Osobní e-mail typu „sexyfrajer@“ k podnikání nepoužívejte

V současnosti disponuje e-mailovou schránkou takřka každý podnikatel, dokonce i ti, kteří nemají svoje vlastní internetové stránky. Ačkoli se to někomu nemusí zdát, samotná podoba e-mailové adresy může hrát klíčovou roli při rozhodování zákazníka (ale i obchodních partnerů), zda si službu či produkt u vás objedná. Například freemaily (na Seznam.cz, Centrum.cz, Atlas.cz apod.), které řada živnostníků používá, mohou odradit, jelikož pak podnikatel vypadá neprofesionálně. Firemní mail by též neměl sloužit k osobním účelům, snadno se totiž můžete splést a místo přítelkyni poslat své intimní fotky nějakému zákazníkovi. Stejně tak nevypadá nejlépe, když někomu dorazí obchodní nabídka z e-mailové adresy drsnyjarda@ne­jakyfreemail.cz.

K vlastní doméně patří vlastní e-mail

Podoba podnikatelských e-mailových adres se zpravidla odvíjí od toho, zda podnikatel má internetové stránky a zda je má na vlastní doméně. Živnostníky a firmy, které e-mailovou adresu vlastní, pak lze rozdělit do tří skupin:

1. Podnikatelé s vlastní doménou a vlastní e-mail dle domény
2. Podnikatelé s vlastní doménou a freemailem
3. Podnikatelé s free doménou či bez webových stránek a freemailem

Která skupina podle vás působí na potenciální zákazníky nejhůře? Není to třetí skupina, jak by si mohl někdo myslet, nýbrž skupina podnikatelů, kteří mají zaplacenou doménu a webhosting, ale k tomu používají freemail. Kombinace vlastní domény a freemailu totiž působí opravdu nevěrohodně. Právě věrohodnost přitom hraje klíčovou roli tehdy, jestliže vaše stránky navštíví někdo, kdo o vaší firmě v životě neslyšel.

V případě těchto podnikatelů se podle odborníků jedná především o lenost a pohodlnost, jelikož peněžní náklady na „doménový mail“ se pohybují v desítkách korun za měsíc. Často se nám v komunikaci stává, že klient, ač má webové stránky, používá freemail, protože je na něj zvyklý a nechce se „učit“ novým věcem. Nicméně s profesionalitou to nemá nic společného, potvrdila serveru Podnikatel.cz Simona Zábržová ze společnosti Malota Production. Této skupině podnikatelů nezbývá než poradit, aby si k doméně pořídili i e-mailovou adresu.

Většina webhostingů poskytuje doménové emaily v rámci webhostingového tarifu, který začíná na 10Kč za měsíc. Podnikatel si navíc může zřídit libovolný počet adres, nicméně každý webhosting má jiné poplatky za zřízení jednoho či deseti e-mailů. Pokud by vám přišla tato částka příliš, dá se využít i bezplatných služeb (například na Gmailu), které vám umožní i freemailovou schránku přesměrovat pod vaši doménu. Čtěte více: Jak by měla správně vypadat vaše podnikatelská doména snů?

Osobní mail k práci nepoužívejte

Podnikatelé bez internetové prezentace či stránek na free doméně si pak s freemailem musí vystačit. Přesto i u nich na zvolené adrese rozhodně záleží. Hlavní pravidlo zní, mít vlastní osobní a vlastní firemní e-mail a nepoužívat osobní k firemním účelům a naopak. Na koho totiž působí seriózně, přijde-li mu obchodní/pracovní mail z adresy typu sexyfrajer@ne­jakyfreemail.cz nebo kocicka18@neja­kyfreemail.cz?

Jak je důležité nepoužívat jednu adresu jak pro pracovní, tak i pro osobní účely, dokazuje i příhoda Jana Janči, obchodního ředitele internetové agentury Cognito.cz: Již jsem zažil situaci, kdy mi živnostník poslal velice intimní fotografie ze svého osobního e-mailu, určené slečně Janičce (Janča vs. Janička – jednoduchá záměna). Jan Janča proto radí, aby třeba instalatér Pepík Hujerů používal osobní e-mail pepikhujeru@ne­jakyfreemail.cz a firemní e-mail instalater.hu­jer@nejakyfre­email.cz.

Obecný kontakt je nepsanou povinností

Podnikatelům, kteří vlastní doménu a chtějí i doménové e-maily, též odborníci doporučují několik věcí. Každá firma by si měla vytvořit jeden obecný kontakt například typu info@vasepodni­katelskadomena­.cz, ke kterému bude mít přístup více lidí, aby se zajistila rychlost odpovědi. Jedná se o vaši hlavní elektronickou adresu, kde by měla být zaručena blesková odpověď i v případě nepřítomnosti některého zaměstnance. Není nic horšího než firma, která používá desítky e-mailů, a některý z nich je nedostupný či odpovědi chodí s velkým zpožděním. Totéž se týká i situace, kdy firmu opustí zaměstnanec, dodal serveru Radim Hasalík, který se živí internetovým marketingem pod značkou hasalik.cz.

Obecné kontakty by podle odborníků proto měly směřovat například na recepci či sekretariát, pokud existují, nebo se automaticky přeposílat na více pracovníků, kteří se mohou zastoupit. V druhém případě by měl podnikatel ovšem zajistit, aby pracovníci navzájem věděli o tom, kdo z nich na e-mailový dotaz již odpověděl. Jestliže je pak podnikatel ve firmě sám, měl by si každý den vyhradit aspoň hodinu na prohlédnutí e-mailové schránky a na vyřízení všech dotazů a připomínek. Čtěte také: Bezplatným zápisem do internetových katalogů se dá jen získat

Založte si více e-mailů, i když podnikáte bez zaměstnanců

Obecný kontakt typu info@ sice tvoří základ, avšak neměl by být, hlavně v případě větších firem, jediným. Pokud má firma několik oddělení, které se starají o různé věci, je dobré to rozdělit a uvádět e-maily, které se týkají problému, který chci řešit, třeba obchod@, stížnost@, marketing@, upřesnil František Grunt, marketingový manažer společnosti Active 24. Takovéto rozdělení adres urychlí komunikaci mezi potenciálním zákazníkem a firmou. Na zákazníky rozhodně působí lépe, když jim dáte pocit, že můžou kontaktovat přímo oddělení, které vyřeší jejich požadavek či problém. Obecné e-maily jsou zejména u e-shopů pro vyřešení požadavků neosobní a v zákazníkovi nevyvolávají dostatečnou důvěru, vysvětlila Simona Zábržová ze společnosti Malota Production.

Podle Jana Janči z internetové agentury Cognito.cz však značně závisí na firemní kultuře. Otevřená firma, která si zakládá na osobním vztahu s klienty, může mít na webu e-maily všech důležitých zaměstnanců, což však vzhledem k počtu notorických fluktuantů v řadách zaměstnanců může mít své nevýhody. Na opačném pólu se pak nalézají firmy, které e-maily neuvádějí vůbec a na stránkách mají pouze kontaktní formulář. Jak proto dodává Janča, ideální je uvádět na stránkách e-mailové adresy jednotlivých oddělení a jeden obecný kontaktní e-mail. Čtěte také: Zákon přikazuje na webu uvádět identifikační údaje. Víme, které vám chybí

Co se týče konkrétní podoby e-mailů, platí zde stejná pravidla jako v případě domén, tedy co nejjednodušší a snadno zapamatovatelné. Myslete též na to, že kontaktní e-mail uvádíte též na vizitkách a reklamách, kde nelze použít počítačové Ctrl C a Ctrl V.

Na závěr ještě jeden tip pro podnikatele, kteří nemají žádné zaměstnance a vše obstarávají sami: klidně si zřiďte více e-mailových adres. Nezkušený uživatel na první pohled nemusí poznat, že jde o firmu s jedním člověkem. To platí zejména pro „eseróčka“. Proto takový obchod působí důvěryhodněji. Pro různé záležitosti se běžně používají různé e-mailové adresy. Samozřejmě, že zákazník časem pozná pravdu, protože mu bude odpovídat stále stejná osoba. Nicméně pokud je obchod kvalitní, vůbec to nevadí. Není to podvod na zákazníka, uzavírá Radim Hasalík.