Podnikatelé se datové schránce vyhnou jen těžce. Jak ji zrušit a na co si dát pozor?

Jak je to se zřizováním datové schránky?

Až do konce roku 2022 platilo, že ze zákona mají zřízenu a musí používat datovou schránku subjekty jako: právnická osoba zapsaná v obchodním rejstříku, právnická osoba zřízená zákonem, organizační složky podniku zahraniční právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku, advokát, daňový poradce, statutární auditor, insolvenční správce, znalec, soudní tlumočník a soudní překladatel a orgány veřejné moci. Ostatní ji mohli mít zřízenou dobrovolně.

Nyní budou povinně zřízeny datové schránky všem podnikajícím fyzickým osobám a datové schránky budou zřízeny také každé právnické osobě, která ji ještě nemá. Tedy těm, které jsou zapsány ve spolkovém či nadačním rejstříku, rejstříku ústavů, společenství vlastníků jednotek nebo obecně prospěšných společností.

Kdo si není jistý, jestli mu bude datová schránka zřízena, může si to ověřit ve veřejném seznamu datových schránek. V něm se nachází fyzické osoby, podnikající fyzické osoby, právnické osoby a orgány veřejné moci, které mají zřízenou a zpřístupněnou datovou schránku. Na webové adrese www.mojedatovaschranka.cz/sds stačí zadat IČO s tím, že schránka se nalezne i v případě, že je zřízena, ale není zpřístupněná nebo teprve bude zřízena ze zákona.

Co když máte pozastavenou nebo zrušenou živnost?

Pozastavení živnosti nemá vliv na zřízení nebo znepřístupnění datové schránky. Tím pádem bude datová schránka zřízena i těm subjektům, které mají pozastavenou živnost. Jak je uvedeno na webu o datových schránkách, důvodem nezřízení či znepřístupnění datové schránky je pouze výmaz subjektu ze zákonem stanovené evidence, tedy ukončení podnikání. Tedy v případě zrušené živnosti (výmazu zákonem stanovené evidence a ukončení podnikání) schránka zřízena nebude.

Jak serveru Podnikatel.cz upřesnila Hana Malá z odboru tisku a public relations Ministerstva vnitra ČR, tak datové schránky podnikajících fyzických osob jsou ze zákona zřízeny na základě výhradního čerpání dat ze zákonem stanovené evidence, tzn. registru osob (stav datové schránky nelze proti zápisu v příslušné evidenci měnit). Případnou neaktuálnost zápisu v příslušné evidence je třeba řešit s editorem příslušné právní formy dané agendy (např. živnostenským úřadem), aby ji neprodleně napravil, dodala s tím, že údaje v datové schránce podnikající fyzické osoby se pak změní dle aktuálního zápisu automaticky. To znamená následným vyznačením výmazu (data ukončení podnikání) v zákonem stanovené evidenci se již datová schránka znepřístupní automaticky.

Jak se dá zrušit datová schránka?

Datovou schránku není možné zrušit, pouze znepřístupnit. To je možné v případě datových schránek fyzických osob provést na žádost například na kontaktním místě Czech POINT nebo po přihlášení do datové schránky prostřednictvím Identity občana přímo v nastavení schránky. Znepřístupnění na žádost však není možné u datových schránek zřizovaných ze zákona a znepřístupnění probíhá pouze ze zákonných důvodů. Mezi ně může patřit důvod výmazu subjektu ze zákonem stanovené evidence (ukončení podnikání), úmrtí nebo omezení na osobní svobodě. K vlastnímu zrušení datové schránky pak dochází až uplynutím tří let od znepřístupnění datové schránky z důvodu úmrtí či výmazu ze zákonem stanovené evidence.

Pozor na daňové přiznání a povinnosti spojené s datovou schránkou

Hana Malá popisuje, že z pohledu zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, který má správce ISDS ve své gesci, vyplývá pouze povinnost doručovat do datové schránky podnikající fyzické osoby pro orgány veřejné moci. Podnikající fyzická osoba tak musí mít na paměti, že do zřízené datové schránky jí bude ze strany úřadů doručováno a tudíž je vhodné se do ní pravidelně přihlašovat, podotýká. Dále vysvětluje, že povinnost činit podání ze zákona č. 300/2008 Sb. vůči úřadům nevyplývá a pokud taková povinnost existuje, je potom dána zvláštními právními předpisy v gesci jiných rezortů (např. činit podání vůči Finanční správě dle daňového řádu – různá hlášení, daňové přiznání, apod.).

Jak jsme psali, s vlastnictvím datové schránky se pojí určité povinnosti a podle § 72 odst. 6 daňového řádu platí, že má-li daňový subjekt nebo jeho zástupce zpřístupněnu datovou schránku, která mu byla zřízena ze zákona, nebo zákonem uloženou povinnost mít účetní závěrku ověřenou auditorem, musí formulářové podání učinit pouze elektronicky. Kromě daňového přiznání budou muset podnikatelé elektronicky podávat i přihlášku k registraci a oznámení o změně registračních údajů, včetně příloh, které jsou jejich součástí. Finanční správa upřesňuje, že zpřístupnění (ani zřízení) datové schránky nebrání tomu, aby daňové přiznání osoby, které byla datová schránka zpřístupněna, bylo podáno prostřednictvím jejího účetního nebo daňového poradce (zástupce).

Řada OSVČ se však může v případě přiznání za rok 2022 povinnému elektronickému přiznání vyhnout. Zřizování a zpřístupňování datových schránek bude probíhat postupně (od 1. 1. 2023 do 31. 3. 2023) a povinnost elektronické komunikace je spojena se zpřístupněnou datovou schránkou. Pokud tedy OSVČ nebude mít datovou schránku zpřístupněnou, může podat přiznání v papírové podobě.

Klára Křehlová z tiskového oddělení Generálního finančního ředitelství serveru Podnikatel.cz potvrdila, že pokud by byla datová schránka podnikající fyzické osoby zřízena daňovému subjektu ze zákona dne 12. 2. 2023 a k jejímu zpřístupnění by došlo 20. 2. 2023, přitom tento daňový subjekt by chtěl podat daňové přiznání sám, tak by měl povinnost podat daňové přiznání výhradně elektronicky počínaje (bez zohlednění povinnosti ověřené účetní závěrky) dnem 20. 2. 2023.

Přečtěte si také:

Jaké nové povinnosti mají podnikatelé z důvodu povinného zřízení datových schránek?

Jaké jsou sankce?

Podle daňového poradce Pavla Říhy, pokud podnikatel nezašle přiznání elektronicky ve formátu XML nebo jej nepodá přes MojeDaně, finanční úřad podnikatele vyzve k odstranění vady podání s tím, že tato výzva mu bude doručena do datové schránky. Podnikatel tak bude muset na výzvu reagovat a podat přiznání znovu, ale tentokráte elektronicky. Pokud by podnikatel na výzvu nezareagoval, tak dostane pokutu 1000 Kč. Výměr na pokutu mu bude opět doručen do datové schránky. A pokud jej bude ignorovat (např. tím, že nemá přihlašovací údaje), v krajním případě může finanční úřad zahájit exekuci, popisuje na našem sesterském webu Měšec.cz.

Při přerušené živnosti není datová schránka překážkou

Finanční správa uvádí, že zpřístupnění a ani zřízení datové schránky (a to ani datové schránky podnikající fyzické osoby zřízené osobě samostatně výdělečně činné – OSVČ) nebrání tomu, aby osobě, které byla datová schránka zpřístupněna, provedl zaměstnavatel roční zúčtování daně a eventuálně jiné s tím související úkony. Pokud by tato osoba chtěla podat daňové přiznání k dani z příjmů sama za sebe – zaměstnance, může tak učinit a není vyžadováno, aby k tomu využila svoji datovou schránku, zdůrazňuje.

Server Lupa.cz podotýká, že stát lidem s pozastavenou živností sice zřídí datovou schránku podnikající fyzické osoby, ale jelikož s pozastavenou živností nemohou podnikat, povinnost činit všechna formulářová podání vůči správci daně již jen elektronicky by se na ně reálně vztahovat neměla. Finanční správa ČR potvrdila, že v praxi skutečně mohou nastat případy, kdy se osoba se zpřístupněnou datovou schránkou zřízenou ze zákona reálně s povinností podávat formulářová podání výhradně elektronicky nesetká. Tomu může být např. právě v případě podnikatelů s přerušenou činností. Tedy v situaci, kdy osoba se zpřístupněnou datovou schránkou typu datová schránka podnikající fyzické osoby zřízenou/zřizovanou ze zákona, nemající zpřístupněnu jinou datovou schránku, podává jen taková formulářová podání, která se netýkají její podnikatelské činnosti (protože ji reálně nevykonává), dodává.