Vytvořil jsem tedy seznam činností, které nebudu dělat, abych se uvolnil pro věci, které dělat chci. Rozhodl jsem se činnosti, které často zcela automaticky dělám a chci je nahradit novými, užitečnějšími, zhmotnit do jednoduché podoby lineárního odrážkového seznamu (mám jej ve svém úkolovníku, se kterým denně pracuji).
Čtěte také: Kolikrát jste na schůzkách marnili jen čas? Víme, jak zvýšit jejich efektivitu
Produktivita versus zaměstnanost
Není to tak dávno, co jsem naskočil do podnikání na volné noze. Vzpomínám si na to, jako by to bylo dnes. Ať už přišla jakákoliv poptávka, říkal jsem “ano”. Vlastně mi ani nezáleželo na tom, zda byla zajímavá, či nikoliv, bral jsem každou možnost získat zkušenosti jako příležitost ke zlepšování a růstu. Začínal se mi plnit diář i seznamy úkolů.
Postupem času však počet mých závazků přesáhl bezpečnou hranici. Se vzrůstajícím množství práce jsem začal vytlačovat z hlavy i každodenních aktivit své priority. Postupně jsem osekával své záliby (běhání nebo čtení), rodinu a čas trávený s nejbližšími. Vidina toho, že uspokojím všechny požadavky, které ke mně přistanou, však byla neodolatelná. Odpovídal jsem na každý příchozí e-mail a dal si sakra záležet na tom, aby byl hezky zformulovaný a pro adresáta co nejlépe přelouskatelný. Pobíhal jsem od schůzky ke schůzce a trávil čas s mnoha lidmi, často jen na základě toho, že se se mnou chtěli potkat. Bohužel existovaly výjimky – rodina, přátelé…
Tehdy jsem nad tím moc nepřemýšlel. Doprovázely mě však nepříjemné pocity – věděl jsem, že je něco špatně a že je určitě cesta, jak to změnit. Ale co to způsobovalo? Měl jsem přece tak řádně zorganizovanou práci, vše pečlivě uchováno v důvěryhodném systému úkolů, termínů a projektů. Plnil jsem vše včas a dodržel každý závazek. Byl jsem zmatený, frustrovaný a nálada často klesala na bod mrazu.
Zásadní krok, který jsem tehdy udělal tak trochu nevědomě, bylo roční zhodnocení mých aktivit. Po vzoru svého kamaráda jsem si v prosinci sedl a začal rekapitulovat to, co se mi povedlo a nepovedlo. Šlo to poměrně snadno. Psal jsem, kreslil, přemýšlel a po několika hodinách došlo na vytvoření obrazu následujícího roku. Tehdy se mi rozsvítilo. Uvědomil jsem si, co všechno mě čeká. Respektive – nečeká, pokud na tom nezačnu pracovat. Naštěstí přišla jedna myšlenka silnější než všechny ostatní a já ji začal zpracovávat. Ne 1. ledna, ale okamžitě. Hned druhý den. Tou myšlenkou bylo vytvoření seznamu činností, které nebudu dělat, abych se uvolnil pro věci, které dělat chci. Sepsání seznamu ne-úkolů.
Ačkoliv je tento seznam poměrně prostý, má obrovskou sílu. Jeho podoba a umístění je víceméně na vás, důležité je, ať máte na očích to, čemu se chcete vyvarovat. Ideálně na každodenní bázi. Je to tedy přesný opak, zcela přirozeně, seznamu úkolů.
Každý z nás má pomyslný seznam ne-úkolů v hlavě. Ví, do čeho se nechce pouštět, co jej brzdí, co nepřináší až tak velkou hodnotu. Stává se však, že vylovit podobný seznam z hlavy ve chvíli, kdy se rozhodujete o svých závazcích a aktivitách, není až tak jednoduché. Uvědomit si v momentě, kdy ráno vstanete z postele a láká vás rychlá kontrola sociálních sítí, článků nebo e-mailů, že toto není nejlepší cesta a mnohem větší smysl by dávalo vzít si knihu a načerpat z ní užitečné informace pro svůj rozvoj, není jen tak.
Čtěte také: 10 tipů pro nastavení MS Outlook, které vám ušetří desítky minut denně
Vytvoření seznamu ne-úkolů
Rozhodl jsem se činnosti, které často zcela automaticky dělám a chci je nahradit novými, užitečnějšími, zhmotnit do jednoduché podoby lineárního odrážkového seznamu (mám jej ve svém úkolovníku, se kterým denně pracuji). Ten může vypadat například takto:
- Nekoukej do mobilního telefonu nebo počítače dvě hodiny před usnutím
- Neotevírej do 11.00 e-maily, sociální sítě nebo zprávy
- Nepouštěj se dopoledne, kdy máš produktivní období, do mělkých úkolů
- Nereaguj na e-mailové zprávy okamžitě po jejich přečtení, nejedná-li se o naléhavou situaci
- Neakceptuj každou pozvánku na schůzku
- Nekonzumuj během oběda těžká jídla, která tě dostávají do útlumu
- Nereaguj na poptávky bez promyšlení okolností
- Nesnaž se soustředit na více aktivit najednou
- Nerozhoduj se o důležitých věcech okamžitě
- Neplánuj si školení na pondělky a pátky
- …
Nic složitějšího, ale zároveň ani jednoduššího. Dostat se z rutiny neproduktivních činností není úplně procházka růžovou zahradou, což mi jistě potvrdíte, pokud jste si podobnou zkušeností prošli. Každý bod v seznamu má také v poznámce alternativní (produktivní) činnosti, kterými je nahrazuji, např.: Nesnaž se soustředit na více aktivit najednou
- Vyber si jeden úkol, na kterém budeš pracovat
- Zjisti, zda k němu máš potřebné podklady
- Dej pryč všechny věci, které k provedení úkolu nepotřebuješ
- Zavři aplikace a webové stránky, které aktuálně nebudeš potřebovat
- Pusť se do práce
Pravidelná práce se seznamem
Jak se seznamem pracuji dnes? Celá rutina se skládá ze dvou aktivit:
- Každý týden si procházím v rámci pravidelných revizí také splněné úkoly a svůj automaticky generovaný report činností na počítači z aplikace RescueTime (perfektně monitoruje vše, co na počítači děláte a jak to děláte) a přemýšlím, jak mohu seznam ne-úkolů aktualizovat pro ještě vyšší produktivitu.
- Pročítám seznam ne-úkolů každé ráno (kdysi jsem měl dokonce nastavenou připomínku v úkolovníku, díky které jsem si vybudoval tento jednoduchý návyk poměrně rychle), ačkoliv jej znám již skoro nazpaměť – může to znít jako mírně smutný start nového dne, během kterého si postupně zakazujete řadu věcí, ale věřte mi, že to budete brzy vnímat pozitivně.
Postupně se dostávám do situace, kdy seznam ne-úkolů používám dokonce u všech svých aktivit, kde pozoruji neproduktivní návyky. Mám specializovaný seznam pro schůzky, školení, jednání po telefonu nebo třeba plánování dovolené. Ve všech těchto situacích mi pomáhá v soustředění se na priority a odbourávání nedůležitých činností.
Pokud jste podobný přístup nikdy nezkoušeli a máte-li zároveň pocit, že plýtváte časem a energií prací na nedůležitých věcech, zkuste si podobný seznam vytvořit také. Postupně do něj zařazujte jednotlivé body a důsledně jej dodržujte. Důležitý je lehký start, během kterého se budete soustředit na jednu nebo dvě ne-úkolové položky. (Ne)pracujte na nich měsíc, a pokud to půjde, přidejte další.
Každý den, všech 86 400 vteřin, je zdroj, který nikdy neobnovíte. Využijte jej nejlépe, jak umíte.
ČLÁNKY DO MAILU