„Benchmarking? To bude něco, co se nás vůbec netýká. My jsme malá firma, žádná mezinárodní korporace.“ Takto ke své škodě reaguje řada malých podnikatelů.
Teorie říká, že benchmarking je proces srovnávání a měření organizace s vůdčími firmami kdekoliv na světě, s cílem získat informace, které jí pomohou přijmout a realizovat aktivity vedoucí ke zlepšení své vlastní výkonnosti v dané oblasti. A to by mělo být cílem každého podnikatele bez ohledu na velikost jeho podniku. Nebojte se proto anglického výrazu, který v první chvíli zavání vysokým byznysem. Ostatně je to přesně to, po čem se malé firmy v Česku podle letošního zjištění Asociace malých a středních podniků a živnostníků ČR pídí. Majitelé rodinných firem by uvítali výměnu informací a zkušeností s jinými rodinnými formami. V průzkumu jich 56 % prohlásilo, že jim výměna informací a zkušeností v kruhu rodinných firem chybí velmi a 28 % částečně. Obejde se bez nich jen 15 % dotázaných,
komentoval zjištění předseda asociace Karel Havlíček.
Mohlo by vás zajímat: Jak jsem za 2 roky v Asii ztrojnásobil mé podnikání
Začněte sami u sebe
Benchmarking může mít jakožto jeden z nástrojů strategického managementu odlišné podoby. Záleží na tom, co chce vedení firmy zjistit. Z toho pak vychází zadání a přesné nastavení oblastí, které budou srovnávány, a nastavení benchmarků, tedy meřítek. Výsledkem ale vždy bude srovnání a díky zjištění nedostatků možnost pracovat na zvýšení výkonnosti. Interní benchmarking například srovnává činnosti, postupy a výkon v rámci různých organizačních jednotek firmy, konkurenční je zaměřený na specifické produkty, procesy a metody používané přímými konkurenty, funkční odvětvový zase srovnává podobné funkce v rámci daného oboru nebo organizační výkonnost s výkonností vůdčí firmy v odvětví a generický pak pracovní praktiky nebo procesy, které jsou nezávislé na oboru činnosti.
Zejména pro malé firmy je vhodné začít s interním benchmarkingem. Dá se aplikovat na dva a více úseků, kanceláří, linek nebo i směn. Je totiž velmi pravděpodobné, že mezi nimi budou rozdíly. Srovnávat můžeme vykonané úkoly a dosahování výsledků, ergonomii práce, chování personálu k zákazníkům i atmosféru na pracovišti. V obecné rovině lze zjistit rozdíly prakticky ve všem. Především malé a střední firmy se potýkají s velkým množstvím nedostatků v managementu. Z toho následně pramení nedostatky v oblasti zdrojů, strojního vybavení a pochopitelně ve firemní kultuře. To vše se projevuje v nedostatečné motivaci a znalostní úrovni pracovníků. Je to začarovaný kruh, který není lehké rozetnout,
uvádí nezávislý poradce z Jak-zlepšit-firmu.com Karel Viták.
Podle něj obecně platí, že v podnicích vládne operativní řízení a není čas na strategii. Pokud se mají v nějaké firmě začít vážně zabývat benchmarkingem, pak potřebují v první řadě vyřešit nedostatky v řízení a tedy získat čas na strategii. Jinak hrozí, že díky aktivitě jednoho nebo dvou lidí sice začnou dělat potřebné kroky, ale nedokážou to dotáhnout do zdárného konce. Nejde totiž jen o to udělat benchmarking mechanicky a mít odškrtnuté políčko v nějakém formuláři. Důležité je s výsledky srovnání pracovat a začít zlepšovat potřebné činnosti. Ze srovnání nakonec většinou vylézá potřeba zásadnějších změn, než se na první pohled zdá. Až poté, co má podnikatel správně nastavené procesy uvnitř svého podniku, by se měl začít zajímat o srovnání s konkurencí.
Dále čtěte: Byznys plán není román, zahoďte stohy papírů, bude vám stačit jedna stránka
Benchmarking je i pro malé firmy
Vlastní výkonnost je jen relativní ukazatel. To, jak dobře věci děláte, můžete posoudit až na základě srovnání s jinými. Například výsledek 10% čisté marže je pro vás dobrý pouze, pokud víte, jaké jsou výše marží ve vašem oboru. Pokud jsou v průměru vyšší, není to dobrá zpráva ani přesto, že se vám daří dobře. Benchmarking dokáže odpovědět například na otázky, jestli je firma dostatečně výkonná ve srovnání s ostatními, jak vysoké jsou její provozní náklady a podobně.
Podstatou procesního benchmarkingu je identifikace takzvaných správných praxí, poučení se z nich a přizpůsobení jejich prvků podmínkám vlastní organizace. Jde tedy o to, jak správnou praxi kreativním způsobem uplatnit a zlepšit stávající procesy organizace, nikoli ji pouze přijmout v podobě, v jaké je uplatňována jinou organizací,
upozorňuje Klára Fousková, manažerka rozvoje Centra excelence v České společnosti pro jakost. Výhodou procesního benchmarkingu je to, že umožňuje zjistit, jak se zlepšit a jaká míra zlepšení je vůbec možná. Nebezpečí ale hrozí v případě, že firma přesně neví, co chce srovnávat, a vybere si pro benchmarking nevhodného partnera.
Mezi malými firmami je známý BenchmarkIndex. Je založen na metodice indikátorového benchmarkingu neboli porovnání číselných údajů výkonnosti a nabízí možnost mezinárodního srovnání výkonnosti malých a středních podniků do 250 zaměstnanců. Jeho základ tvoří analytický dotazník podnikových dat ve dvou mutacích (výroba a služby), který obsahuje více než 70 ukazatelů z různých oblastí podnikání. Výsledná analytická zpráva, kterou systém generuje na základě vybraných kritérií, obsahuje hodnocení organizace ve srovnání s nejlepšími v Evropě i ve světě.
Než se ale do tohoto srovnávání za nemalé peníze pustíte, uvědomte si, že čím obecnější informace dostanete, tím hůř se vám s nimi bude pracovat. V malých a středních firmách potřebují řešit zcela konkrétní nedostatky, správným způsobem a hned. Na cestu formou pokus – omyl nemají čas a často ani peníze. Navíc to většinou neřeší proto, že nevědí jak, případně se nemohou majitelé dohodnout. Spíš bych jim radil investovat do služeb poradce, který jim ušetří spoustu peněz a času správným nasměrováním zlepšovatelských aktivit,
komentuje Karel Viták z Jak zlepšit firmu.
K tématu se hodí: Pozvěte si do firmy risk manažera. Odhalí vaše slabiny a navrhne opatření
Při detailním benchmarkingu se srovnávají dvě firmy. Je možné provést i srovnání více firem, ale to už je velmi náročné na čas i náklady. Konkurenční benchmarking je zaměřený na specifické produkty, procesy nebo metody používané přímými a ideálně také nejlepšími konkurenty. Příkladem může být benchmarking srovnávající metody distribuce produktu. Konkurenční procesní studie bývají prováděny nezávislou stranou, aby byly lépe ošetřeny konkurenční informace a výkonnost hodnocena na základě odsouhlasených měřítek. Zprávu s informacemi schvalují všechny přispívající strany.
Výhodou je, že oblasti pro zlepšení mohou být stanoveny vzhledem ke konkurenci. Nevýhodou pak bývá zejména to, že příležitosti pro zlepšení jsou omezeny na obvyklé či známé konkurenční praktiky a rozsah srovnání je omezený množstvím odpovídajících konkurentů. Takový benchmarking sice může, ale také nemusí, ukázat, kde se firma potřebuje zlepšit. Všem vždy říkám, že je potřeba srovnání posuzovat s ohledem na ideál. Jak se říká, jednooký mezi slepými králem. Pokud na tom jsem hodně špatně, tak srovnání s jednookým může být výrazným posunem vpřed. Pokud jsem také jednooký, pak mi srovnání nemusí přinést nic,
dodává Karel Viták.
Pamatujte, že důležitým atributem konkurenceschopnosti je právě i možnost porovnání se. Nemá ale cenu srovnávat parametry, které stejně nechcete nebo nemůžete změnit. Navíc hrozí, že pokud vedení firmy potřebné změny nedotáhne do konce, vede to k demotivaci zaměstnanců. Základem pro provedení benchmarkingu je tedy i to, zda jsou šéfové firem dostatečně připraveni akceptovat změny, které z tohoto testování vzejdou.
ČLÁNKY DO MAILU