Nepouštějte se do byznysu bezhlavě. Učte se efektivně plánovat. Víme, jak na to

Před lety jsem vedl firemní projekty pro korporátní klientelu. Standardem bylo využívání robustních projektových metodik, které měly svůj smysl a často i dobře fungovaly. Po přestupu na volnou nohu jsem chvíli zvažoval, zda některé z principů nepřevedu také do podnikatelské praxe. Nakonec jsem z důvodů vyšší efektivity sáhl u naprosté většiny aktivit po velmi jednoduchém, avšak vysoce funkčním „přirozeném plánování“, se kterým jsem se seznámil během studia metody Getting Things Done (autorem je David Allen) a které jsem velmi často aplikoval také ve své dřívější praxi IT konzultanta.

Mohlo by vás zaujmout: Vyzkoušejte chytré aplikace, které vám pomohou plně se soustředit na váš byznys

Autor: 258398

Nepouštějte se do byznysu bezhlavě. Naučte se efektivně plánovat.

Důvodů pro zavedení tohoto minimalistického řešení je několik. Ve chvíli, kdy na něj přecházíte bez jakékoliv zkušenosti s projektovým řízením, zjistíte, že má kontrola, kterou nad projektem získáte, obrovský vliv na sebedůvěru, průběh a finální výsledky celého projektu. Samozřejmě není přirozené plánování jedinou ingrediencí, nicméně hraje velmi důležitou roli. Druhý extrém, který je vlastně i mou zkušeností, je snížení administrativní i mentální zátěže ve chvíli, kdy přestanete na drobnější projekty aplikovat robustní projektové metodiky. Ty samozřejmě nezavrhuji, nicméně je potřeba, aby jejich využití dávalo smysl.

Za ta léta, kdy jsem teorie měnil ve funkční praxi, jsem si samozřejmě některé prvky přizpůsobil k obrazu svému. Dodnes mi postup skvěle funguje a vím, že řada klientů, kteří se jej na mém tréninku sebeorganizace s GTD naučili, si jej nemohou vynachválit. Rád bych vám v následujících odstavcích představil, v čem přirozené plánování spočívá a jak jej použít v praxi.

Kde přirozené plánování použít

Postup, o kterém si budete číst, aplikuji na řadu drobných i rozsáhlejších projektů, a to jak individuálně, tak v rámci týmu. Rozhodně musí splňovat základní požadavek na efektivitu – celé plánování nesmí zbytečně prodlužovat či snad ohrožovat projekt a je potřeba, aby přinášelo výsledky. Uvedu pár vlastních příkladů, kdy jsem přirozené plánování použil za poslední rok (od toho nejjednoduššího po nejsložitější a dlouhodobější). 

• Článek Lepší rozhodování díky GTD kontextům
• Příprava na jednání s klientem ohledně spolupráce v roce 2015
• Realizace workshopu Myšlenkové mapy pro marketingovou agenturu
• Organizace setkání fanoušků Evernote LifeNotes Live 2014
• Definice osobních a byznys záměrů na rok 2015

Držím se vždy již dříve zmíněného pravidla – celé plánování nesmí být na úkor efektivity práce.

5 fází přirozeného plánování

Pojďme si tedy v krátkosti představit základní principy, respektive 5 kroků, které jsou součástí přirozeného plánování. A zkusme to rovnou aplikovat na konkrétním menším podnikatelském projektu, kterým bude sepsání tohoto článku.

1. fáze – přemýšlejte nad záměrem a zásadami

Vstupem do přirozeného plánování konkrétního projektu je úvaha nad tím, proč se do toho vlastně pouštím? Jaký je můj osobní důvod? A co ten firemní? V případě klientských zakázek doplňuji ještě jedno „proč“ – jaký má klient vůbec důvod pro spolupráci? Co jej k ní vede? Nezbytným krokem jsou také vaše zásady – co je potřeba dodržet, i když vás nic nebude omezovat? Jaké hranice nepřekročíte? Toto všechno si poznamenejte pro pozdější využití a vraťte se k „proč“, kdykoliv budete tápat.

Příklad: Záměry tohoto článku (proč to dělám) jsou:

• zdokonalení se v psaní pro konkrétní cílovou skupinu,
• rozšíření povědomí o oblastech, ve kterých vás mohu podpořit a kde vám mohu pomoci a
• předání informace o jednoduchém přirozeném plánování čtenářům.

Čtěte také: Ledová sprcha nebo pozdravy slunci, to jsou ranní rituály úspěšných podnikatelů

Postupem času jsem si ještě vypracoval návyk zeptat se ještě čtyřikrát „Proč“ na každou z odpovědí. Výsledkem je poměrně hluboký rozbor důvodů, které mě vedou k realizaci projektů. Jakmile si vyjasníte záměry, pusťte se do zásad.

Příklad: Mé zásady pro tento projekt jsou:

• dodržet slíbený termín odevzdání,
• nepřekročit X slov v článku a
• netlačit vám (čtenářům) agresivně jakýkoliv produkt nebo službu.

2. fáze – ujasněte si výsledky

Jak vypadá fenomenální úspěch vašeho projektu? Co má být jeho výstupem? Jak má klient reagovat? Přeneste se do fáze, kdy je projekt dokončený, a položte si tyto tři otázky. Rozhodně se neomezujte a vytěsněte z hlavy protesty v podobě otázky „Ale co když…?“. Buďte skuteční optimisté, na realistické představy bude prostor později. Stejně jako v předchozím kroku si také představu o výsledcích poznamenejte. Bude tvořit základní kostru přípravné fáze.

Čtěte také: Kdo podcení plánování růstu, může podnik přivést ke zkáze

Příklad: Fenomenální úspěch tohoto článku vypadá tak, že:

• mě osloví do jednoho měsíce od uveřejnění X potenciálních zájemců o realizaci firemního GTD školení více, než tomu bylo doposud,
• získám X označení „To se mi líbí“ na Facebooku, případně na dalších sociálních sítích a
• server Podnikatel.cz bude mít zájem i o další článek s podobnou tématikou. 

3. fáze – spusťte brainstorming

Nastavte si na stopkách 15 minut a pusťte se do generování všech myšlenek, které vás v souvislosti s projektem napadají. Nyní nemáte žádná omezení, hranice nebo kritéria. Nebraňte se faktickým, pozitivním, negativním i nápaditým myšlenkám. Sepište si poctivě vše, co vás napadne. Nechte myšlenky proudit na papír nebo do počítače. Nosnými tématy mohou být rizika, nápady, úvaha nad realizovatelností záměrů, účastníky projektů či náklady.

Po 15 minutách si dejte chvíli pauzu, a poté to několikrát opakujte. Vyzkoušejte klidně i jiné přístupy – aplikujte metodu 6 klobouků, 6 otázek (kdo, co, kdy, kde, jak, proč) nebo se třeba nakopněte základní strukturou, která se používá u SWOT analýzy (témata silné/slabé stránky, příležitosti a hrozby). Vyzkoušejte klidně několik přístupů. Já si většinou dávám 3–4 cykly, díky kterým si skutečně vyčistím hlavu.

Čtěte také: Buďte pány svého času! Poradíme vám, kde získat cenné minuty

Ideálním nástrojem, který pro 3. fázi můžete využít, jsou myšlenkové mapy. Díky tomu, že podněcují generování asociací a uchovávají celistvou myšlenku na jedné ploše (papíru či monitoru), mají velmi pozitivní dopad na kvantitu nápadů a propojení myšlenek. Velmi dobře se do myšlenkových map dají zasadit také přístupy uvedené v předchozím odstavci. Osobně považuji za nejfunkčnější mapovací nástroj barevné fixy a papír, nicméně pokud raději saháte po software, doporučuji nástroje xMind nebo Freeplane, které můžete použít zdarma.

4. fáze – zahajte organizaci

Teď, když jste si stanovili záměr a zásady, ujasnili si výsledky a poté myšlenky, které vám kolem projektu létaly hlavou, vysypali na papír nebo do počítače, položte před sebe informace z poslední fáze, tedy brainstormingu, a pečlivě vyberte základní oblasti, které je potřeba pro naplnění výsledků a záměru projektu realizovat. Na výběru si dejte záležet, nebojte se být kritičtí, ale zároveň buďte otevřeni vůči novým nápadům. Snažte se nic neopomenout, pro vstup do další fáze i celkově úspěšný projekt je to klíčové.

Příklad: U mě jsou výsledkem 4. fáze oblasti, v rámci kterých budu provádět jednotlivé úkoly (další kroky). U tohoto článku to jsou aktivity jako:

• zajištění odborných podkladů,
• příprava struktury článku podle 5 fází přirozeného plánování,
• sepsání, revize a odeslání článku a
• propagace článku.

5. fáze – definujte nejbližší úkoly

Jste připraveni na definici dalších kroků. Určete všechny úkoly, do kterých se můžete pustit, a sepište si je do vašeho seznamu úkolů. Výběr nástroje ponechám na vás, může to být dle libosti papírový notes nebo moderní aplikace – například já jsem propadl jednoduchosti multiplatformní a funkční aplikace Wunderlist, kterou mám k dispozici v jakémkoliv svém zařízení.

Příklad: Ačkoliv je tento krok asi zřejmý, uvedu první tři kroky, které mohu provést, jakmile to bude možné:

• Přečíst si informace o přirozeném plánování v Mít vše hotovo
• Dohledat na internetu další články o projektovém plánování
• Definovat si záměr článku – proč jej chci vůbec psát

Naplánujte jednotlivé úkoly a pusťte se do toho

Pět fází přirozeného plánování máme za sebou a nezbývá, než se pustit do realizace. O tom, jak rozplánovat jednotlivé aktivity ve chvíli, kdy podobným způsobem řídíte v jeden okamžik více projektů, si povíme někdy příště. Do té doby využijte svůj zavedený postup a systém, věřím, že je funkční a ve vaší práci vám bude oporou.

Přirozené plánování se pro vás může stát, stejně jako pro mě, běžnou rutinou při realizaci jakýchkoliv smysluplných záměrů. Sáhněte po něm ve chvíli, kdy chcete dosáhnout výborného výsledku u některého z vašich projektů a uvidíte, zda se vám čas, který plánování věnujete, vrátí na kvalitnějším výsledku a lepší kontrole. Přeji vám hodně štěstí a spoustu excelentně zakončených projektů.