Službou, která má firmám ušetřit spoustu nákladů i práce, je internetová aplikace pro řízení firemních výdajů. Pod názvem Expensa ji provozuje stejnojmenná akciová společnost. Firma nabízí plně funkční demoverzi na třicet dní k bezplatnému vyzkoušení.
Koncem srpna jsme se rozhodli službu vyzkoušet. Přesně podle instrukcí na webu jsme požádali o aktivaci zkušební verze. Týden se nic nedělo. Oficiálně jsme proto oslovili šéfa firmy Patrika Tjokordu s dotazem, zda vůbec služba funguje. Omlouval se, že šlo o mimořádné nedopatření, normálně na požadavky zákazníků reagují bezprostředně. První dojem tedy nebyl nejlepší, ale rozhodli jsme se přesto službu vyzkoušet. Zřídili jsme si u Expensy firemní účet a nechali vydat karty pro dva testující kolegy.
Co služba umí
Zjednodušeně řečeno, Expensa zákazníkovi vytvoří uživatelské konto, v rámci kterého spravujete svoje „hotovostní“ výdaje. Namísto praxe běžné v podnicích nechodíte do banky pro peníze, neshromažďujete hotovost v pokladně a netrápíte se neustále s vyplácením záloh, jejich vyúčtováváním a vypisováním cesťáků. Namísto toho pověřený zástupce firmy, ať už majitel, finanční ředitel, nebo třeba účetní, sám spravuje účty jednotlivých zaměstnanců. Každý, kdo v rámci firmy hodně cestuje, má totiž vlastní platební kartu a online účet, prostřednictvím kterého platí všechny služební účty. Příslušný šéf má o všech pohybech přehled s tím, že všechny výdaje také schvaluje, případně jejich proplacení zamítá.
Ilustrační obrázek.
Velká výhoda přitom je, že zaměstnanci firmy využívající systém nemusí nosit po kapsách hotové peníze a nejsou ve stresu v situaci, kdy se třeba v cizině objeví nutnost zaplatit neplánovaný účet. Všechno se řeší kartou a pokud na ní náhodou není dostatek prostředků, stačí zavolat do firmy a kompetentní administrátor systému jednoduše peníze během několika sekund doplní.
Práce s hotovostí stojí peníze
České firmy netuší, kolik je stojí nakládání s hotovostí,
tvrdí Patrik Tjokorda. Firma to zjistila dotazem mezi sto dvaceti účastníky konference finančních manažerů významných firem. S odpovědí se přihlásil jediný účastník, který přiznal, že celkových nákladů se nedopočítali, ví ale, že je stojí hodně,
dodává Tjokorda. Podle něho přitom firmy, které výrazně nebo zcela omezily používání hotovosti, mají zhruba o padesát procent nižší nepřímé náklady.
Mohlo by vás zajímat: Jak snížit náklady na provoz vozu? Pořiďte si tankovací kartu
Na začátku je hodně úřadování
Počáteční papírování je trochu složité. Což je ale pochopitelné, protože využívání služby vám dává velké pravomoci. Pověřený administrátor totiž může vydávat platební karty komukoli, zodpovídá tak za dodržení příslušné legislativy. Vyřízení karty pro každého dalšího zaměstnance je pak ale jednoduché. Všechno probíhá online, žádost je třeba doplnit naskenovaným osobním dokladem a také kopií podepsané žádosti. Po splnění všech náležitostí pak zhruba do týdne dorazí na vyplněnou adresu karta i PIN, každé v samostatné obálce běžnou poštovní zásilkou. Pak už stačí jen kartu aktivovat, její používání se nijak neliší od jakékoli jiné platební karty. Karty Expensa vydává ve spolupráci se společností MasterCard.
Služba ještě potřebuje doladit
Během testování služby jsme nenarazili na žádné zásadní nedostatky. Přesto by si některé detaily zasloužily úpravu. Systém například neumožňuje změnit PIN podle přání uživatele. To se však dá vyřešit poměrně jednoduše prostřednictvím kteréhokoli bankomatu. Věříme, že je to plně dostatečné, nicméně i přesto chystáme nějaké změny do budoucna,
říká Patrik Tjokorda.
Daleko podstatnější nedostatek je absence jakékoli informace o uskutečněných transakcích. Ty jsou samozřejmě vidět v online aplikaci, dneska je ale běžné u většiny bank, že po zaplacení kartou dostanete na mobil SMS zprávu nebo o transakci banka informuje e-mailem. Nic takového ale Expansa neplánuje, chystá totiž modernější řešení. Na říjen připravujeme spuštění mobilní aplikace, se kterou budete mít přehled nejen o transakcích, ale budete mít možnost k nim přiřazovat stejné atributy jako v online aplikaci a navíc i možnost fotit účtenky, které se samy nahrají do vyúčtování,
prozrazuje Tjokorda. Mobilní aplikace má navíc umožňovat i základní funkce jako je žádost o dobití platební karty nebo schvalování výdajů.
Aplikace bude mít ještě jednu cool funkci, kterou zřejmě nemá zatím žádná bankovní mobilní aplikace v Česku, tu ale zatím nechceme prozradit,
slibuje šéf firmy. Některé funkce jsou pomalé (například když chcete převádět prostředky a kliknete na tlačítko Celý zůstatek, ten se sice automaticky načte, ale prodleva mezi kliknutím a načtením je tak dlouhá, takže uživatel má dojem, že nefunguje), jiné špatně funkční (například z Tisku účtenkáře se nedá vrátit zpět do aplikace než kliknutím na tlačítko Zpět v prohlížeči). O nedostatcích víme, průběžně je odstraňujeme. Dovolím si říct, že tak rychlý vývoj a nasazování nových verzí nemá žádná banka v Česku,
tvrdí Patrik Tjokorda.
Psali jsme: Firemní karty na zahraničních služebních cestách
Kolik to stojí?
Měsíční tarif za používání služby je 130 korun. K tomu se připočítává 30 nebo 90 korun podle zvolené platební karty. Výběr hotovosti v tuzemsku i zahraničí jakoukoli formou stojí jednotně třicet korun. Všechny ostatní služby jsou v ceně. Vydání karty stojí 150 korun a kromě toho firmy s méně než třiceti kartami platí jednorázový aktivační poplatek 900 korun. Od října připravujeme změny, v novém ceníku bude poplatek zrušen,
říká Tjokorda.
Firma už vydala tisíce karet
Služba je v začátcích, podle jejího šéfa má v současnosti několik desítek klientů a vydala několik tisíc karet. V portfoliu máme přední pojišťovnu, významné cestovní agentury a technologické nebo farmaceutické firmy,
uvádí Tjokorda. Služba ale podle něho není určená jen velkým korporacím. Typickým uživatelem je firma mezi 20 až 200 zaměstnanci, která používá u většiny zaměstnanců hotovost,
říká Tjokorda. Využití tak karty nacházejí u cestovních delegátů, řidičů autobusů nebo kamiónů, mistrů na stavbách nebo firemních asistentek.
ČLÁNKY DO MAILU