Ať už prezentujete úzkému týmu manažerů, svým zaměstnancům nebo na konferenci před širším publikem, je potřeba se držet základních pravidel.
Chaotické slajdy bez kontextu, zbytečně moc tuctových fotografií, zdvojené informace a k tomu ještě nejistota prezentujícího. Tyto a další momenty dělají z prezentací zcela zbytečné a nudné chvíle, ze kterých si nikdo nic neodnese. Vytvořit dobrou prezentaci a pak ji ještě správně odprezentovat není vůbec snadné. Zkuste se proto držet následujících kroků a vytvoříte materiál, který bude mít přidanou hodnotu.
1. Hlavní myšlenka jako stavební kámen
Příprava každé prezentace musí začít u toho, že si její autor definuje základní myšlenku, kterou chce sdělit a s níž by lidé měli z prezentace odcházet. Dokud v tom nebude mít jasno, neměl by se do přípravy materiálu vůbec pouštět. Sám prezentující by měl být schopný formulovat základní myšlenku do jediné srozumitelné věty a umět si odpovědět na to, co by si posluchači měli zapamatovat, jak je má prezentace ovlivnit a co má být jejím výsledkem. Toto by měl mít prezentátor na mysli nejen při přípravě, ale také přímo při prezentaci samotné. Čas a pečlivost věnované přípravě se projeví na konečném výsledku. Proto přípravu nenechávejte na poslední chvíli. Věnujte se její tvorbě delší čas, přemýšlejte nad ní, dělejte si poznámky a provádějte úpravy. Takový Steve Jobs například připravoval každou svou veřejnou prezentaci stovky hodin. Právě díky tomu byla jeho vystoupení naprosto přirozená a publikum zajímala.
Aby mohl řečník přesvědčit své posluchače o nějaké myšlence, nejdříve jí musí sám věřit a být sám zapálený. Jedině pak je prezentace energická, autentická a důvěryhodná. Ujasněte si tedy, proč na tom, co říkáte, záleží, proč je to důležité pro vás a pro posluchače,
dodává Kateřina Kryllová, lektorka a výkonná ředitelka agentury Signum s tím, že prezentace ale není teleshopping. Publikum bývá vnímavé a dokáže vycítit faleš, přehrávané nadšení i nejistotu a nedůvěru v prezentovaný materiál. Pokud k tomuto momentu dojde, je velmi těžké získat si důvěru obecenstva nazpět a zájem o prezentované informace rychle upadá. Pamatujte, že pokud chcete na posluchačích zanechat co největší dojem, musíte je co nejdříve ovlivnit a získat na svou stranu. Pomohou vám k tomu věty typu: „Sešli jsme se tu dnes, protože nás všechny spojuje zájem o…“ nebo „Rád bych vám nabídl několik výborných tipů, které mohou být užitečné i vám…“
2. Riziko špatného zpracování
I sebelepší myšlenku dokáže srazit na kolena technicky špatně připravená prezentace. Snažte se udržet pozornost publika slajdy, které neobsahují víc než jednu hlavní myšlenku v nadpisu, jednu krátkou podpůrnou větu, případně jen stručné body, a jeden obrázek. Při přípravě materiálu myslete na to, že prezentace má poskytovat vizuální oporu vašim slovům. Když si na slajdy napíšete totéž, co říkáte, vaše prezentace bude mít nulovou přidanou hodnotu. Komunikace prostřednictvím vizuálů je navíc násobně rychlejší než pomocí slov. To je důvod, proč dopravu na křižovatce řídí dopravní značka a ne cedule s nápisem „Stůj, dej přednost v jízdě!“. Zkušenosti říkají, že s trochou fantazie se i velmi abstraktní myšlenka dá převést na působivý vizuál,
upozorňuje Marek Hrkal, tvůrce prezentací a zakladatel služby Odprezentuj.cz.
Pokud budete mít na slajdech kusy textů, které jen budete číst, jste na nejlepší cestě ztratit zájem posluchačů. Slova by v prezentacích měla být jen vodítkem. Měla by být stručná, jasná, výstižná a čím méně jich bude, tím lépe. Když už se v prezentaci text vyskytuje, dodržujte v něm jednotný grafický styl. Lepší je nahradit text obrázky a fotkami, tabulkami nebo grafy. Ty dokážou zaměstnat hlavy publika na delší čas. Jen je při jejich používání nutné vyhnout se prvoplánovosti. Dříve se používaly ohavné kliparty, dnes je nahradila prvoplánová klišé a vizuální kýče z fotobank. Marek Hrkal v té souvislosti připomíná upozornění, se kterým před lety přišla skvělá prezentátorka Nancy Duarte. Ta řekla, že pokud cítíte nutkání použít obrázek dvou podaných rukou před zeměkoulí, měli byste odložit pero, odstoupit od stolu a zvážit nástup na dovolenou nebo aromaterapii. A neplatí to jen pro podané ruce. Nebojte se hledat neotřelé obrázky na volných fotobankách nebo použít vlastní fotky,
dodává Marek Hrkal.
Psali jsme: Jste nervózní při obchodní prezentaci? Představte si publikum ve spodním prádle
3. Redukujte, méně znamená více
Dobrá prezentace netrvá dlouho. Po prvním srovnání všech bodů se proto snažte vypustit vše nepotřebné a zkrátit prezentaci na polovinu. Stručnost vám zajistí nejen dynamiku, ale také pozornost publika. Prezident USA je prý ochotný věnovat pozornost nanejvýš jednostránkovým dokumentům. A není sám. Britský The Telegraph v roce 2015 napsal, že vlivem chytrých telefonů lidé dokážou udržet bezděčnou pozornost kratší dobu než zlatá rybka. Údajně jde o 8 vteřin, což je o 4 vteřiny méně než v roce 2000 a o vteřinu méně než v případě rybky. Jsme čím dál víc roztěkaní,
říká Marek Hrkal.
I proto začínají informace ve firmách cirkulovat spíš v podobě prezentací než klasických dokumentů s dlouhými souvislými odstavci. Takové prezentace jsou v podstatě dokumenty rozdělené do slajdů a vyskládané do PowerPointu, proto je někteří nazývají slajdumenty. Problém nastává ve chvíli, kdy se pokusíte slajdument odprezentovat, a na stejný problém narazíte, když budete chtít vytvořit jednu univerzální prezentaci pro prezentování i zasílání. Víceúčelové věci možná fungují v teleshoppingu u Horsta Fuchse, ale v prezentacích rozhodně ne.
Pokud jste ten typ lidí, kteří se rádi zapomenou, posaďte si do publika někoho, kdo vám bude hlídat čas a jemně vám naznačí, že byste se měli blížit k závěru. Znakem dobrého prezentátora je i to, že nikdy nepřetáhne svůj vyhrazený čas.
4. Generální zkouška není jen pro herce
Výše uvedené si vyzkoušejte ještě před samotným vystoupením a udělejte prezentaci nanečisto. Je-li to možné, poproste někoho, aby si prezentaci poslechl a dal vám zpětnou vazbu. Generálka také výborně poslouží k tomu, abyste si srovnali myšlenky a ujistili se, že vám jejich struktura sedí,
radí Kateřina Kryllová. Během této zkoušky budete mít zároveň příležitost vyzkoušet si různé postoje, gesta a tóny hlasu. Přípravou slajdů to totiž nekončí. Ty jsou vlastně jen podpůrným materiálem a představují jen malou část celkového vystoupení. Důležité je umění prezentace jako takové.
Toto cvičení vás také může do jisté míry zbavit stresu a trémy. Ta je zapříčiněna nejen vystoupením před masou lidí, ale i nedůvěrou v sebe sama. Pokud budete schopni mluvit o daném tématu i bez slajdů a budete mít utříděné myšlenky, budete na samotnou prezentaci připravenější a případnou trému zvládnete snáz potlačit. Zkrátka se budete moci spolehnout sami na sebe a nebudete se nechávat vyvést z míry okolními vlivy. Pamatujte, že ostych je zcela přirozený a má ho většina lidí. Je-li silnější než vy, klidně se ho v úvodu nestyďte přiznat. Doplňte to ale vyjádřením, že jste trochu nervózní, protože připravené informace jsou důležité a vám jde o to, abyste je předali co nejlépe dál. Publikum vás hned bude mít radši a bude vstřícnější.
Mohlo by vás zajímat: Ovládněte základy byznys etikety. Pomohou vám dostat se na vrchol
5. Získejte si publikum
Soustřeďte se na začátek svého vystoupení. Nejdůležitější je první a druhá minuta, během kterých byste se měli dostat do tempa a pohody. Zkuste uvolnit atmosféru a získat si posluchače například vtipným přirovnáním nebo obrázkem na začátku prezentace. Snadno tak získáte pozornost publika. Stejně dobře funguje upozornění na to, že je možné pokládat v průběhu prezentace dotazy. Lidé budou vnímavější i ve chvíli, kdy s nimi budete hrát hru na školu, a na konci je za pozornost a správně zodpovězené dotazy odměníte.
Dalším z osvědčených triků pro udržení pozornosti publika je oční kontakt. Najděte si proto mezi posluchači konkrétního člověka, podívejte se mu do očí a sdělte mu svou myšlenku. Takto postupně komunikujte s více lidmi. Doba jednostranné prezentace je ostatně překonaná. Lidé jsou zvyklí na interakci, baví je a zajistí jejich maximální soustředění. I z toho důvodu je lepší dát prostor pro dotazy v průběhu prezentace než na jejím konci. Během diskuze se už pozornost mnoha posluchačů vytrácí. Tím, že svou prezentaci uděláte stručnou a budete věnovat vyvážený čas otázkám, můžete se napojit na skutečné potřeby publika. Pracujte proto s jednoduchostí a konkrétností. Lidé jsou přehlceni informacemi a budou si pamatovat jen takové, které jsou jim podány jasně a přehledně a mají pro ně nějakou hodnotu.
ČLÁNKY DO MAILU