Zaškolení nebo zaučení by neměl podnikatel jako zaměstnavatel brát na lehkou váhu. Má to v určitých případech povinné ze zákona a navíc si zvýší kvalitu pracovního výkonu celého pracoviště. Zaškolení je dobré připravit a naplánovat předem. Čím je kratší, tím více je efektivnější. Záleží však na oboru, ve kterém podnikatel působí.
U některých profesí může být zaučení otázkou několika hodin či dokonce i pár minut, u výjimek může trvat i několik let. O zaškolení by měli popřemýšlet i drobní podnikatelé, kteří tak mohou už v začátku utužit pracovně-právní vztah ke svým podřízeným, jenž je ve většině případů osobní a individuální.
Zaškolení a zaučení je povinností pro obě strany
Když nastoupí nový zaměstnanec, je jeho povinností si zařídit veškeré administrativní úkony, které s nástupem souvisejí. To se týká i zaměstnavatele, který má navíc další zákonné povinnosti. Mezi ně patří uzavření pracovní (nebo jiné) smlouvy, vyřešení úkonů souvisejících se zdravotním a sociálním pojištěním, poučení o BOZP a požární ochraně, a např. poučení o bezpečném ovládání stroje (zejména ve výrobě). Ostatní školení či zaučení je jen v závislosti na firemním rozhodnutí, případně na konkrétní pozici,
uvedl pro business server Podnikatel.cz Jakub Hejsek, Branch Manager společnosti Grafton Recruitment. Zaškolení se však podnikatel nemůže podle zákona vyhnout v okamžiku, kdy přijímá zaměstnance, který vstupuje do pracovního procesu bez kvalifikace. To samé platí i u stávajících zaměstnanců, které zaměstnavatel přemístil na nové pracoviště nebo na nový druh práce, pokud je to ovšem nezbytné. Uvádí se to v zákoníku práce (Zákon č. 262/2006 Sb.), jehož novelizaci v prosinci loňského roku podepsal prezident Václav Klaus.
Za každé zaškolení nebo zaučení náleží zaměstnanci plat nebo mzda, protože je to ze zákona považováno za výkon práce. Zaměstnavatel tedy nemůže po svém podřízeném požadovat, aby mu v případě, že po zaškolení nesetrvá v pracovním poměru, uhradil veškeré náklady, které zaměstnavateli zaškolením vznikly. Nemůže si tím také smluvně či jinak podmiňovat, aby pracovní poměr po určitou dobu trval. Zaškolení je ale povinností i pro zaměstnance. Protože mu právě tuto dobu musí zaměstnavatel proplatit, je jeho účast povinná. Zaměstnavatel má navíc právo mu zaškolení nařídit i v době přesčasové (např. zaškolení v sobotu či v neděli), musí být pro to ale podle § 78 zákoníku práce stanoveny podmínky. Podle Jakuba Hejska to však není typické, protože i za tuto dobu náleží zaměstnanci mzda nebo plat, jehož výše se řídí právě dobou přesčasu.
Charakteristika zaškolení není přesně stanovena
Zaškolení či zaučování je považováno za prohlubování kvalifikace, na základě toho si i podnikatel může uplatňovat daňové odpočty. Jak by mělo zaškolení vypadat, už právní předpis nedefinuje. Mělo by to však být obdobím, kdy se zaměstnanec seznamuje se svou pozicí, pracovištěm a prostředím, provozními a bezpečnostními předpisy a se svými kolegy. Celý proces by měl končit uplynutím stanovené doby či odbornou zkouškou, kterou však nelze považovat za zvýšení kvalifikace. Je to pouze nástroj pro ověření, zda byl zaměstnanec se všemi úkony obeznámen.
Podnikatel.cz
přináší komplexní tutoriály o lidských zdrojích.
Podnikatel-zaměstnavatel by si měl zaškolení předem připravit a mělo by odrážet potřeby každého pracoviště. Mělo by se skládat z části teoretické i praktické a může mít několik podob: Od společné prezentace novým zaměstnancům (angl. výraz New Employee Orientation), zaškolení jednotlivce manažerem nebo pověřenými osobami, Workshadowing (tedy sledování práce „staršího“ zaměstnance, jinak označovaného také jako patrona, a postupné napodobování nebo přebírání činnosti), případně u manažerských pozic koučing. „Společným základem bývá sdělení podnikové kultury, vize, historie. Na to navazují informace o struktuře společnosti, pracovním místě, náplni práce atd.,“ říká Jakub Hejsek ze společnosti Grafton Recruitment. Jak doplňuje Jaroslava Ester Evangelů z Brněnské personalistiky, pokud se navíc na zaškolení podílí více lidí, nový pracovník získává pohled na věc z různých úhlů. Z naší praxe je výhodné a z dlouhodobého pohledu prospěšné, aby se na adaptačním procesu (tj. zaškolování) podíleli i budoucí podřízení,
uvádí Evangelů.
Větší společnosti (od 100 zaměstnanců výše) by podle Hejska měly mít navíc zpracovaný manuál zaškolovacího procesu pro nové zaměstnance. Vytvoření a dodržování takového manuálu zajistí konzistentní přístup ke všem novým lidem a zároveň pomáhá manažerům zaškolování co nejefektivněji zvládnout,
doplňuje Jakub Hejsek.
Jak připravit efektivní zaškolení a zaučení
Nejčastější chybou zaměstnavatele je, pokud zaučení pojme stylem ukázky prostředí, představením nového kolegy stávajícím zaměstnancům a usazením pracovníka k jeho pracovnímu stolu či nasazením do pracovního procesu bez řádného vysvětlení pracovních povinností. Někdy se v praxi setkáváme s tím, že pro nového zaměstnance se chystá jeho pracovní místo až v den jeho nástupu (stůl, počítač, pomůcky). To nesvědčí o dobrém plánování ve firmě, o úctě k novým lidem, naopak člověk má pocit chaosu,
říká Jaroslava Ester Evangelů. Z toho pak může být zaměstnanec frustrován a ke svému novému pracovnímu místu může hned v počátku zaujmout negativní postoj.
Tomu lze předejít důkladnou přípravou zaškolení, které zároveň může novému členu týmu usnadnit orientaci v neznámém prostředí. Struktura přípravy adaptace by se měla skládat z těchto částí:
- analýza pracoviště a práce
- příprava dokumentace pro zaškolení
- teoretická a praktická část
- přezkoušení
- dohled patrona
- samostatná práce
- zaměstnavatel by měl důkladně zanalyzovat pracoviště a druh práce, na kterou bude zaměstnanec přiřazen, popsat pracovní náplň a specifikovat nároky na pracovní výkon
- s tím souvisí i příprava dokumentace, která by měla být pro pracovníka vodítkem
- teoretickou část lze usnadnit e-learnigem či zaškolením odborného lektora, praktická část by měla být naopak ukázková či již nepřímým nasazením do pracovního procesu
- přezkoušení je část volitelná, slouží zaměstnavateli pouze jako zpětná vazba, zda nový pracovník teoretickou i praktickou část dostatečně pochopil
- dohled patrona je závěrečnou fází části praktické, těsně před samostatným výkonem práce a především ke zvýšení jistoty zaměstnance v jeho nové roli
- samostatná práce je výsledek úspěšného zaškolení či zaučení
Dokumentace neboli Adaptační plán
by měla být jasně strukturována. Díky systematickému postupu se tak zahrne do procesu celé spektrum oblastí, které pomáhají novému zaměstnanci v zaučení/zaškolení,
říká Jaroslava Ester Evangelů z Brněnské personalistiky.
Co obsahuje takový plán?
seznámení se s fyzickým prostředím (kanceláře, dílny, stravovací zařízení apod.), návaznost jednotlivých procesů, požadavky na dodržování firemní kultury, BOZP, seznámení se specifickými požadavky na daném místě (např. sekretářka s podatelnou, zvyklostmi zakládání písemností apod.), kontaktní informace na zaměstnance, který za seznámení a zvládnutí činností odpovídá a čas, do kterého je nutno danou činnost zvládnout, popř. zpětná kontrola adaptace.
Pokud ale probíhá nástup většího počtu nových zaměstnanců, je dobré mít strukturovaný přístup pro všechny. Snadněji jsou tak splněny zákonné požadavky a jsou předány všem stejné informace. Jak uvádí Jakub Hejsek ze společnosti Grafton Recruitment, neexistuje seznam, na co nezapomenout, ale vždy platí, že:
- zaučovat může jen zaměstnanec, jehož zkušenosti, pracovní postupy a zvyky, stojí za to předávat; tj. neefektivní je, pokud nového zaměstnance školí někdo, kdo porušuje firemní postupy, nedodržuje pracovní dobu
- čím lepší zaučení, tím větší je pravděpodobnost, že se nový zaměstnanec rychle ujme svých povinností a bude je vykonávat dobře
- pokud je to možné, zaškolení na konkrétní pozici by měl provádět zaměstnanec, který takovou pozici v minulosti dobře vykonával
- je žádoucí se vyhnout zbytečně dlouhým a teoretickým modulům školení; školení by mělo být co možná nejlépe zacílené na konkrétní pracovní pozici
ČLÁNKY DO MAILU