E-mailová komunikace patří už neoddělitelně ke světu podnikání a takřka každý podnikatel má svoji e-mailovou schránku. Vzhledem k tomu, že denně do podnikatelských schránek přichází desítky až stovky zpráv, správná práce s nimi vám může ušetřit spoustu času. Server Podnikatel.cz přináší přehled rad a tipů, jak svoji e-mailovou schránku efektivně spravovat a na co pamatovat při psaní zpráv.
E-mailový klient vám ulehčí život
Ve své pracovní e-mailové schránce byste rozhodně měli používat složky, které vám zpřehlední celou strukturu. Zatímco na harddisku počítače si lidé běžně vytvářejí adresáře a podadresáře, do kterých soubory třídí, v případě práce s e-mailovou poštou to tak samozřejmé již není. Většina e-mailových klientů přitom umožňuje vytvořit filtry pro automatické rozřazování přijatých zpráv do různých složek. Založení složek v e-mailu a jejich nastavení vám sice nějaký čas zabere, brzy se vám však vrátí v podobě uspořených hodin při nepřehledném přehrabování v jedné složce. Stejně tak se však zbavte složek, které nevyužíváte. Promyslete si, zda opravdu zpětně využíváte složek, do kterých e-maily třídíte. Smažte struktury, které používáte jen ze setrvačnosti,
doplnil serveru Podnikatel.cz Ondřej Kubera z firmy Effectivity, která se zabývá školením a kurzy ohledně zvyšování osobní produktivity.
Na osobním počítači se proto rozhodně vyplatí mít e-mailového klienta (Thunderbird, Outlook, apod.), který má oproti přístupu přes webové rozhraní řadu výhod. E-mailový klient přináší například jednotné rozhraní, možnost více schránek najednou, možnost filtrování, možnost čtení starých zpráv bez přístupu k internetu nebo zálohování. Nevýhodou může být cena, pokud se jedná o placeného klienta, a také přístup k poště, pokud se zrovna nenacházíte u svého počítače. Podle mého názoru je nejlepší dostupné řešení zvolit Thunderbird. Je zdarma, česky, stabilní, jednoduchý a nabízí možnost rozšiřování pomocí zásuvných modulů,
domnívá se Marek Vich, regionální ředitel GrowJOB institute.
Jak ale upozorňují odborníci, efektivní zvládání e-mailů není primárně o nástrojích, ale hlavně o efektivním čtení i psaní a pochopení, že e-mail je jen jeden z komunikačních nástrojů. Důležité je si uvědomit, že smyslem není číst e-maily, ale vyřizovat události a úkoly,
vysvětlil Ondřej Kubera ze společnosti Effectivity. Čtěte také: Buďte pány svého času! Poradíme vám, kde získat cenné minuty
Co stihnete do dvou minut, udělejte ihned
Při pročítání, respektive prohlížení, jednotlivých zpráv se řiďte několika jednoduchými radami. Předně vždy všechny e-maily otevřete a zběžně prolétněte, SPAMy a nepřímá obchodní sdělení rovnou smažte. Řadě podnikatelů chodí newslettery, které ale zpravidla končí v koši, protože je již nezajímají. Obětujte proto trochu času a odhlaste se z jejich odebírání. Dále si zapamatujte pravidlo dvou minut: Odpověď, která mi zabere maximálně dvě minuty, je efektivní napsat okamžitě. Doporučuji také využívat možnost označovat důležitost zpráv. Jde o velmi efektivní nástroj, pomocí kterého prakticky není možné zapomenout odpovědět na e-mail,
dodal serveru Podnikatel.cz Marek Vich. Čtěte také: Každý druhý vánoční e-mail byl spam
V této souvislosti radí odbornicí z firmy Effectivity na webu www.osobniproduktivita.cz evidovat si zvláště rovněž e-maily, které vyžadují z vaší strany další akci nebo u kterých čekáte na odpověď. Příjemcům vašich e-mailů můžete usnadnit správu jejich schránky tím, že použijete zkratku RNR (reply not required), jestliže nevyžadujete odpověď. Pokud posíláte hromadnou zprávu, zamyslete se dvakrát nad tím, zda musí jít opravdu všem příjemcům. Tato rada platí především pro odpovídání na hromadné zprávy, kdy mnoho lidí reaguje zcela zbytečně opět hromadně a ostatní příjemci tím “spamuje”. Právě u hromadných zpráv platí dvojnásob pravidlo “dvakrát měř a jednou řež”, tedy jinými slovy, přečtěte si po sobě, co napíšete, než to pošlete. Čtěte více: Jak v hromadných mailech neurazit, nepůsobit trapně a přitom dosáhnout svého?
Při práci s e-maily rovněž pomáhá, jestliže je text zprávy dobře strukturován. Sami proto dávejte e-mailům jasnou strukturu, klidně číslujte, používejte odrážky a odstavce. Někteří odesílatelé zapomínají uvést předmět zprávy, což patří jednoznačně mezi chyby. Čas vám také výrazně uspoří, dokážete-li předejít doplňujícím otázkám. Ideální je používat věty typu “jestliže…, tak…”. Zdůrazňujte v mailech kdo, co a dokdy se má udělat. Při spolupráci na projektu používejte v předmětech všech mailů domluvené klíčové slovo. Usnadní to třídění a vyhledávání,
radí Ondřej Kubera.
Přestože kapitálky čtenář nepřehlédne, do e-mailové komunikace nepatří. Příjemce je totiž chápe jako agresivní křik. Stejně tak neposílejte e-mail, jestli jste naštvaní. V případě silných emocí raději napsání zprávy odložte. Písemná komunikace totiž může napáchat řadu škod, které se poté jen těžko žehlí. Na konci e-mailu se vždy podepište. Nemusíte pokaždé celým jménem, ale stačí i písmeno a tečka (v případě méně formální komunikace), příjemci tím mimo jiné “vysvětlíte”, že zpráva končí.
Soukromý e-mail do podnikání nepatří
V případě podnikání a e-mailové komunikace dělá řada, hlavně menších, podnikatelů ještě jednu závažnou chybu. Můžete mít sebelepší práci s e-mailovou schránkou a dokázat tvořit superefektivní zprávy, avšak s adresou typu borecek24@nejakyfreemail.cz díru do světa zřejmě neuděláte. Hlavní pravidlo pro e-maily a podnikání zní, mít vlastní osobní a vlastní podnikatelský e-mail a nepoužívat osobní k firemním účelům a naopak. Škodíte hlavně sami sobě, jestliže používáte v byznysu freemail. Na zákazníky totiž nepůsobíte věrohodně. Investice v řádu desítek korun měsíčně do doménového e-mailu se vám dozajista vyplatí. Pokud máte vlastní doménu a k tomu využíváte freemail, jedná se o nejhorší kombinaci, která odrazuje případné zákazníky. Čtěte více: Osobní e-mail typu „sexyfrajer@“ k podnikání nepoužívejte
ČLÁNKY DO MAILU