Dovolenou určuje s ohledem na provozní důvody zaměstnavatel. Proto je vhodné se na termínech dovolené předem se zaměstnanci dohodnout. Pro schvalování se doporučuje písemná forma, například formou tiskopisu: Žádanka o řádnou dovolenou. Jestliže zaměstnavatel nástup na plánovanou dovolenou neumožní a neprokáže, že mu v tom brání provozní důvody, může se zaměstnanec dokonce obrátit na inspektorát práce.
Naopak, pokud zaměstnanec na dovolenou nastoupí, a vyžadují-li to vážné provozní důvody zaměstnavatele, může být z dovolené odvolán. V tomto případě, ale zaměstnavatel uhradí veškeré vzniklé náklady, tj. storno poplatky za zrušený zájezd, cestovní náhrady apod.