Nové náležitosti mzdových listů zaměstnanců

Čtěte, jak upravit mzdový list v souladu se zákonem a zda do mzdového listu za rok 2016 patří údaje o výpočtu za rok 2015, nebo 2016. Vysvětlili odborníci.

Mzdový list poplatníka

Bez ohledu na formu pracovněprávního vztahu musí být každému zaměstnanci založen mzdový list. Mzdové listy se tak vedou všem poplatníkům, kterým plátce sráží zálohu na daň i srážkovou daň, tj. bez ohledu na skutečnost, zda poplatník podepsal nebo nepodepsal tiskopis „Prohlášení k dani“. Mzdový list je jednou ze základních složek osobní evidence zaměstnanců u zaměstnavatele, jde o významnou agendu související se zaměstnáváním. Povinnost vést mzdové listy ukládá především zákon o daních z příjmů a zákon o organizaci a provádění sociálního zabezpečení. Čtěte také: Nový tiskopis Prohlášení poplatníka zveřejněn. Nečekaná změna

Účetní jednotky musí pro účely vedení účetnictví uschovávat po stanovenou dobu účetní záznamy. Jako účetní záznamy lze použít i mzdové listy. Tyto dokumenty uschovávají po dobu stanovenou v § 31 odst. 2 zákona o účetnictví podle toho, jakou funkci plní při vedení účetnictví. Pro účely účetnictví se musí mzdové listy a další dokumenty související se mzdovou evidencí (například výplatní listiny, rekapitulace mezd, rekapitulace vypočítaného zdravotního pojištění, seznam zaměstnanců u jednotlivých zdravotních pojišťoven atd.) uchovávat po dobu 5 let počínaje koncem účetního období, kterého se týkají.

Jelikož se však mzdové listy používají i pro jiné účely, než je vedení účetnictví (kupříkladu pro účely důchodového pojištění), je nutné se řídit zvláštními předpisy. Podle § 35a odst. 4 písm. d) zákona o organizaci a provádění sociálního zabezpečení se mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění (evidenční listy důchodového pojištění) uchovávají po dobu 30 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají. Čtěte také: Daňový balíček a účinnost změn

Ptejte se odborníka v poradně Mzdové účetnictví

PhDr. Dagmar Kučerová

mzdový poradce

Položit dotaz

Náležitosti mzdových listů a aktuální změny

Povinné náležitosti mzdového listu uvádí ustanovení § 38j zákona o daních z příjmů. Další náležitosti mzdového listu nejsou povinné, ale jejich účelnost lze dovodit ze zákonů upravujících sociální pojištění, nemocenské pojištění a výpočet průměrného výdělku pro pracovněprávní účely. Připomínáme nejdůležitější změny údajů uváděných na mzdových listech.  

1. Daňoví nerezidenti České republiky

Již od roku 2015 musí mzdový list daňového nerezidenta ČR obsahovat datum narození, číslo a typ dokladu (dříve pas, nyní OP, řidičský průkaz apod.) prokazující jeho totožnost a kód státu, který tento doklad vydal, identifikaci pro daňové účely ve státu daňové rezidence (RČ, DIČ atd.), všeobecné informace o daňovém identifikačním čísle dle jednotlivých zemí, kód státu, jehož je daňovým rezidentem – kódy státu jsou uvedeny v příloze č. 18 nařízení komise (ES) č. 2081/2003

Další změny dle § 38j odst. 2 písmeno e) zákona o daních z příjmů (zákon č. 105/2016 Sb.) – u daňového nerezidenta musí mzdový list obsahovat „den ukončení zaměstnání v České republice“. Dále dle § 38 odst. 2 písmeno f) zákona o daních z příjmů – do mzdového listu se „odděleně uvedou údaje o odměně člena orgánu právnické osoby a sražené dani z této odměny, jedná-li se o poplatníka, který je daňovým nerezidentem“.

2. Údaje o ročním zúčtování

Do mzdového listu je nutno uvádět i příjmy od daně osvobozené (např. odměna za produktivní činnost při poskytování praxe středoškolákům atd.). Mzdový list musí od roku 2015 rovněž obsahovat údaje o výpočtu daně a provedeném ročním zúčtování (na mzdový list pro rok 2016 se uvedou údaje včetně výpočtu z ročního zúčtování za rok 2015). Finanční správa zveřejnila na svých stránkách informaci, že nebude rozporovat ani postup, kdy na mzdovém listě za zdaňovací období roku 2016 bude výsledek z ročního zúčtování roku 2016. Současně však vyzývá plátce daně a tvůrce mzdových programů, aby pro zdaňovací období roku 2017 již byla tato náležitost mzdového listu uvedena do souladu se zákonem o daních z příjmů a tímto sdělením. Čtěte více: Vybrané daňové tiskopisy a potvrzení pro rok 2016/2017 

Údaje o ročním zúčtování daní. Výsledek, nebo výpočet?

Povinnou náležitostí mzdového listu jsou tak údaje o výpočtu daně a provedeném ročním zúčtování záloh a daňovém zvýhodnění. Řada mzdových programů již na změnu reagovala a do mzdového listu doplnila údaje o výsledku z ročního zúčtování daní, tj. vypočtený přeplatek na zálohách a doplatek na daňovém bonusu. Což je výsledek z ročního zúčtování daní, avšak ne údaje o jeho výpočtu. O vysvětlení požádal server Podnikatel.cz ministerstvo financí. Podle našeho názoru by měl mzdový list obsahovat všechny potřebné údaje pro výpočet daně u konkrétního poplatníka za příslušné zdaňovací období, nikoliv pouze výsledek výpočtu, tedy jen částku vráceného přeplatku na dani či doplatku ze zúčtování, uvedla Kateřina Vaidišová. Doplnila, že potřebné údaje k ročnímu zúčtování záloh a daňového zvýhodnění za rok 2016 jsou vyznačeny vyčerpávajícím způsobem na tiskopisu „Výpočet daně a daňového zvýhodnění u daně z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti podle zákona o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů, za zdaňovací období 2016“, Tiskopis 25 5460/1 Mfin 5460/1 – vzor č. 21.