Jak ukázaly první týdny, problémy vyvstaly u společenství vlastníků jednotek (SVJ). Úřady totiž rozesílají přístupové údaje do datových schránek všem členům výboru, a to i těm, kteří nemohou dle stanov samostatně za SVJ jednat.
Co se dozvíte v článku
Kdo měl datové schránky povinné do konce roku 2022
Až do konce loňského roku platilo, že ze zákona měly datovou schránku zřízeny tyto subjekty:
- právnická osoba zapsaná v obchodním rejstříku;
- právnická osoba zřízená zákonem;
- organizační složky podniku zahraniční právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku;
- advokát, daňový poradce;
- statutární auditor;
- insolvenční správce;
- znalec, soudní tlumočník a soudní překladatel;
- orgány veřejné moci.
Kdo má datovku nově
Od roku 2023 se však tento seznam rozšířil. Nově se datové schránky zřizují všem podnikajícím fyzickým osobám, které jsou zapsány v zákonem stanovené evidenci nebo rejstříku (například v živnostenském rejstříku nebo v jakémkoli z veřejných rejstříků evidovaných soudy). Týká se tedy těch, které mají IČO. Datové schránky tak například nebudou zřízeny OSVČ, které se živí autorskými honoráři.
Datové schránky podnikajících fyzických osob jsou zřizovány všem podnikajícím fyzickým osobám zapsaným v registru osob, tzn. disponujícím vlastním IČO. Podnikajícím fyzickým osobám, které nebudou v uvedené zákonem stanovené evidenci a nemají vlastní IČO, i když definici podnikající fyzické osoby splňují, bude datová schránka zřízena, pokud si o to podnikající fyzická osoba sama požádá,
potvrdila serveru Podnikatel.cz Hana Malá, mluvčí ministerstva vnitra.
Podnikající veřejnost si pak zřízení datové schránky může ověřit na webu Mojedatovaschranka.cz.
Datové schránky jsou také zřizovány každé právnické osobě, která ji ještě nemá. Tedy těm, které jsou zapsány ve spolkovém či nadačním rejstříku, rejstříku ústavů, společenství vlastníků jednotek nebo obecně prospěšných společností.
Přečtěte si také:
Všem živnostníkům se zřídí datové schránky, online přiznání se mohou ještě vyhnout
Už bylo založeno 140 tisíc nových datových schránek
Datové schránky se nicméně nezaložily ihned všem subjektům v lednu, ale úřady je budou zřizovat postupně až do konce března letošního roku. Podle dat, které serveru Podnikatel.cz poskytlo ministerstvo vnitra, bylo od 1. do 10. ledna 2023 zatím zřízeno 120 173 datových schránek právnických osob (zpřístupněno bylo doposud jen 11 848 z nich) a 20 956 datových schránek podnikajících fyzických osob (zpřístupněno 12 130).
U SVJ vyvstaly problémy
Jak již bylo uvedeno výše, datové schránky se zřizují povinně i SVJ. U těch se však objevilo několik problémů. Některá SVJ hlásí, že přístupové údaje přišly řadovým členům výboru a nikoli předsedovi. Podle ministerstva vnitra to ale není způsobené tím, že by údaje posílalo postupně. Přístupové údaje jsou jednotlivým členům statutárního orgánu generovány a odesílány v jeden okamžik za celou schránku. Rozdílné lhůty doručení listinných zásilek jsou pak zpravidla dány individuálními podmínkami v průběhu doručovacího procesu, včetně součinnosti adresáta a jeho dostupnosti na adrese pro převzetí,
vysvětlila Hana Malá, mluvčí ministerstva vnitra.
Chyba může být také na straně SVJ, pokud na rejstříkový soud nenahlásilo například změnu členů výboru. Problémy může způsobit i případná liknavost rejstříkového soudu, pokud se měnili členové výboru, soud o tom dostal informaci, do rejstříku však změnu zatím nenapsal.
Pokud vám bude zřízena datová schránka, už vám přišly přihlašovací údaje?
Řešením každopádně není, aby se člen výboru, kterému přístupové údaje došly, o ně podělil se svými kolegy. Předávání přístupových údajů jinému než jejich výlučnému a oficiálnímu držiteli není přípustné a je v rozporu s podmínkami zákona o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, kdy uživatel datové schránky je povinen zacházet s přístupovými údaji tak, aby nemohlo docházet k jejich zneužití. Zároveň však platí, že jakmile je datová schránka zřízena, může do ní její držitel (tedy i například předseda SVJ, kterému ještě nedošly přihlašovací údaje) přistupovat jinými prostředky (např. Identitou občana s využitím bankovní identity), aniž by byly přístupové údaje doručeny a vyzvednuty.
Přístup získali i členové výboru, kteří za SVJ nesmí jednat
Jak upozornil server Lupa.cz, u SVJ vyvstal v souvislosti s datovými schránkami ještě jeden problém. Pouze část členů výboru může za SVJ jednat. Velká část SVJ má totiž ve stanovách, že za ně může jednat jen předseda, případně, pokud je nepřítomen, tak místopředseda. Jde-li o písemný právní úkon, který činí výbor, musí být podepsán předsedou nebo v jeho zastoupení místopředsedou a dalším členem výboru,
bývá doplněno ve stanovách. Jenže ministerstvo vnitra rozesílá přístup všem členům výboru, tedy i těm, kteří nemají oprávnění za SVJ jednat.
Každý člen výboru tak může, aniž by to věděli ostatní, vystupovat prostřednictvím datové schránky za celé SVJ, přestože na to dle stanov nemá právo. Tedy může aktivovat datovou schránku, může do ní nahlížet, a tím způsobí doručení písemností, a může z datové schránky odesílat dokumenty, aniž by s tím musel souhlasit předseda výboru, nebo dokonce aniž by o tom mnohdy vůbec věděl,
vysvětluje Martin Drtina, redaktor serveru Lupa.cz.
Jak doplňuje Martin Drtina, nemusí se navíc jednat pouze o odeslání dokumentu. Může stačit pouze přihlášení do schránky, čímž se došlé zprávy doručí a mohou tak způsobit právní následky. Server Lupa.cz proto radí, aby se výbor SVJ domluvil, že datovku bude obhospodařovat pouze jeden člen výboru anebo aby SVJ změnilo stanovy a z kolektivního statutárního orgánu udělalo individuální.
Čtěte více na Lupa.cz: Jak na datovku: obálka se žlutým pruhem a háček u datových schránek SVJ
ČLÁNKY DO MAILU