Našel jsem velmi zajímavou díru na trhu, říká Robert Vlach

Pokračování rozhovoru s Robertem Vlachem, podnikatelským poradcem, digitálním nomádem a provozovatelem serveru Navolnenoze.cz. První část rozhovoru Aby se stát nažral a OSVČ i zaměstnanci zůstali celí, říká Robert Vlach.

Přejděme k poradenství, které tvoří jeden z pilířů vašeho podnikaní. Koukal jsem k vám na web a účtujete si 4000 Kč na hodinu, což se přiznám, mi nepřijde úplně málo. Jak poradenství vypadá a s čím lidem pomáháte?

Ta částka není přemrštěná, když uvážíte, že zahrnuje i know-how a většina zadání se týká zásadních rozhodnutí či problémů v podnikání. Většinou jde o to posoudit, v co nejkratším čase, celou situaci a doporučit vhodné řešení. V mezinárodním srovnání patří moje sazba $160 za hodinu spíše k průměru, někteří business konzultanti se cenově pohybují ještě mnohem výš.

Typický průběh krátké konzultace vypadá tak, že klient má nějaký konkrétní problém či dilema, se kterým si neví rady. V prvé řadě si prostuduji podklady. Na řadu věcí se doptám, abych se ujistil, že jsem v rámci rozboru zadání nic nepřehlédl. V průměru tím strávím tak 30 minut času, protože zadání jsou si často podobná a mnozí podnikatelé čelí podobným výzvám. Pak nad celým problémem dva až tři dny přemýšlím (což klientovi samozřejmě neúčtuji). Někdy se jdu projít, dělám si poznámky a zkoumám i širší souvislosti a pozadí celé věci. Spolupracuji také s několika oborovými analytiky a rešeršéry, kteří mi dodávají statistiky a obecnější informace o daném trhu a trendech. Jakmile jsem s analýzou hotov, zformuluji své závěry a doporučení, které pak ještě osobně probereme s klientem. Celkově jde řádově o hodiny práce.

A typické zadání nebo problém, který řešíte?

Tak třeba se na mne často obracejí profesionálové, kteří dělají roky někde v korporaci, mají stabilní příjem, ale z různých důvodů uvažují, že by chtěli začít podnikat na volné noze. Takový člověk má už nějaké představy, někdy i podnikatelský záměr, a teď přemýšlí, jak to má udělat a jestli je takový krok bezpečný. Mám tedy jasné zadání a zhruba vím, oč mu jde.

Prostuduji si podklady a ptám se na všechno možné. Následuje hloubkový rozhovor, při kterém si dělám poznámky a zároveň kontroluji podle checklistu, jestli jsme probrali vše podstatné. Ten checklist má mimochodem přes 200 položek a zajímá mne vše, co může souviset s podnikáním v osobním, odborném, ale i rodinném kontextu. Výsledkem rozhovoru je nejen dobrá představa o předpokladech profesionála pro dané podnikání, ale také jasné označení kritických míst, na která by se měl (či měla) zaměřit. Většina takovýchto zadání vyžaduje od tří do pěti hodin poradenského času. Takže na to, že jde často o důležité kariérní či životní rozhodnutí, nejsou náklady pro klienta nijak přemrštěné.

Jsem toho názoru, že poradce musí být zodpovědný a dobrý analytik, aby nepřehlédl nic důležitého. Často se totiž stává, že klient přijde s určitou představou, ale všichni máme svá slepá místa a skutečná rizika či příčiny problémů tak mohou ležet úplně někde jinde. Mým cílem je je najít.

Spolupracují s vámi klienti následně dlouhodoběji?

Ano. Snažím se ale klientům pomoci co nejrychleji a určitě není mým cílem je navázat do poradenského vztahu. Spíše je běžné, že spolupracujeme na začátku, a když třeba za rok narazí na nový problém, který nedokážou sami rozlousknout, tak se znovu ozvou a spolupráci obnovíme.

Stává se také, že třeba někomu poradíte, aby se do podnikání nepouštěl?

Ano. Letos jsem třeba měl případ, kdy jeden profesionál uvažoval o tom, že odejde z korporátu a půjde podnikat. Zároveň ale plánuje rodinu a nemá žádné finanční rezervy. To je konstelace, kdy je rozjezd podnikání docela riskantní a může ohrozit celou rodinu. Po zvážení všech scénářů jsem mu doporučil výpověď odložit a zkusit něco rozjet při zaměstnání. Prostor na to totiž má.

Jak se vyrovnáváte s tím, že uděláte chybu a poradíte špatně? Jste nějak pojištěný?

Nechci tvrdit, že nedělám chyby. V kreativní oblasti jsou dokonce nedílnou součástí tvůrčího procesu, ať už jde o marketing, inovace, nebo zkoušení nových strategií. Ale žádný zásadní zásek na svědomí nemám. Jednak kladu velký důraz na korektní průběh poradenství, ale hlavně se striktně držím toho, čemu rozumím a nikdy nepřekračuji svůj okruh kompetencí. Jakmile vidím, že zadání někde přesahuje mé vlastní kompetence, okamžitě doporučuji dalšího profesionála, jehož odbornost navazuje na tu mou. Poradce si musí dát velký pozor na to, aby radil jen v otázkách, které spadají do jeho či její odbornosti a cítí se v nich jistě. Vzhledem k tomu, že se držím této zásady, ještě se mi nestalo, že bych zásadně pochybil. Jinak jsem samozřejmě pojištěný a s korporátními klienty sjednávám míru odpovědnosti smluvně.

Takže spolupráce s dalšími odborníky je nutná?

Stoprocentně. Můj obor, podnikatelské poradenství, je navíc specifický tím, že je to taková specializace bez specializace. Snažím se dělat z lidí lepší podnikatele, ale zároveň se musím dobře orientovat v celé řadě oborů a mít v adresáři kontakty na dalších třicet prověřených specialistů a konzultantů, kteří dělají účetnictví, daně, právo, ochranné známky, sociální sítě, digitální marketing atd. Důležitou součástí mé práce je tedy i to, že propojuji klienty s dalšími specialisty.

Pročítal jsem si vaše reference Navolnenoze.cz a jako poradce máte skutečně velmi široký záběr všech možných oborů, od vinařů, přes IT odborníky až po, což mě překvapilo, vědmu a čarodějnici. Co jste vědmě radil?

To samozřejmě nemohu prozradit, aby mě neuřkla (smích). Řekněme, že šlo o nějaká strategická rozhodnutí v jejím podnikání.

Vzpomenete si na někoho zajímavého, kdo k vám přišel pro radu a i díky vám se posléze stal úspěšným podnikatelem?

Rád zmíním třeba přírodního stavitele Jakuba Gajdu a jeho videoblog Přírodní bydlení. Jakub za mnou přišel s tím, že by chtěl poradit ohledně webu, ale že nemá moc času něco psát. Navrhl jsem mu tedy, aby to pojal jako videoblog a doporučil jsem mu úspornou produkci v tandemu —  že Jakub videa pouze vymyslí a namluví a jiný profesionál zajistí kompletní produkci, od natáčení, přes střih, až po nahození na YouTube a Facebook.

Kubovo přání bylo, že chce především šířit myšlenky přírodního stavitelství, nešlo tedy primárně o podporu prodeje. Měl prostě nějaké sdělení a chtěl hlavně dostat ty myšlenky mezi lidi. Našel jsem mu tedy do tandemu copywritera a zapáleného ekofarmáře Jiřího Krpeše a už to jelo. Videoblog se paradoxně neuvěřitelně chytl a nám až po půlroce došlo, že jde o vůbec první stavařský videoblog v češtině, což jsme pak začali více akcentovat i v jeho prezentaci.

Loni byl za něj Kuba nominován na Křišťálovou Lupu v kategorii One (wo)man show a když jsme pak projekt videoblogu po dvou letech vyhodnocovali, generoval už nějakých 80 % obratu celé firmy. Upřímně, ani já jsem nečekal, že to bude takový komerční šlágr. Videoblog je totiž čistě osvětový, není to self-promo, a možná proto to diváky zajímá. Jen o loňských Vánocích přišlo Kubovi tucet poptávek na jejich přírodní stavby. A nárůst obratu firmy byl díky videoblogu tak razantní, že jsem jim loni ještě pomáhal zavádět procesní řízení, aby nápor ustáli.

Procesní řízení je teď jedno z mých velkých témat, protože jde podle mě o velice zajímavou díru na trhu. Tradičně bylo vždy doménou výrobních a průmyslových firem, když ale dojde na běžnou firmu, která třeba poskytuje služby, tak v podstatě nenarazíte na odlehčené agilní metody řízení procesů. Takže mou velkou zálibou nyní je, že je pomáhám vytvářet a zavádět v nevýrobních firmách a s několika kolegy dokonce zvažujeme vývoj softwaru, který by jejich nasazování usnadňoval.

Dělali jsme si velkou rešerši dostupných řešení, a ty buď staví na nepřehledných a rozvětvených procesních diagramech, anebo nejsou dostatečně jednoduché pro design a správu více méně lineárních procesů, což je přesně to, co většina uživatelů potřebuje. Z hlediska uživatele je ideální proces checklist, který jej dovede rychle k cíli, nikoli složitá struktura procesního stromu. Na druhou stranu samotný checklist nestačí, takže tady vidím velkou mezeru na trhu. Věřím, že během pěti až deseti let dojde ke zjednodušení metodik procesního řízení natolik, aby pronikly i do menších firem, podobně jako se to stalo u projektového řízení.

Opravdu ale může mít zjednodušené procesní řízení na lineární bázi tak široké uplatnění?

Ve výrobě se asi neuplatní, tam jsou skutečně na místě robustní metodiky. Stejně tak si nedokážu v případě projektového řízení představit, že by se třeba projekt dostavby Temelína řídil z Basecampu (smích). Tam jistě naleznou uplatnění tradiční projektové metodiky. Z vlastní podnikatelské a poradenské praxe mám však ověřeno, že zploštění procesů možné je a firmám obrovsky pomáhá.

Už jen dobře sestavený checklist může být silným nástrojem. Skvěle to dokládá kniha Checklist Manifesto o uplatnění checklistů v chirurgii, letectví či řízení velkých staveb. Zároveň to ale není jen o tom checklistu. Důležitá je rovněž průběžná evaluace a reportování vlastníkovi procesu. Zatímco jeden člověk proces fakticky vykonává, jiný jej evaluuje a dává zpětnou vazbu pro další zlepšování, a to nejdůležitější je pak v reportu.

Není přitom zásadní, jestli je průběh procesu evidován papírově někde na dílně, online ve sdíleném Google dokumentu nebo v proprietální intranetové aplikaci. Důležité je, aby všichni chápali, že hladký chod esenciálních procesů je pro zdraví firmy důležitý, jako životní funkce pro člověka. Zřídka mají všichni účastníci procesu tak široký přehled, aby vše bylo splněno včas a v požadované kvalitě. Dobře zavedený proces tedy hlídá kvalitu opakujících se činností. Jakmile proces chybí, stojí vše na jednotlivcích a ti občas chybují.

Mluvil jste o opakujících se činnostech, můžete uvést nějaký konkrétní příklad?

Typickým příkladem je třeba inventura. Firma má sklad, ale nejde jen o to sečíst kusy. Kontrolují se lhůty trvanlivosti, neporušenost balíků, bezpečnost skladu, stav budovy atd. Proces inventury tak obsáhne třeba dalších padesát kroků, na kterých se majitelé a manažeři shodnou, že se musí udělat přinejmenším jednou za čas, protože jinak to může firmu stát dost peněz. Nebo běžná zákaznická podpora, to je z mého pohledu také proces, jehož instancemi jsou jednotlivé požadavky zákazníků. Všechny činnosti, které se pravidelně opakují a jsou důležité pro chod firmy, jsou z mého pohledu kandidátem na proces. Asi nebudete zavádět proces na zalévání kytek v kanclu, ale takový týdenní úklid prostor firmy, aby dobře reprezentovaly a dělaly dobrý dojem, už stojí za zvážení.

Běžně se mi stává, že přijdu do firmy, která má dvacet zaměstnanců, a majitel, protože procesy neeviduje, vůbec neví, co se v jeho firmě děje. Ptám se třeba, jak rychle reagujete na objednávky zákazníků a dostane se mi neurčité odpovědi, že snad do jednoho dne, nebo že by to museli vyčíst z emailů. Po zavedení procesu se ale ukázalo, že jsou to dva tři dny, někdy i více. Jako zákazníci obvykle chceme, aby firma, kterou oslovíme, reagovala rychle, pružně a kvalifikovaně. Firmy často ale tomuto očekávání nedostávají, protože se spoléhají na iniciativu zaměstnanců, kteří občas mají jiné priority a motivace.

Na zavádění procesního řízení mě proto baví, že je to částečně otázka vnitrofiremní politiky a taktní diplomacie takové změny ve firmě prosadit. Zavedení procesů je totiž v přednostním zájmu majitele firmy, který díky nim velice rychle odhalí slabá místa a rezervy, jakož i to, kdo pracuje efektivně a kdo se veze. Často se musí opřít celou vahou své autority, aby procesy prosadil a obhájil. Proto je lepší procesy zavádět postupně a ty nejtěžší oříšky si nechávat na konec, když už jsou znát pozitivní přínosy raných procesů. Procesní řízení je v konečném důsledku prospěšné i pro zaměstnance, ze kterých snímá část psychické zátěže. Díky dobře popsanému procesu nemusí člověk myslet na tisíc věcí a jasně ví, jaký je další krok a na co nezapomenout. Procesy navíc podporují zastupitelnost. Vždycky říkám, že dobře popsaný a zavedený proces se pozná i podle toho, jak snadné je jej delegovat na někoho jiného bez ztráty kontinuity.

Když je proces zavedený dobře a je vyřešený reporting, může podnikatel s klidem odjet na dovolenou a díky reportům ví, že klíčové činnosti běží, jak mají. Vidím to i ve svém podnikání. Třeba proces naší zákaznické podpory běží celoročně bez toho, že bych do něj musel zasahovat. Chodí mi report a podle nastavených ukazatelů jen kontroluji jeho průběh. Když mi není něco v reportu jasné, jednou či dvakrát ročně zvednu telefon a vyjasníme si to. Tím můj kontakt s procesem končí. Hodně podnikatelů má strach delegovat důležité činnosti a já to plně chápu. Pro mne je proces geniální nástroj tím, že umožňuje delegovat komplexní pracovní činnosti, aniž bychom se vzdávali kontroly. Naopak. Já jsem ten, kdo proces nadesignuje a stanoví jeho parametry. Mně chodí reporty a jako vlastník procesu jej mohu časem transformovat nebo sloučit s jiným. To znamená, že kontrola zůstává zachována, ale už tam není ta časová náročnost.

Hovořil jste o tom, že nejtěžší je o zavedení procesů přesvědčit zaměstnance. Některé firmy to ale například s reportingem přehánějí a zaměstnanci pak tráví hodiny týdně tím, že reportují. Přijde mi logické, že se pak staví proti zavádění dalších procesů.

Pokud u běžného procesu vyžaduje report tolik času, pak jde pravděpodobně o špatně zavedený proces. Nemluvě o tom, že tak dlouhý report asi pak ani nikdo nečte. Optimálně by mělo vyplnění procesního reportu trvat jen pár minut. Jde hlavně o to zachytit důležité ukazatele a posléze tak umožnit jejich porovnání napříč instancemi procesu. Jak rychlá je naše průměrná doba odezvy na objednávku? Zavolal po dotažení zakázky někdo zákazníkovi, jestli byl spokojen? Hodinové a delší reporty jsou stejným nesmyslem, jako když někdo tvrdí, že nemá dvě minuty na vyplnění jednoduché tabulky. Report by měl být stručný a rychlý. Nebavíme se samozřejmě o komplexních procesech ve výrobě apod., kde je naopak podrobná dokumentace průběhu procesu a reporting někdy i žádoucí.

Když vás poslouchám, jak o procesním řízení hovoříte, nenapadlo vás třeba na toto téma napsat pro malé firmy knížku?

Napadlo, ale určitě bych chtěl ještě posbírat víc zkušeností. Intenzivně se procesy zabývám posledních několik let, ale ještě bych chtěl pár firem komplexně zprocesovat, než o tom něco delšího napíšu. Postupně se také prokousávám dostupnou literaturou a bavím se s jinými procesáky, jak řeší některé procesní problémy oni. To všechno chce čas.

• 
• 
• 

Dalších 7 fotografií

Vraťme se od procesů k vám. Letos jste koupil doménu Poradci.cz. Co a kdy na ní bude?

Mám takový nápad na katalog prověřených poradců — které doporučují jiní poradci. Když slyším od pěti kolegů, jejichž názoru si vážím, že jiný náš kolega zvládl dobře nějaké poradenské zakázky, má to pro mne určitou váhu a dříve či později takový tip využiji. Takže na doméně Poradci.cz bych rád někdy od příštího roku takové prověřené poradce uváděl, přičemž základní záznam bude nejspíš zdarma. Nemusí to být velký web, hlavní je, aby pomáhal. To je můj záměr.

Jaké další plány máte do blízké budoucnosti?

Určitě chci udržet své současné podnikatelské aktivity. Také se asi pokusím posunout svou poradenskou činnost na celoevropskou úroveň. Pár klientů z jiných zemí EU už jsem měl a vidím, že mé know-how má pro klienta v Belgii či Francii stejnou platnost jako tady v Česku. Takže chci postupně rozšiřovat svou působnost dále po Evropě.

Když vidím, s jakým elánem mluvíte, odpověď na poslední otázku znám asi předem. Přesto se zeptám. Naplňuje vás to, co děláte?

Ano, zcela. I když nejdůležitější je pro mne samozřejmě rodina, přátelé a naplněný život obecně. Asi bych měl říci, že to, co dnes dělám, není výsledkem nějakého předem promyšleného záměru. Vždycky jsem dělal to, co jsem považoval za správné a přínosné. Když jsem s podporou podnikání na volné noze v roce 2005 začínal, ani ve snu by mě nenapadlo, že jednou půjde o silný trend. Nezajímalo to tehdy média, ani většinu odborníků ve firmách a postavení nezávislých profesionálů nebylo nijak silné, freelancing byl vnímán jako nejistá kariérní volba. Považuji za velký úspěch, že se postavení freelancerů tak výrazně zlepšilo a vděčím náhodě, že jsem mohl být od začátku při tom. Pro mne je na tom celém nejzajímavější, že mám příležitost spolupracovat se zajímavými osobnostmi a podílet se skrze tuto komunitu na dobrých věcech v naší společnosti. To mě naplňuje.