Když před lety nastoupil do jedné velké mediální instituce nový ředitel – špičkový manažer s výbornými referencemi a minulostí – brzy zjistil, že si ho zaměstnanci vůbec neváží. Než byl po velmi krátké době odvolán, jeho podřízení mu začali říkat „kapitán Memo“. To proto, že pomocí e-mailu a oficiální korespondence posílal zprávy i do sousední místnosti.
Pokud chceme, aby si nás lidé vážili a aby nás akceptovali, musíme s nimi umět komunikovat také neformálně. Na druhé straně, pokud si pod tímto pojmem budeme představovat chaotické a přehnané kamarádství s každým, bude výsledkem velmi chabá pracovní výkonnost a velmi malá odolnost vnitřních vztahů ve firmě v případě krize. Co tedy udělat proto, aby naše neformální komunikace byla úspěšná a aby pozitivní vztahy rozvíjela? Není to vůbec obtížné. Čtěte více: Máte jako firma průšvih? Víme, jak se z toho rychle dostat ven
Znát své místo
Různí manažeři mají různé styly vedení, a tedy i komunikace s podřízenými. To, co by však v moderním prostředí mělo fungovat vždy je, že svým podřízeným i kolegům bychom měli poskytnout jistotu toho, že znají své místo. V praxi to znamená, že pozice každého člověka ve společenské struktuře organizace by měla být přesně – a formálně – popsána. Každý by pak měl mít jistotu, že to, co je na papíře, platí i ve skutečnosti. Existují vedoucí, kteří využívají zdánlivého chaosu a nejednoznačného určení úlohy jednotlivých lidí ve svůj mocenský prospěch, jejich úspěch ale obvykle nemívá dlouhého trvání. Hlavním předpokladem fungujícího neformálního prostředí tedy; poněkud paradoxně, je jasné a jisté formální vymezení pozic a rolí a s ním spojená jistota, že „ve skutečnosti“ je to stejně, jako „na papíře“. Čtěte více: Co radí ostřílení matadoři podnikatelským zelenáčům? Hlavně vytrvalost
Vstřícnost a aktivita
Lidi motivuje k práci, když se k ním jejich nadřízený chová vstřícně a aktivně. V neformální komunikaci bychom měli dávat lidem najevo, že nás zajímají, že jsou pro nás důležití a že jsou partnery, které i přes rozdíl ve formálním postavení bereme sobě na rovinu (ne pracovně, tam jsou úlohy jasně dány, ale lidsky). Vstřícnost není dána pouze obsahem, ale také formou chování. Výše zmíněný „kapitán Memo“ to mohl se svými podřízenými myslet sebelépe, ale zasíláním studených e-mailů si jejich respekt získat nedokázal. Je-li to možné, měli bychom se snažit přinášet lidem informace i příkazy tak, aby nepůsobily direktivně a je-li to možné ústně, je to lepší varianta, než písemnou komunikací. Čtěte více: Může za „surfování“ na internetu dostat zaměstnanec výpověď?
Neformální komunikaci – a následnému budování dobrých vztahů – pomáhá, mají-li lidé v podřízeném postavení pocit, že se mohou ke všemu svobodně vyjádřit. Tato možnost svobodného vyjádření na druhou stranu musí mít svůj limit v nutnosti poslouchat příkazy. Příkazy by však měli poslouchat na základě uznání osobní autority nadřízeného a ne jen jeho formální funkce. Právě toho lze dosáhnout osobním, klidným, vstřícným a aktivním jednáním. Prostor pro zpětnou vazbu v něm by měl být právě tak velký, aby umožnil lidem vytvořit pocit, že jejich názor má váhu, ale současně nesnižoval efektivitu práce (typická situace, kdy se dlouze diskutuje o jasné věci pouze proto, že k ni chce každý vyjádřit svůj názor). Efektivní hladina vstřícnosti i prostoru pro zpětnou vazbu se nedá definovat žádným článkem na odborném webu, musíte ji najít vlastní praxí. Velmi totiž záleží na konkrétní situaci a na konkrétních lidech. Čtěte více: Nebuďte lama, naučte se správně komunikovat s ajťákem
Když je problém
Mnoho problémů a konfliktů každodenní praxe je možné neformální cestou vyřešit snáze a rychleji, než tou formální. Mnoho manažerů se snaží v konfliktních situacích uplatňovat tzv. asertivní přístup a jeho nejznámější metodu; tedy druhé straně konfliktu neustále „vysvětlovat“ svůj názor. Paradoxně, tato cesta některé konflikty spíše prohlubuje, než řeší. Stojí proto za zvážení, zda není efektivnější stanovit si možnost určitého ústupu ze své pozice (s pevně danou hranicí) která napomáhá zmírnit tlak a vytvářet vstřícné prostředí, ve kterém je konflikt vyřešen. Přátelskost, popisovaná výše, jako dobrý nástroj k podpoře a k motivaci podřízených, by v konfliktech měla být nahrazena korektností. Jinými slovy, chovejte se tak, abyste konflikt nezhoršovali a snaha vystupovat vstřícně jej za některých okolností zhoršovat může. Ukáže-li se, že konflikt je neformální cestou neřešitelný, nebo že se vymyká naší kontrole, můžeme jej vždy řešit formálně. Takovým řešením bychom ale nikdy neměli hrozit.
Buďte sví
Ačkoli toto spojení může vypadat jako z časopisu pro teenagery, má svůj význam. Chceme-li být v neformální komunikaci úspěšní, měli bychom být autentičí. Tedy, „být sví“. Existují techniky, které nám v tom mohou napomoci, ale také jedna docela univerzální zásada. Jakákoli přehnaná gesta a verbální i neverbální výstupy, které neodpovídají naší přirozenosti mohou na lidi, s nimiž komunikujeme působit neautenticky. Chcete-li, falešně. To platí i pro snahu o vstřícnost. Pokud je příliš strojená a to, jak se snažíme chovat je v přímém rozporu s tím, jak se cítíme, měli bychom se raději přestat pokoušet. Faleš totiž podřízení i partneři ocení tím, že nám budou mnohem méně důvěřovat, a to zejména v kritických situacích. Proto, buďte sví. Skutečně sví. Tím pro sebe i pro své okolí uděláte to nejlepší, co můžete. Čtěte více: Nevíte, že vás na Facebooku pomlouvají? Monitoring vám to (někdy) řekne
Komunikujete se zaměstnanci také neformálně?
Další názory můžete přidávat v diskuzi pod článkem.
Foto: www.isifa.com
ČLÁNKY DO MAILU