Práce na dálku, úskalí a nové povinnosti od října 2023

Dohoda o práci na dálku však musí obsahovat ujednání o náhradě nákladů při výkonu práce na dálku. Náhrady nákladů spojených s výkonem práce z jiného místa dohodnutého se zaměstnavatelem, než je pracoviště zaměstnavatele podle § 317 zákoníku práce (tj. při práci na dálku), tvoří

• a) náhrady nákladů, které zaměstnanci vznikly v souvislosti s výkonem práce na dálku, jež zaměstnanec zaměstnavateli prokázal, nebo
• b) paušální částka náhrady nákladů vymezených (podrobněji vymezeno ve třetím odstavci § 317 zákoníku práce).

Zaměstnavatel se zaměstnancem si mohou předem písemně sjednat, že náhrady nákladů v souvislosti s výkonem práce na dálku nebo jejich část zaměstnanci nepřísluší.

Náhrada skutečných nákladů

Zřejmě nejkomplikovanější variantou bude prokazování skutečně vynaložených nákladů spojených s prací na dálku. Zaměstnavatel by měl předem dohodnout, případně stanovit i interní směrnicí postup. Tedy co, komu a v jakých frekvencích se bude dokládat. Jde o skutečně vynaložené náklady ve výši prokázané daným zaměstnancem (spotřeba vody, plynu, energie zvýšená oproti původní spotřebě před započetím práce na dálku). Což samozřejmě není jednoduché s ohledem na prokázání nákladů využití soukromého a pracovního prostoru domácnosti. Způsobu prokazování se věnoval Koordinační výbor komory daňových poradců již v roce 2019.

Na straně zaměstnance nejsou tyto prokázané náhrady nákladů předmětem daně z příjmů ze závislé činnosti, a tudíž nepodléhají ani odvodům sociálního a zdravotního pojištění. Na straně zaměstnavatele jde o daňově uznatelný náklad.

Paušální náhrady nákladů

Od října 2023 je však situace jednodušší. Je možné poskytovat paušální náhradu. Ta náleží zaměstnanci za každou započatou hodinu práce na dálku. Její výše je stanovena vyhláškou MPSV v pravidelném termínu od 1. ledna kalendářního roku nebo mimořádně, dojde-li ke zvýšení nebo snížení naposled stanovené částky nejméně o 20 % (statistický údaj). Pro rok 2023 stanovena vyhláškou č. 299/2023 Sb. Jde o částku 4,60 Kč. 

Paušální náhrada do stanoveného limitu se nepovažuje za mzdu ani plat. Není na straně zaměstnance předmětem daně ze závislé činnosti dle novelizovaného § 6 odst. 7 zákona o daních z příjmů. V době překážek v práci však tato náhrada zaměstnanci nepřísluší. Pro účely paušální náhrady je nezbytné vést evidenci doby (včetně každé započaté hodiny), kdy zaměstnanec vykonává práci na dálku. Na základě toho se paušální náhrada vypočítá.

Zaměstnancům z podnikatelské sféry lze poskytnout paušální náhradu vyšší, tato náhrada (nadlimit) již bude předmětem daně, včetně odvodů pojistného. Na straně zaměstnavatele půjde o daňově uznatelný náklad v plné výši. U zaměstnanců státní sféry poskytování nadlimitní částky nepřipadá v úvahu, vylučuje to pátý odstavec uvedeného ustanovení. Paušální náhrada zahrnuje veškeré náklady, které zaměstnanci při práci na dálku vznikly. Náhrada je splatná nejpozději v kalendářním měsíci následujícím po měsíci, ve kterém na ni vzniklo právo.

Úplné vyloučení nároku, případně poskytování nižší náhrady

Poslední možností je vzájemně se písemně dohodnout na tom, že náhrady nákladů v souvislosti s výkonem práce na dálku (příp. jejich část) zaměstnanci nepřísluší. Je tedy možné po dohodě vyloučit všechny nebo jen některou složku nákladů z náhrad. Kupříkladu může existovat dohoda, že zaměstnanci přísluší pouze náhrada prokázaných nákladů za elektřinu a teplo, nikoli náhrada za spotřebovanou vodu atd. Případně omezení maximální možnou částkou z prokázané spotřeby zaměstnancem.

Je možné po dohodě se zaměstnancem poskytovat paušální náhradu nižší, než stanovuje vyhláška pro daný kalendářní rok, např. jen 3 Kč? Ministerstvo práce a sociálních věcí takový postup popírá. Vzhledem k tomu, že je paušální částka stanovena na základě agregátu průměrných údajů o cenách, nelze ji poskytovat v nižší výši (tj. ani toto sjednat). Pro konkrétní případ nelze určit, která část nákladů by byla takovou sníženou částkou pokryta a jaký zbytkový okruh nákladů by podléhal kompenzaci jinými způsoby,uvedl pro server Podnikatel.cz Jakub Augusta a doplnil, že možnost vyloučit poskytování části náhrady nákladů se z povahy věci vztahuje pouze na případy, kdy se nahrazují prokazované výdaje a zaměstnanec se zaměstnavatelem chtějí předem jejich okruh nějakým způsobem zúžit. 

Z pohledu daně z příjmů ze závislé činnosti by případné snížení naopak problematické nebylo. Pokud zaměstnavatel se zaměstnancem sjedná paušální náhradu nižší než 4,60 Kč za každou započatou hodinu výkonu práce, např. 3 Kč, stále se bude jednat o paušální částku na náhradu nákladů spojených s výkonem práce z jiného místa, než je pracoviště zaměstnavatele, do stanoveného limitu. Částka 3 Kč se tedy nebude považovat za příjem a nebude předmětem daně, uvedl Lukáš Heřtus za Generální finanční ředitelství ČR.

Náhrady nákladů u dohod konaných mimo pracovní poměr

V případě pracovního poměru má zaměstnanec na náhradu nákladů spojených s výkonem práce na dálku zákonný nárok. Lze se ale dohodnout jinak (po dohodě vyloučení nároku). Zaměstnanci, který pro zaměstnavatele koná práci na základě dohody o provedení práce nebo dohody o pracovní činnosti, je možné poskytovat náhrady nákladů při výkonu práce na dálku, jestliže s ním zaměstnavatel toto právo sjednal. Nepřísluší tudíž ze zákona, ale naopak jen po dohodě.