Podnikatel již může se státní správou do jisté míry komunikovat elektronicky. Situace sice není ideální, ale základní úkony typu podání daňového přiznání právnických či fyzických osob může zájemce vyřešit na dálku elektronicky. Úřady pro tyto účely zřizují e - Podatelny. Obyčejný e-mail ale zdaleka nestačí. Pokud chce totiž podnikatel skutečně přejít na elektronickou komunikaci s úřady, musí se podepisovat zaručeným elektronickým podpisem.
(Zaručený) elektronický podpis
Elektronický podpis (e-podpis) jsou podle Zákona číslo 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu, údaje v elektronické podobě, které jsou připojené k datové zprávě nebo jsou s ní logicky spojené a slouží k jednoznačnému ověření identity podepsané osoby ve vztahu k této konkrétní datové zprávě.
Zaručený elektronický podpis je ovšem ten, který je jednoznačně spojený s podepisující se osobou a umožňuje její identifikaci ve vztahu k datové zprávě, byl vytvořen a ke zprávě připojen pomocí prostředků, které může kontrolovat výhradně podepisující se osoba, a je ke zprávě připojen tak, že je možné zjistit jakoukoliv dodatečnou změnu dat.
V případě komunikace s orgány státní správy může podnikatel využít pouze zaručený elektronický podpis. Tedy například tehdy, když chce podávat elektronickou cestou (e - Podání) daňové přiznání, respektive komunikovat s finančním úřadem, Českou správou sociálního zabezpečení či se zdravotními pojišťovnami nebo elektronicky komunikovat s obchodním rejstříkem. Elektronický podpis, označovaný jako komerční, je možné používat v běžné komunikaci s obchodními partnery. Podepisovat jím podnikatel může například e-mailovou poštu nebo různé elektronické soubory, ne však dokumenty zasílané jako e - Podání úřadům.
| Česká správa sociálního zabezpečení | Česká daňová správa | Všeobecná zdravotní pojišťovna |
|---|---|---|
| Evidenční listy důchodového pojištění | Daňové přiznání k dani z příjmů fyzických osob | Přehled o příjmech a výdajích OSVČ |
| Přihlášky a odhlášky zaměstnanců k důchodovému pojištění | Vyúčtování daně z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti a z funkčních požitků | Oznámení pojištěnce |
| Přehled o příjmech a výdajích OSVČ | Daňové přiznání k dani z příjmů právnických osob | Oznámení o změnách v evidenci zaměstnavatele |
| Daňové přiznání k dani z nemovitostí |
Kvalifikovaný certifikát
Pokud chce tedy podnikatel, ať už fyzická nebo právnická osoba, komunikovat s úřady elektronicky a podepisovat se zaručeným elektronickým podpisem, musí získat kvalifikovaný certifikát od akreditované certifikační společnosti. Ceritifikát jednoznačně identifikuje odesílatele. Akreditaci provádělo Ministerstvo informatiky, po jeho zrušení příslušná agenda přešla na Ministerstvo vnitra. Akreditované společnosti jsou v Česku zatím pouze tři: První certifikační autorita, Česká pošta a eIdentity.
Kvalifikovaný certifikát pak musí podle zákona obsahovat mimo jiné informace o poskytovateli certifikátu, jméno podepisující osoby, data pro ověřování podpisu, číslo certifikátu či počátek a konec jeho platnosti. V případě potřeby je možné nechat platný certifikát zneplatnit. Databáze platných i neplatných certifikátů mají pro ověření certifikační společnosti na svých internetových stránkách.
Za jak dlouho a za kolik
Ceny vydání kvalifikovaných certifikátů ministerstvo nijak nereguluje. Jedná se řádově o několik set korun. Certifikát platí vždy jeden rok, a poté je ho třeba periodicky obnovovat. Tedy opakovaně hradit příslušný poplatek.
O certifikát musí zájemce požádat elektronicky přes formuláře, které mají jednotlivé akreditované společnosti na svých internetových stránkách. Ideálně (v některých případech dokonce nutně) z PC, na kterém bude žadatel elektronický podpis využívat. Většinou je poté nutné absolvovat jednu návštěvu pobočky příslušné certifikační společnosti. Mezi dokumenty, které bude certifikační společnost vyžadovat a kontrolovat, patří například výpis z obchodního rejstříku u právnické osoby, živnostenský list u fyzické osoby nebo potvrzení o zaměstnání.
Ani lhůtu, ve které musí akreditovaná společnost certifikát vydat, stát nijak nereguluje. Podle Martina Škorpila z První certifikační autority může být získání certifikátu od odeslání žádosti prakticky otázkou desítek minut.
Jiří Hejl ze společnosti eIdentity upřesňuje, že záleží z velké míry na klientovi, za jak dlouho certifikát získá. Po odeslání žádosti musí totiž například potvrdit smlouvu, zaplatit zálohovou platbu za službu, přijít na jednu asi 15 minutovou schůzku a nainstalovat si certifikát, což může každému trvat různě dlouho. Cestu od podání žádosti po instalaci certifikátu je tedy podle Hejla možné urazit v průměru za tři dny. „Často ale vycházíme klientovi vstříc a certifikát stihneme vydat v jednom dni. Drtivá většína certifikátů je vydána přímo u klienta a na počkání za cca 1 hodinu,” upřesňuje Hejl pro business server Podnikatel.cz.
Elektronický podpis v podnikatelské praxi
„Elektronický podpis využívám neustále a jsem s ním nadmíru spokojená,” říká pro business server Podnikatel.cz Michaela Chrdlová, jednatelka účetní společnosti Finservis. Elektronickou cestou posílá daňová přiznání a vůbec komunikuje s finančním úřadem. Za výhodu užívání elektronického podpisu, a tedy také elektronického podání ve vztahu ke státní správě, považuje Chrdlová rychlost odeslání dokumentů, přehledné oznámení o doručení, možnost elektronického uložení podání a pozdějšího tisku. Pochvaluje si také úsporu poštovních nákladů a času. „Nevýhodou, ale někdy i výhodou, je nemožnost cokoli změnit. V dokumentu nelze škrtat, jak to někdy správci daně chtějí a jak by si někdy přáli klienti,” upřesňuje Chrdlová. Za nevýhodu také považuje omezené používání elektronického podpisu ve státní správě. „Dokumenty se někdy dostanou k daným zaměstnancům později než klasickou poštou,” upozorňuje.
Chrdlová si myslí, že pro podnikatele má zaručený elektronický podpis určitě smysl. Už jen proto, že není nutné archivovat velké množství dokladů v papírové podobě, firma šetří poštovné a je jednoznačně prokazatelné, co podnikatel na úřad poslal a v jaké formě.
ČLÁNKY DO MAILU