Správné použití českého jazyka a úprava korespondence je vizitkou každého pisatele. Tím víc by si na ní měl dát záležet v případě, kdy zastupuje firmu. Určitě není vhodné, aby se v oficiálních dokumentech vyskytovaly pravopisné chyby nebo nespisovné výrazy. V případě nevhodně napsaných čísel dokonce může dojít i k pomýlení, což by u cenové nabídky nebo vystavení faktury nebylo žádoucí. Je proto vhodné mít při psaní těchto dokumentů po ruce například pravidla českého pravopisu a znát zavedená pravidla a normy. Ode dneška vstupuje v platnost norma ČSN 01 6910 Úprava dokumentů zpracovaných textovými procesory, která obsahuje vše důležité týkající se nejen obchodní a úřední korespondence, ale věnuje se také úpravě e-mailů, textů, tabulek, psaní zkratek, čísel, kalendářních dat nebo časových údajů. To vše v souladu s dnešní jazykovou praxí, která je sice volnější a tím pádem přijatelnější pro širší okruh lidí, ale i tak platí jisté zákonitosti.
Obchodní a úřední korespondence má svá pravidla. Ta nová platí od srpna.
Především je nutné si uvědomit, že formátování textů nebo jejich částí musí odpovídat jejich významu. Firmy by se měly držet jednotného stylu. V případě, že je povoleno více variant, najít si jeden vhodný a toho se držet. Nepůsobí příliš profesionálně a navíc je pro čtenáře i zmatečné, když je každá písemnost od jednoho člověka nebo firmy provedena v jiném fontu nebo jinak upravena. Ideálně by si firma měla nastavit svůj vlastní druh písma, jeho velikost, určit mezery i zpracovávání odstavců nebo číslování stránek.
Názvy firem
Ať už jde o akciovou společnost nebo společnost s ručením omezeným, často se za jejím názvem užívá pouze zkratka. A v tom mnoho podnikatelů chybuje. Ve zkratkách složených z více zkratek se píše tečka a mezera za každou z nich. Postupuje se podle platných pravopisných pravidel:
Akciová společnost má zkratku a. s., společnost s ručením omezeným s. r. o.
Navíc je tento právní pojem oddělen od samotného názvu společnosti čárkou. Například správné označení vydavatele serveru Podnikatel.cz je Internet Info, s. r. o.
Mnoho firem má v názvu také znak & (ampersand), který vychází z latiny a je hojně užíván v anglických názvech. Proto si s ním mnoho Čechů stále neví rady, a to i z toho důvodu, že pravidla jeho použití jsou poněkud volnější. Ampersand se od ostatních slov zpravidla odděluje mezerami. Můžeme ale narazit i na ustálená slovní spojení, ve kterých se tento znak píše bez mezer. Je proto vhodné podívat se na hlavičku nebo na webové stránky společnosti tento znak používající a jeho ustálenou formu použít ta, jak to dělá sama firma.
Pozor tedy například v těchto názvech: Johnson & Johnson, Potten & Pannen nebo Bison & Rose se píší s mezerami, naopak H&M je vždy dohromady.
Čísla bankovních účtů
Jedním z nejdůležitějších údajů na fakturách, smlouvách a dalších písemnostech je číslo bankovního účtu. Je proto nutné uvádět ho ve správném a jasně srozumitelném tvaru. Předčíslí účtu se od základní části čísla odděluje spojovníkem. Jde o pomlčku, která je mezi čísly bez mezery. Čtyřmístní kód navazuje opět bez mezery a je vždy oddělen lomítkem.
Takto vypadá správně napsané číslo bankovního účtu: 12–1234512345/1234
U mezinárodních účtů je to trochu složitější, protože ty se skládají ze dvou velkých písmen kódu země, dvou číslic kontrolního čísla a nejvýše 30 číslic a velkých písmen reprezentujících banku a číslo účtu v této bance. Délku a uspořádání poslední části mezinárodního čísla bankovního účtu si určuje každá země zvlášť.
Můžeme se proto setkat například s touto variantou: IBAN FR14 2004 1010 0505 0001 3M02 606
Peněžní částky
Správné psaní číslic, zvlášť v případě, kdy jde o vyjádření ceny, je důležité nejen při uzavírání smluv, ale i při zasílání nabídky nebo v obchodech. Pro snadnější přečtení vyšších částek je obvyklé dělit číslice do skupin po třech a oddělovat je mezerou. Další variantou je oddělování tečkami. V celém dokumentu by pak měla být dodržena jednotná úprava.
Čísla se mohou zapsat těmito variantami: 12 345 nebo 12.345.
V souvislém textu je dovoleno, aby nebyla členěna čtyřmístná celá čísla. Je proto možné napsat dohromady třeba 1234.
Pro potřeby slovního vyjádření čísla se každé slovo vypisuje zvlášť. Varianta psaní všech slov dohromady se užívá jen na složenkách a několika dalších podobných dokumentech.
Správné slovní vyjádření čísla 12 345 je tedy toto: dvanáct tisíc tři sta čtyřicet pět.
Norma velmi úzce souvisí s používáním češtiny a měli by ji znát všichni, kteří se podepisují pod oficiální písemnosti – smlouvy, nabídky, sdělení a podobně. Mnoho z nás totiž udělá chybu hned na začátku e-mailu nebo dopisu, když pro oslovení nevyužije pátý pád. V oficiální korespondenci se vždy oslovuje pátým pádem. Oslovování prvním pádem do spisovného a kultivovaného vyjadřování nepatří. Neoslovujeme nedy pane Novák, ale zásadně pane Nováku. A pozor i na jména pocházející z jiných jazyků. Důležité je vědět, jak se jméno vyslovuje. Například pokud čteme jméno Michael česky, v pátém pádě bude Michaeli, ale čteme-li ho anglicky, Majkl, oslovíme tvarem Majkle.
Normu vydal Úřad pro technickou normalizaci, metrologii a státní zkušebnictví. Řídí se Pravidly českého pravopisu, Akademickou příručkou českého jazyka a současnými doporučeními Ústavu pro jazyk český Akademie věd České republiky. Plné znění normy ČSN 01 6910 Úprava dokumentů zpracovaných textovými procesory je dostupné v Informačním centru Úřad pro technickou normalizaci, metrologii a státní zkušebnictví a prostřednictvím služby ČSN online http://csnonlinefirmy.unmz.cz/ nebo http://csnonline.unmz.cz/.
ČLÁNKY DO MAILU