídit, aby věci běžely i bez standardních podmínek. To vždy přináší příležitosti. Mnohým šéfům se podle ní otevřely oči také v pohledu na lidi, kdy definitivně dostali větší příležitost lidé, kteří jsou šikovnější, než si kdo dříve myslel. Když se v běžném provozu snažíte stejně kontrolovat a úkolovat přirozeně výkonnější i méně výkonné lidi, těžko poznáte, kdo je lepší. Lidé ale v téhle době byli nuceni se motivovat a kontrolovat sami bez neustálé pozornosti šéfa. A to jistě ukázalo, že to ti šikovnější zvládají, a v mnohých případech upozornilo na jejich do teď neobjevený potenciál. A někteří zaměstnanci nás naopak mohli překvapit svým pasivním přístupem, kterým v nelehké situaci daný tým spíše zatížili, místo aby mu byli nápomocní, dodává. 

Ptejte se odborníka v poradně Mzdové účetnictví

PhDr. Dagmar Kučerová

mzdový poradce

Položit dotaz

Práce z domova se může stát běžnou

Pro řadu manažerů a zaměstnanců byl vynucený experiment s plošným home office sice zážitek, který nebudou chtít opakovat, ale většina firem snad díky tomu pochopila, že částečná práce z domova nemusí znamenat pokles produktivity a může přinést velké úspory v nájmech, kancelářském vybavení, v benefitech na pracovišti a nákladech na dopravu. Správné vyvážení home office a fyzické přítomnosti v kanceláři si musí každá firma najít sama podle typu byznysu. Vzdálená práce, pokud je dobře řízená, může přinést lepší vyvážení soukromého a profesního života tím, že lidé ušetří čas na dojíždění a mohou si svobodněji nastavit, kdy jednotlivé úkoly zrealizují, doplňuje Jiří Halbrštát.

Přečtěte si: Sníte o práci z domova, ale nechcete hnít v pyžamu? Mějte disciplínu a pravidla

Zda se režim práce z domova zachová na určitých pozicích nebo se možnosti zavedou pro pracovníky, kteří tuto možnost v minulosti neměli, je tedy na rozhodnutí managementu společností. Docházení velké většiny pracovníků do kanceláří mělo a bude mít smysl i nadále. V některých firmách může na konkrétních pozicích dojít k rozšíření možnosti práce z domova, ale v celkovém součtu se to může dotknout jednotek procent zaměstnanců. Tam, kde se firmám práce z domova osvědčí, může dojít k jejímu rozšíření až na jeden či maximálně dva dny v týdnu. Může také dojít k rozšíření okruhu pozic, na nichž bude možnost práce z domova existovat. Spíše očekáváme, že se to bude týkat větších společností působících v administrativě a službách, které mají sídlo ve velkých městech, primárně v Praze, myslí si Martin Malo. Podle Milana Nováka lze očekávat, že i do budoucna budou muset být firmy připravené na epidemie podobného charakteru, proto je nevyhnutelné hledat cesty flexibility, které umožní rychle reagovat na podobné situace. Práce z domova se stane běžnou součástí našeho života, ne výjimkou, shrnuje. 

Hledejte nové způsoby

Tipem Lucie Spáčilové je jakýsi „restart meeting“. Šéfům doporučuje dát si schůzku s každým svým podřízeným a projít si znovu plány, cíle a priority a ujistit se, že chápe, jakou má firma celkovou strategii, a že je plně na palubě. Berte to, že jste jeli podle mapy, udělali jste malou objížďku a teď je potřeba se v tom celém opět zorientovat a upnout plnou pozornost na cíl. A ten, kdo směruje pozornost svých lidí, je šéf a jeho hlavním nástrojem je komunikace, popisuje. 

Jitka Adámková radí zaměstnavatelům rozhodně se nebát jiných způsobů práce něž jen těch dosud „běžných“. Nečekejte na nedej bože další koronavirus a vyzkoušejte jiné způsoby už teď, apeluje. Milan Novák zase doporučuje všem zaměstnancům udělat krátký průzkum mezi zaměstnanci i manažery, co jim situace dala a co vzala. Na základě toho vyhodnotit, jaké činnosti již trvale přenést do online prostředí a co ponechat v předchozím stavu. Všechny nás tato situace něco naučila a správné vyhodnocení a nastavení „nového“ normálu bude rozlišovat úspěšné a méně úspěšné firmy i zaměstnance, uzavírá.